Cómo controlar la gestión del correo electrónico y ahorrar 2 horas de trabajo al día aunque ahora seas el caos personificado

Por Laura Ruiz
Como organizar el correo electrónico

El correo electrónico es satán 😈

Lo dejo claro desde el principio para que no queden dudas.

Tengo comprobado que no hay mayor desperdicio de tiempo, oportunidades y credibilidad que a través de tu email.

Seguramente, como el 99% del resto de los mortales, pierdes unas 2 horas diarias por culpa de tu correo. Tiempo que podrías reducir drásticamente si cortases con algunos vicios que arrastras y aprendieses a organizar tu correo electrónico para que no te dejes abducir por él.

¿Qué te voy a enseñar en este post?

  • Qué estás haciendo mal: y esto lo hago por 2 motivos. Uno, para que por fin te des cuenta de que la gestión del correo electrónico está suponiendo un lastre para tu negocio. Y dos, porque necesitas ver que ciertas actitudes (aunque para ti sean muy placenteras), solo conllevan perder tiempo.
  • Cómo empezar a poner orden en esa locura: te voy a explicar, paso a paso, las 2 acciones que tienes que realizar para que tu email ya no te robe tanto tiempo. Solo con esto, ya te ahorras un buen puñado de minutos diarios.

Venga, ¡vamos! 😉

Índice de contenidos

¿De verdad es TAN importante la gestión del correo electrónico para tu negocio?

Cuando hablamos de “caos” en un negocio no hablamos solo de desorganización. Hay “desordenes” que nos provocan dolor de cabeza 🤯 pero no tienen porqué ser los que más dañen a tu proyecto.

El caos que realmente puede dejar a tu negocio KO es el que te lleva a perder el control sobre tus finanzas, a planificarte mal por no saber priorizar o fijar objetivos, a no saber escoger el proyecto sobre el que enfocarte, a cambiar de idea constantemente, empezar varias cosas y dejarlas a medias, a no organizar bien todas tus ideas y recursos o a llevar una mala comunicación con tu equipo, audiencia y clientes.

Si estás hiperventilado porque te identificas con alguna de estas situaciones, don’t worry. Pasa en las mejores familias 😅

Créeme… incluso en negocios que “aparentemente” crecen. Ni te imaginas el caos que pueden llegar a esconder.

Y me dirás.. ¿y en toda esta maraña de CAOS, con mayúsculas, de verdad es TAN importante para mi negocio la gestión del correo electrónico?

Absolutamente SÍ.

¿Por qué? Muy sencillo:

Las cifras afirman que dedicamos algo más de 2 horas de nuestra jornada laboral a leer, contestar y gestionar nuestros mails.

O sea, en torno a 13 horas a la semana.

Tirando a la baja… unas 40 horas al mes.

¡40 horas al mes! 🙈

Párate y piensa a qué podrías dedicar todo ese tiempo de oro si no estuvieras mirando continuamente tu correo electrónico.

Por eso, atender esta inversión de tiempo en tu día a día es esencial. Porque gestionarla bien supone liberar tiempo material y reinvertirlo en eso que sabes que sí te reportará nuevos ingresos o, simplemente, más tiempo para ti.

Y de esa gestión dependerá también la imagen que das de puertas afuera y la impresión que se lleven de ti tus potenciales clientes.

Ahora que sabes por qué organizar y gestionar bien tu correo electrónico no es cosa de unos pocos freaks, vamos a ver cómo hacerlo y por dónde se te puede estar escapando el tiempo a ti.

oye!

Antes de seguir, descarga el checklist "15 Cosas que están mal en tus emails" y te cuento:

  • Un detalle para que tus correos sean más claros y con más posibilidades de recibir respuestas.
  • La mezcla que te está restando profesionalidad a ojos de un cliente potencial.
  • Un error de principiante al enviar emails que te puede meter en un lío serio 🙈

5 Errores habituales en la gestión del correo electrónico que incrementan tus problemas de productividad.

Por favor, no me odies si te sientes culpable con la lista que viene a continuación. Mi intención es buena, lo prometo. Porque lo bueno de detectar problemas… ¡es que detrás viene la solución! ¡Venga, te ayudo!

1. TU PROGRAMA DE CORREO ELECTRÓNICO ESTÁ PERMANENTEMENTE ABIERTO.

Y no te voy a creer si me dices que no es cierto, porque lo es en el 99,99% de los casos.

Empiezas a trabajar, abres el correo nada más arrancar y se queda abierto el resto del día.

A veces, hasta le das a recargar cada dos por tres, no vaya a ser que llegue algo interesante y tú sin verlo… O poco interesante, al final eso es lo de menos ;)

¿Sabes que esto es como si tuvieras el teléfono pegado a la oreja todo el rato por si acaso alguien te llama?

Absurdo, ¿verdad?

el email
el teléfono, el ordenador y mil artilugios y dispositivos más, son simples herramientas. La pieza clave y central eres tú, no lo olvides, no dejes que dicten tu rutina diaria.

2. USAS EL EMAIL COMO UN CHAT.

Escribes correos que esperas que te respondan ya.

Cuestión que además hace que paralices el trabajo porque no continuas hasta que no tienes esa respuesta que debe llegarte por email. Pero el problema gordo viene cuando lo recibes. Porque ahí entras en una espiral de correos, respuestas y nuevas preguntas que parece interminable.

Y esto además te obliga también a seguir cometiendo el error del punto 1. Como estás siempre a la espera, tienes el email abierto todo el rato y estás revisándolo constantemente.

Te estás inundando tú solo de emails tontos. ¡Y a tus destinatarios también!

Esto es un muy mal uso del correo.

apunta!
Las conversaciones que necesitan ser fluidas para no atascar un proyecto no pueden llevarse por email. Esto te destroza el día, te paraliza el trabajo y te satura la bandeja de entrada.

3. LAS REGLAS Y FILTROS EN LOS MENSAJES NO EXISTEN PARA TI.

Y no es que vayas de rebelde por la vida, es que estás desaprovechando el potencial de una herramienta y además te estás cargando con trabajo innecesario.

Si tu inbox es una mezcla de:

  • Mensajes de trabajo.
  • Newsletters insulsas.
  • Correos de amigos.
  • Publicidad.
  • Emails que has abierto varias veces y no sabes qué hacer con ellos.
  • ...

Claramente tienes un problema 🙊

4. NO ACIERTAS CON LA REDACCIÓN DE UN CORREO ELECTRÓNICO.

O es muy largo o es muy poco concreto.

El caso es que en demasiadas ocasiones tienes que volver a escribir al destinatario para pedir información extra, aclarar algo o entrar en el pimpón de preguntas y respuestas del punto 2.

Cuando hablamos del correo electrónico que conforma la base de tu negocio, tu día a día, no se trata de ser ocurrentes, misteriosos o chispeantes. Esto no es email marketing. ¡Tiene que ser efectivo!

Por eso siempre recomiendo crear un buen sistema de plantillas de email. Aquí están las que más usamos en Caos Cero y que van a facilitarte muchísimo el trabajo. Solo tienes que personalizarlas para que el correo tenga tu tono y tú te ahorras tiempo y errores.

5. WORKFLOW ESTRATÉGICO... ¿EH?

Y dejamos para el final lo más gordo, el peor error en la gestión del correo electrónico:

Dejar que la herramienta tenga vida propia y crezca sin sentido.

Porque, cuántas veces te has dicho...

  • "Esto creo que ya lo escribí antes".
  • "¿Qué hago con este email?".
  • "¿Dónde está el correo aquel en el que me compartían una información que ahora me interesa...?".

No organizar bien tu correo electrónico, no establecer una estructura de carpetas inteligente y un workflow estratégico te lleva a perder información importante, perder tiempo buscando mensajes o remitentes, perder oportunidades 🙈

Y lo peor, perder dinero por culpa de una mala gestión.

¿Sientes la presión? 😅

¡Calma! El correo electrónico es una herramienta maravillosa… si sabes cómo usarla. Por eso, ahora te voy a enseñar 2 operaciones básicas de gestión de correo electrónico. Solo con ellas, te aseguro que vas a notar una cambio radical. Vamos, que le daremos un buen recorte a esa cantidad de horas que pasas con el email.

ey!

Descarga el checklist "15 Cosas que están mal en tus emails" y detecta de un vistazo en qué estás malgastando buena parte de tu tiempo cuando gestionas tu email y qué detalles pueden estar perjudicando a la profesionalidad de tu marca.

Cómo centralizar la gestión de tu correo electrónico en una única bandeja de entrada.

Más de 900 millones de personas usan Gmail y seguramente tú formas parte de esta estadística. Sin embargo, como casi todos, también tendrás alguna cuenta de este tipo:

  • Quizás una cuenta de correo personal en Hotmail.
  • Otra en Gmail que abriste para usar las herramientas de Google.
  • Una de Yahoo de hace mil años.
  • Otra más que usas solo para trabajo.
  • Y, por supuesto, la cuenta de email oficial de tu negocio con el nombre de tu dominio, ¿o quizás son dos?...

Son muchas cuentas, muchas herramientas y, sobre todo, mucho tiempo perdido entrando en Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook y el servidor de correo de tu propio hosting.

Ante esta situación tienes 2 opciones para gestionar tu correo:

A
Opción

entras en cada uno de los servicios para rescatar tus emails todos los días o de vez en cuando.

B
Opción

Centralizas todo tu correo en Gmail y lo gestionas de forma eficiente para perder menos tiempo.

La decisión entre elegir A y B debería ser muy sencilla, ¿no?

1. ¿POR QUÉ ELIJO GMAIL PARA GESTIONAR EL CORREO?

Aquí me voy a centrar en Gmail porque es una de las herramientas que utilizo a diario, es la que suelo recomendar y además me gusta por...

  • Es gratuito: y en el 99% de los casos Gmail será suficientemente potente para ti.
  • Es de Google: para mí supone una ventaja tener todas las herramientas de Google integradas bajo una misma cuenta de correo.
  • Tus emails quedan archivados en la nube: de esta forma puedes acceder a tu correo desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y, si tu ordenador explota, tus emails estarán a salvo.
  • Puedes recibir emails de otras cuentas en la bandeja de entrada de Gmail: y no solo eso, también puedes responder a esos correos desde Gmail utilizando como remitente el email al que te han escrito.
  • Puedes tener una firma diferente para cada cuenta de email: personalización al máximo.
  • Hilo de conversación: una cadena de correos con una misma persona queda archivada como si fuese una conversación, lo que hace súper sencillo seguir la charla a través de los distintos emails intercambiados.
  • Búsqueda eficaz: con unos trucos básicos de búsqueda no pierdes nada de tiempo para encontrar un dato importante de algún email antiguo.
  • Gmail pone a tu disposición un montón de espacio: no tienes que andar borrando correos para hacer sitio.
  • Tiene muchísimas utilidades que te facilitan la gestión del correo electrónico: etiquetas, estrellas, reglas de mensajes, extensiones, plantillas, etc. Y por cierto, recuerda que todas las plantillas de email que tengas las puedes incorporar a Gmail para que dentro del propio correo solo tengas que seleccionar la que quieres usar y editarla. Más fácil imposible ;)

¿Te he convencido ya para usar Gmail? 😄

Entonces ya es hora de que empieces a ganar tiempo.

Para ser más exacta, solo con este punto vas a ahorrar unos 12 minutos diarios. Que sí, que sí, 12 minutos suena a poco, pero seguro que ahorrarte unas 6 horas al mes suena mucho mejor (y 6 horas, te recuerdo que casi es una jornada entera de trabajo).

Así que vamos a ponernos ya manos a la obra.

2. CÓMO GESTIONAR VARIAS CUENTAS DE CORREO EN GMAIL.

Si ya tienes una cuenta de Gmail puedes empezar directamente en el panel de control. En caso contrario crea una cuenta gratuita de Gmail desde aquí.

En la zona superior derecha verás una rueda dentada, haz clic ahí y luego en "Configuración".

Consejos para configurar varios emails en Gmail

Haz clic en "Cuentas e Importación" y luego en "Añadir una cuenta de correo POP3 tuya".

Cómo gestionar múltiples correos de email

A continuación se abre una nueva ventana en la que te pide que añadas la dirección de email de la que quieres recibir los mensajes. Escribe la dirección completa y haz clic en "Siguiente paso". Ahora pon tu nombre de usuario y contraseña de la cuenta que quieres configurar. Haz clic en las dos casillas marcadas en rojo que ves en la imagen y termina haciendo clic en "Añadir cuenta".

Cómo gestionar tu email como una pro

Ya casi lo tienes, solo queda un paso más para terminar de gestionar todo tu correo desde Gmail.

3. RESPONDER EMAILS DE OTRAS CUENTAS USANDO TU CORREO DE GMAIL.

Para terminar de gestionar todo tu correo desde Gmail, te aconsejo que configures también el envío de emails desde Gmail usando como remitente la cuenta que has configurado.

De este modo, un email enviado a (por ejemplo) xxxxxx@hotmail.com lo recibirás en el panel de control de Gmail, y desde allí mismo, podrás responderlo usando tu cuenta de Hotmail como remitente del mensaje.

Cómo ahorrar tiempo procesando varias cuentas de email

Es muy sencillo también.

  1. En la misma pantalla «Configuración» >> «Cuentas e Importación«, haz clic en «Añadir otra dirección de correo tuya» (al lado de «enviar mensaje como»).
  2. Escribe tu nombre y la dirección de email que estás configurando.
  3. Añade tu nombre de usuario y contraseña.
  4. Haz clic en «Añadir cuenta«.
  5. Gmail te enviará un mensaje de confirmación a la dirección de correo que estás configurando. Ve a la plataforma de email correspondiente (Hotmail, Yahoo…) y haz clic en el link que Gmail te ha enviado.

Si quieres configurar más de una cuenta para hacer la gestión de todo tu correo electrónico desde Gmail, tendrás que repetir todos los pasos de nuevo.

A partir de ahora, recibirás los emails de cualquiera de tus direcciones de correo en tu gestor de Gmail y podrás responderlos desde ahí sin tener que perder tiempo entrando en varias herramientas diferentes.

Cómo eliminar la pestaña de Promociones de tu bandeja de correo de Gmail.

Esta es la petición estrella de la mayoría de alumnos al empezar el Reto Email Detox y, además, el principal obstáculo para que tus correos no lleguen adecuadamente a tus suscriptores y clientes.

¿Sabes de qué te estoy hablando?

¿O acaso no has notado que los emails que envías a tu lista siempre llegan a la pestaña de «Promociones» de Gmail y tienes pocas aperturas?

Y, a nivel personal, ¿no te fastidia perderte newsletters que te gustan u ofertas que ves tarde porque te llegan a esa dichosa pestaña?

Pues bien, ¡puedes librarte de esta maldita pestaña de Gmail cuando quieras!

Veamos cómo hacerlo paso a paso para que, por fin, puedas ordenar tu bandeja de correo como quieras. Y además, te daré un truco para que consigas aumentar la tasa apertura de tu lista de correo.

¡Vamos a por ello!

1. TRUCO: CÓMO CONSEGUIR QUE TUS SUSCRIPTORES RECIBAN SIEMPRE TUS CORREOS.

Antes de hablar sobre cómo quitar las pestañas de Gmail y en concreto la de "Promociones", voy a darte ese pequeño truco para que tus correos nunca vayan a la carpeta de spam de tus clientes y suscriptores.

Para conseguirlo solo tienes que pedirles que añadan tu correo a su lista de contactos.

Vamos a ver cómo puedes hacerlo en Gmail y en Hotmail...

A. Añadir email a la lista de contactos en Gmail.

  1. Abre un correo de la persona que quieras añadir a tu lista de contactos. Por ejemplo, ¡puedes abrir uno mío! ;)
  2. Pulsa sobre la flecha que hay al lado de Gmail y haz clic en "Contactos".
  3. Ahí te saldrá la página de "Contactos".
  4. Pulsa en el signo de + de la esquina inferior derecha.
  5. Introduce los datos.

Aquí en la imagen ves exactamente dónde tienes que pulsar.

gestion de correo electronico

Una vez hayas hecho esto siempre recibirás mis correos, en este caso, en la bandeja principal de Gmail. No solo evitarás que tus mensajes se vayan a la carpeta de spam, sino que también escaparás de las pestañas de "Notificaciones" y "Promociones".

B. Añadir email a la lista de contactos en Hotmail

  1. Abre un correo de la persona que quieras añadir, de forma similar a la explicada para Gmail.
  2. Pulsa sobre el nombre del remitente del correo, en mi caso "Laura Ruiz".
  3. Te saldrá una columna a la derecha con los datos del remitente.
  4. Haz clic sobre los 3 puntitos y verás que te aparece "Agregar contacto".
  5. Te aparecerá otra ventana, revisa los datos y pulsa en "Guardar".

Tras hacerlo también evitarás que te ocurra lo mismo en Hotmail y la bandeja de spam dejará de recibir correos que sí deseas.

2. CÓMO ELIMINAR LA PESTAÑA "PROMOCIONES" O CUALQUIER OTRA DE GMAIL.

Si odias el sistema que tiene Gmail por defecto para organizar el correo en las pestañas "Principal", "Social", "Promociones", "Notificaciones" y "Foros"; es hora de tomar el control y organizarlas como tú quieras.

Sigue estos pasos para cambiar las bandejas predeterminadas de tu Gmail:

A. Haz clic en la rueda dentada y entra en "Configurar bandeja de entrada"

Cómo eliminar la bandeja Promociones en Gmail

B. Elige las que quieres mantener

Selecciona las casillas de las bandejas que quieras conservar.

Yo te recomiendo habilitar únicamente la pestaña "Principal" y que tú, poco a poco, configures de forma manual el sistema que mejor encaja en tu forma de procesar el correo.

Pasos para configurar las bandejas en Gmail

C. Clic en guardar...

¡Y listo! Tu Gmail ya estará ordenado de la forma que tú quieres y no de la que le apetece al Señor Google ;)

✱ Punto extra: veamos esas etiquetas...

Si además de estas bandejas estándar de Gmail tienes creadas etiquetas que no utilizas y solo te provocan más desorden, puedes borrar cualquiera de ellas con unos simples pasos:

  1. Pulsa sobre la pequeña flecha que aparece (cuando pones el cursor encima) a la derecha de la etiqueta.
  2. En el menú que se despliega haz clic en "Eliminar etiqueta".

Perfecto.

Ten en cuenta que todos los mensajes de las pestañas o etiquetas que deshabilites pasarán a la bandeja "Principal", por lo que puede que te aparezcan decenas de mensajes sin contestar.

3. CÓMO MOVER CORREOS DE UNA PESTAÑA A OTRA EN GMAIL.

Si quieres mantener el sistema de pestañas de Gmail, pero te gustaría que algunos correos de diferentes personas lleguen siempre a la pestaña "Principal", puedes hacer esto:

  1. Haz clic derecho en el correo del remitente en cuestión.
  2. Pulsa sobre "Mover a la pestaña" y elige "Principal".
  3. Cuando aparezca el mensaje que pregunta si quieres que siempre se lleven los correos de ese remitente a esta pestaña, selecciona "Sí".

Haciendo esto te aseguras que los correos de esos remitentes siempre lleguen a la pestaña "Principal".

reuerda!

En la gestión del mail tampoco tienes que hacerlo todo de golpe.

Identifica con este checklist en qué te puedes enfocar primero: selecciona aquello que más tiempo te consume cuando gestionas tu correo electrónico.

Cuando lo soluciones, sigue con el siguiente problema. ¿Qué tal uno por semana?

¡Piensa en las 40 horas mensuales que vas a ganar!

Siguiente paso: hacer un buen “email detox”.

Solo con lo que te acabo de enseñar vas a ahorrar un puñado de minutos diarios, pero la realidad es que puedes conseguir mucho más. Ya sabes... más de 2 horas diarias. 40 horas al mes.

O lo que es mismo, 40/8=5 días de trabajo que podrías estar dedicando a tareas que de verdad aporten beneficios a tu negocio o, simplemente, a viajar, leer, pasear, disfrutar de la gente que quieres…

Si el tiempo es tu mayor activo, ¿por qué desperdiciarlo de esa forma en una tarea rutinaria como el correo electrónico?

Así que, si ya has detectado que tu correo electrónico es tu mayor atrapa-tiempo, empieza aplicando estos consejos.

Pero, si te saben a poco, pasa al siguiente nivel y propónte aplicar un buen Email Detox.

Es el siguiente -y decisivo- paso que te planteo en Reto Email Detox, un programa en el que creamos, juntos, un sistema de trabajo basado en 3 herramientas básicas que todos necesitamos en el día a día y que, si encajan bien, es la paz absoluta:

Email, agenda y gestor de tareas.

No es magia, es una fórmula 100% útil que te garantiza esas 40 horas de más al mes.

Echa un ojo y comprueba como al final

el email no va a ser Satán 😉

Laura Ruiz de Caos Cero
ey!

Soy Laura Ruiz.

Especialista en gestión de negocio digital, Controller Financiero, creadora de la metodología Caos Cero, mamá de gatos y muy freak de los sistemas diseñados para conseguir más beneficios y más calidad con menos tiempo de trabajo.

Espero que el post te haya sido súper útil... pero aún podemos hacer ¡más! 🤩

Revisa con mi checklist dónde estás metiendo la pata con la gestión diaria de tu correo y empezamos a poner soluciones: "15 Cosas que están mal en tus emails" 👇🏻


¡ENVÍAME EL CHECKLIST!

67 comentarios

    1. Hola Diego!

      No creo que tengas problema, tienes 15GB de espacio gratuito (a compartir con el resto de herramientas de Google, si las usas) y además Gmail tiene buenos filtros anti-spam. Verás que va a filtrarlo casi todo a la carpeta "Correo no deseado". Solo recuerda vaciarla de vez en cuando al igual que la papelera en caso de que realmente tengas mucha basura. Gmail limpia esas dos carpetas de forma automática cada 30 días.

      Yo tengo 7 cuentas configuradas en Gmail desde hace unos años y nunca he tenido problemas ni con espacio ni con spam.
      Prueba y me cuentas.
      Un abrazo!

  1. Hola Laura,
    no tenía ni idea de que se pudiese hacer esto con Gmail. Yo por suerte no tengo tantas cuentas, solo tengo dos, y las dos están configuradas con Gmail: la mía personal y la de mi web.
    Pero lo que yo hago es tener las 2 pestañas siempre abiertas en mi navegador.
    ¿Se puede hacer lo mismo que comentas tu siendo 2 servicios que ya usan Gmail? Y luego, que cuentas usan para el drive y los demás servicios de google? Bueno bueno, me has descubierto un autentico mundo!

    Mil gracias

    Valentina

    1. Hola Valentina!
      ¿Te refieres a que tienes dos cuentas de email del tipo: xxxxx@gmail.com?
      Sea como sea puedes configurarlas para que te lleguen a la misma bandeja de entrada, y responder con ellas desde el mismo Gmail sin cambiar de herramienta (e incluso configurar firmas muy chulas diferentes para cada cuenta).
      Las cuentas para el resto de herramientas de Google (Analytics, Drive...) no cambian. Tú en realidad sólo estás pidiendo que el correo te lo entreguen en otro lugar, nada más :)
      Inténtalo y me dices.
      Buen finde!
      Laura

  2. Hola, Laura. Felicidades por tu blog, tiene un diseño chulísimoo!! Además lo explicas todo muy fácil y transmites mucho ánimo. Justo yo estoy en este paso, pero cuando intento añadir el correo corporativo me da error, y los del hosting me dicen que está todo bien, tienes alguna idea de por qué no funciona? Gracias.

    1. Alba, bienvenida, me alegro de que te guste el blog :)
      A ver si puedo ayudarte con la configuración de tu email. ¿Lo estás haciendo como explico en el post?
      Porque en ese caso puedes probar a hacerlo de otra forma, ordenando un reenvío de los mensajes desde tu hosting.
      Prueba estos pasos:
      * Entra en el panel de gestión de tu servidor. Los paneles más habituales son cpanel y plesk.
      Una vez dentro busca el apartado de correo.
      * En cpanel: entra en correo --> Redirección. Luego le das a "añadir reenviador". Pon la dirección del email al que te llegan los correos y en destino la dirección de email al que quieres que se reenvíe. Y listo.
      * En plesk: entra en correo --> selecciona el email al que quieres hacerle el reenvío. Ve a la pestaña reenvío, marca la casilla de "activar reenvío" y pon la dirección de email al que quieres que te reenvíe los correos. Y listo.

      A ver si de este modo lo solucionas. Cuéntame :)

  3. Yo lo tengo desde hace tiempo, reenvio todos emails a una cuenta desde que contesto, pero en general solo tengo 2, la de mi blog y una personal creada hace años que me resulta comoda.
    Gracias por el tutorial, muy interesante para saber administrar cuentas de gmail.
    Un saludo.

  4. Ya era hora de pasarme por aquí y que mejor manera que comentando este pedazo artículo.

    Yo tengo 9 cuentas totales...No usaba Outlook ni nada similar porque no me gustan nada...para un proyecto utilizo un crm que instalé en el servidor y genial muy contento (ya que de esa manera es centralizado en la nube también y lo puedo delegar tranquilo y no atenderlo yo solo)

    Pero el resto, una locura...así que Laura vaya trucazo acabas de soltar me viene de perlas!!! el correo es el culpable de mi pérdida de tiempo, soy adicto a él...jaja

    Un abrazo!!!

    1. Hola Alejandro, bienvenido!
      Me alegro de verte por aquí ;)

      9 cuentas... wow.
      No vas a poder configurarlas todas como explico en el post, porque Gmail permite hasta 5 cuentas.
      Pero no te preocupes que también hay solución sencilla:

    2. Configura 5 de la forma que explico en el post
    3. Las demás configura un reenvío desde la propia cuenta en dirección al gmail donde vayas a sincronizarlo todo.
    4. La configuración que explico en el post para poder responder los correos desde Gmail usando cada cuenta como remitente sí puedes hacerla con las 9 cuentas sin problema.

      ¿Me he explicado bien o te he liado más?
      En nada compartiré más trucos para el email, ya verás como ganas un montón de tiempo ;)
      Abrazos!

      1. Si jaja Dos personales, uno apenas la uso ya pero algún correo sigue llegando, 3 para un proyecto porque divido soporte, facturación y el general. Lo mismo para otro proyecto, y a mayores uno corporativo jeej

        Aunque unos tienen más movimiento que otros hay que estar revisando todas las bandejas.

        Gracias, creo que te he entendido perfectamente, lo intento así y si no ya te comento.

        Ya he abierto el blog y tengo un respiro por fin, estuvo dos semanas a full pleno...

        ¡Gracias Laura de nuevo!

  5. Estupendo post Laura! Yo lo he puesto en práctica y ahora ya no se me escapa nada de mi bandeja de entrada! La organización es importante si queremos tener tiempo para todo! Gracias por ayudar a que nuestras vidas salgan del caos! Un abrazo y

  6. Hola Laura, ya estoy utilizando gmail para varias cuentas mías y me es muy útil.
    Sé que le puedo sacar más provecho... así que espero con ganas tus nuevos posts. Un saludo!!

    1. Hola Montserrat
      Ya verás como puedes mejorar la gestión diaria del email con algún truco más.
      Yo uso gmail, pero en realidad cualquiera de mis hábitos se pueden hacer con cualquier otro gestor de correos.
      En unos días seguiré con este tema.
      Un abrazo y gracias por comentar!

    1. Me alegro que te sea útil, Jesús :)
      Usa el post como guía y en un rato tendrás todos los emails configurados en una sola cuenta, verás qué ahorro de tiempo.

      Un abrazo y mil gracias por pasarte y comentar!

  7. Hola Laura!!

    Me ha parecido tan bueno tu post que sólo pensar en ahorrar tiempo ahí que me he lanzado a hacer lo que propones pero no lo consigo!

    Tengo ya una cuenta de gmail y la que quiero reenviar es de hotmail pero cuando lo intento hacer me dice
    "El servidor ha denegado el acceso POP3 a este nombre de usuario y contraseña."

    Alguna solución???

    Mil gracias!!!

    1. Hola Pilar!
      No sé por qué motivo tu comentario se había quedado en "spam" :o menos mal que lo he visto y rescatado.

      En ocasiones el POP3 da errores de ese tipo. Pero no te preocupes porque tienes otra opción:
      - Entra en tu cuenta de Hotmail
      - Haz clic en la rueda dentada de Configuración >> Opciones
      - Entra en "Reenviar correo electrónico" y añade la dirección de Gmail donde quieres recibir el correo de Hotmail

      Listo :) El resultado va a ser el mismo que el que explico en el post. Verás como así no tienes ningún problema, prueba a ver.
      (La segunda parte del post, en la que explico cómo configurar las respuestas desde Gmail, sí la tienes que hacer tal cual)

      Un abrazo y buen finde!
      Laura

  8. Muchísimas gracias por este artículo Laura. Llevaba tiempo pensando cómo podría hacerse esto, porque Gmail es de lejos para mí la mejor herramienta con la que gestionar mi correo, y ninguna otra me termina de convencer... Pero al final por falta de tiempo (tú ya sabes :D ) lo iba dejando.

    Gracias a tu artículo tan claro me acabé animando y ya está listo! A esos 12 minutos que comentas hay que sumarle todo lo que te ahorras ignorando el spam que antes tenía que gestionar... porque tampoco hay nadie que gestione tan bien el spam como Gmail.

    Supongo que hablarás de esto en algún otro artículo, pero una vez que tienes todo junto... ¿cómo gestionas cada uno de ellos? ¿Separas cada uno con diferentes etiquetas, lo gestionas todo junto...? Entiendo que, debido a las recomendaciones que te leo, tendrás alguna buena forma de tenerlo separado y poder enfocarte en el proyecto en el que estés centrado en ese momento.

    ¡Gracias de nuevo!
    Un abrazo.

    1. Me alegro mucho de que te sea útil, Antonio, con la cantidad de cosas que llevamos cada día lo menos práctico es perder tiempo con tareas tontas como revisar varias cuentas de email.

      Hablaré mucho más sobre correo electrónico por aquí. Aunque suelo seguir el lema "Keep it simple", tengo hábitos y sistemas muy concretos para mejorar mi relación con el email. Me tomo nota de que el tema interesa :)

      Un abrazo y gracias a ti por pasarte y comentar!
      Laura

  9. jajajaj, lo que me he reido con la primera frase!!!
    y si, lo confieso, casi que soy de todos los puntos... vaya tela
    Pero me he dado cuenta que es cierto, que pierdes mucho tiempo y ojo! te lo hacen perder también a veces, cuando otros creen que no te mandan un mail, sino una consulta a google...
    Gracias por sacarme una sonrisa en medio del agotamiento total, y por que si, gracias!

    1. Creo que todos, en uno u otro momento, hemos pecado de cometer todos estos errores.
      A veces no sabemos por qué no avanzamos con nuestras tareas, por qué se nos pasan los días y nos quedan pendientes un montón de cosas... cuando la razón es tan sencilla como que no estamos usando bien una herramienta tan básica como el correo.
      ¡En vez de ayudarnos nos está haciendo perder medio día! ?

      Me alegro de haberte sacado una sonrisa, eso nunca viene mal ?
      Gracias por comentar Sandra, abrazo grande!

  10. Tienes mucha razón, se pierde mucho tiempo con el mail. En más de una ocasión, he pensado que lo mejor es llamar por teléfono para acabar con las conversaciones por mail y si hay alguna cosa que me interesa que quede por escrito, lo hago a posteriori: "Te escribo para confirmar lo que comentabamos antes...". Pero es muy difícil de llevar a cabo siembre.

    1. Ese tip es muy bueno Kënsla, gracias por compartir.
      Yo también suelo hacerlo, me gusta guardar registro por escrito de lo acordado, a veces te salva de más de un problema ;)
      Saludos!

  11. Que divertido, has dado en el clavo, por lo menos los primeros puntos... Y lo se, lo tengo que cerrar despues de mirar y contestar a todos...lo intentare mirar por la mañana y por la noche, gracias por los consejos.
    Un saludo.

  12. Me he sentido totalmente identificada jeje. El correo es mi perdición y encima lo llevo en el móvil, durante fines de semana también. Imagínate el agobio de ver mails de trabajo y tener la tentación de contestarlos a las 12:00 de la noche un viernes por ejemplo.

    1. ay María, ya me imagino porque a mí me pasaba exactamente igual :)
      Aunque lo quieras llevar en el móvil por si acaso surge algo realmente urgente y lo necesitas, quita las notificaciones. Te lo recomiendo mucho mucho, a mí me costó una barbaridad desconectar las notificaciones de emails en el teléfono, pero no sabes cómo noté la diferencia. Prueba y me cuentas :)
      Un abrazo y gracias por comentar!

  13. Ay Laura, qué identificada me siento :(

    La pestaña del email se queda abierta todo el día, toda la noche y porque no existen 27 horas al día. ¡¡Ojú!!

    Me tienes intrigada con tu reto Email Detox. Estoy convenida de que necesito estrategias, mi email sí que es un caos :P

    ¡Abrazos y enhorabuena por tu magnífico blog! Me tienes enganchadísima.

    1. Ana ¡te pillé! :D La verdad es que lo de dejar el correo abierto todo el día seguramente lo hemos hecho todos.
      Pero en cuanto cambias algún hábito relacionado con el email te aseguro que no solo te vuelves más productiva, sino que trabajas con menos ansiedad por estar pendiente de las novedades al minuto.
      En unos días estará preparado el Reto Email Detox para empezar ya mismo, estoy deseando contarlo :)
      Me encanta verte por aquí, abrazos!

  14. Buenos dias Laura. He llegado a ti a traves de Ana Lilbelula. Muy bueno lo que comentas sobre el aprovechamiento del correo electronico. Me siento satisfecho al leerte y ver que no cometo esos errores. Mi uso del correo es bueno y lo uso para lo que es. Creo eso viene del tiempo que tengo usandolo como herramienta de trabajo asi como de las redes sociales. Cada una tiene su utilidad.
    Pienso que quizas mi formacion academica y mis años de experiencia laboral me han enseñado a hacer un uso efieciente del tiempo asi como a programar las actividades. Siempre es bueno al comenzar el dia, hacer una minuta de las actividades. En el caso del correo, para mi es una herramienta muy precisa y valiosa; en la cual debemos seguir ciertas reglas para un uso eficiente.
    Tambien te agregaria algo mas a lo que tu comentas: Las correspondencias dependiendo a quien van dirigidas deben tener una estructura, un formato. No es igual una correspondencia para un amigo, que una correspondencia para gestionar un negocio o contactar a un potencial cliente. Y digo correspondencia por hacer la analogia con lo antiguo. Porque sea digital o fisico el principio sigue siendo igual.
    Te felicito por tu blog, interesante lo que he leido. Es importantisimo en la vida organizarse y plantearse metas. Programarse objetivos y medir cuanto hemos avanzado.
    Saludos cordiales

    1. Hola Roger!
      Puedes sentirte orgulloso, porque muy pocas personas hacen un uso correcto de las herramientas digitales.
      El problema es que nunca nos enseñaron a organizarnos, a planificar, ni a utilizar coherentemente el correo electrónico, las redes sociales, la agenda... y mil herramientas más que hemos ido incorporando poco a poco a nuestra rutina laboral.
      Aunque deberían servir para ayudarnos y simplificar tareas no siempre es así.

      Muchas gracias por tu comentario Roger, un abrazo!

  15. Todos, los 5! Diossss! Lo mío es grave... Lo admito, soy e-mail adicta y creo que todo empezó cuando me lancé. Estaba tan ansiosa con recibir pedidos que refrescaba la bandeja de entrada cada... ¿cuánto? ¿2 minutos? para ver si llegaba uno.
    Jo, Laura, das en el clavo con cada uno de tus posts ;-)) Y cómo me río!
    Gracias guapa
    Miriam

    1. ay Miriam, el primer paso para poner remedio a algo es darnos cuenta de que no lo estamos haciendo bien. Y tú ya tienes identificado el problema ¡ánimo!
      Cierra el correo y no lo abras más que un par de veces al día ¿Podrás? :) Inténtalo y me cuentas.

      Gracias por comentar Miriam, me alegro verte por aquí. Abrazos!

  16. ¡Hola Laura!

    ¡Ayyyy cuanta razón tienes! Leyéndote yo también me siento taaan identificada!! Realmente el mail se ha convertido en una pesadilla para mí. Me desborda completamente no saber hacer una mejor gestión de él y siento que eso es ahora una "emergencia" para mí, por mi salud física y mental! :-)

    Poner solución al punto 3 podría ser una buena manera de empezar... ¿pero cómo? ¿Tienes algún otro post o estrategia-killer para poner orden a todo ese montón de posts de temas varios que van entrando y quedan todos juntos en la bandeja de entrada? (newsletters, mails de clientes, amigos...)

    Lo de crear un "workflow estratégico" me vendría genial también, pero eso es para mi todavía algo que se me escapa de las manos...

    Y otro tema que me agobia mucho es que de vez en cuando logro hacer limpieza (leer, eliminar o lo que sea...) todos los mails en la bandeja de entrada y se queda a 0 (oeeeeee, no sabes que felicidad me entra!!) pero luego, con el paso de los días la Inbox vuelve a crecer... 1, 2, 10, 50... 120... grrrrr y siempre me pasa lo mismo: eliminarlos todos a saco no me gusta nada, pero detenerme a leerlos todos tampoco. Igualmente la estrategia de "leer solo unos cuántos y el resto eliminarlos" lleva tiempo.... en fin, como ves, no he dado todavía con la clave.

    Llevo 5 meses y medio desde que lancé el blog y mi vida en cuanto al tema mail ha cambiado casi radicalmente. Siento que aprender a gestionar el mail es vital para las emprendedoras que trabajamos online, porque no hacer un buen uso nos cuesta mucho estrés, dolores de cabeza, y como dices... ¡dinero!

    Ya estoy suscrita a tu newsletter y la verdad es que me encanta tu blog.. (¡y me encantas tu!!). ¡¡Gracias por ayudarme tanto como lo haces!!!

    Un fuerte abrazo de todo corazón (y feliz domingo)!!

    Cintia

    1. Cintia, corazón! Sabiendo el lío que tienes tú con el email he pensado en ti varias veces mientras escribía el post ?
      Y lo peor, sin duda, el problema con el correo se va haciendo cada vez una bola mayor conforme un proyecto empieza a crecer. Por eso lo ideal es dejarlo bien sistematizado desde el inicio.

      Un abrazo fuerte!
      Laura

  17. No me siento identificada porque se quienes son mis remitentes y los uso para dar informaciones detalladas sobre algo muy concreto que específico en asunto, lo que no me interesa lo muevo a spam y durante días no lo abro porque no lo tengo activo salvo si yo decido abrirlo en determinados momentos

  18. Hola Laura, la verdad es que yo también tengo mis dos correos abiertos 24h sobre 24. Pero también puedo decir que intento tenerlo todo más o menos organizado. Por ejemplo uno es mi correo de trabajo relacionado con mi blog y el otro es el personal donde me llegan básicamente todas las newsletter, la información de los vuelos que haya reservado, o los cursos online que esté haciendo, y cosas por el estilo.
    En ambas bandejas de entrada tengo etiquetas. Algunas se ponen de forma automática, lo cual me permite identificar de primera la importancia de tal o cual correo. Le pongo una estrellita de lado, para recordarme que este correo tiene que responderse, y cuando lo haga, le quito la estrella.
    Mi sistema sigue siendo muy memorable por supuesto, pero no creo que haya llegado al punto de sentirme hundida en este pozo sin fin!

    Sin duda, tendré que cerrar las pestañas del correo nada más terminar de leerlo. Gracias por este consejo!!!

    1. Hola Valentina!
      Lo ideal es que sigas mejorando tu pequeño sistema, porque en cuanto empiezas a tener más mensajes, porque tu proyecto crece, la probabilidad de desbordarte es muy alta.
      No necesitarás seguramente grandes cambios, pero sí ir incorporando algunos hábitos y pequeños procesos para ganarle un poco más de tiempo.
      Abrazos tesoro!

  19. Muy interesante para revisar que no perdemos mucho el tiempo.
    De todos modos, iría bien que explicaras cómo se crean las reglas para ordenar los mails, yo he hecho cursos de Outlook y lo tengo por la mano pero nos sorprenderíamos de la cantidad de gente que no tiene ni idea de por dónde empezar a ordenar el correo!
    Buen post!

    1. Tienes razón Ana, casi nadie sabe usar el correo de forma inteligente, y mira que ayuda un montón cuando está bien configurado.
      Gracias por comentar, me alegro de que te guste el post :)
      Abrazo!

  20. Esperaba estos post como agua de Mayo!! Me apunto al email detox sin pensarlo. Yo también soy de las que tiene el mail abierto todo el día y, aunque intento concentrar todas las lecturas y contestaciones para hacerlas todas juntas a una hora concreta, es verdad que muchas veces "quiero quitármelo de delante" y contesto al momento. Venga, vamos a desintoxicarnos todas juntas! Un besazo

  21. Hola Laura!! Genial tu blog, me encanta :)
    Con respecto al post, no me agobia mucho el correo, trabajo con outlook desde hace una eternidad (jajajaja! desde hace unos 15 años más o menos), allì configuro todas mis direcciones de correos laborales, ya que lo personales los tengo con yahoo, hotmail y gmail.
    Para los correos de outlook he creado carpetas, si es cierto que apenas empieza el día el segundo programa que abro en el ordenador es outlook, luego leo los correos y los voy guardando en la carpeta correspondiente, o eliminándolos según vea. Lo tengo abierto todo el día, excepto cuando me voy a dormir que desconecto por completo el móvil, pero no contesto correos fuera del horario laboral, no solo por mí, si no también por la otra persona, imagínate que conteste un correo a las 12 de la noche y me ponga a despertar a todo el mundo jajaja!
    Mi caos va por el lado de querer llevar para adelante todo a la vez, el blog, la tienda online, los servicios...
    Muchas gracias por tus consejos que siempre vienen genial!
    Abrazos,
    Dani

    1. ey Dani, me alegro de que te sea útil :)
      Quizás tú tengas la sensación de que el correo no te agobia, pero por lo que me cuentas estoy segura que te hace perder mucho tiempo cada día al tenerlo abierto y revisándolo constantemente.
      Prueba a medir tu tiempo con una herramienta como Toggl y marca de forma separada cada vez que entres en el email. Puede que te horrorices al ver los resultados ?

      Con tus correos personales te recomiendo centralizar todas las cuentas en una sola plataforma tal y como explico en este post. Seguirás teniendo las mismas direcciones de Yahoo, Hotmail, etc. pero en lugar de tener que entrar en cada una de las herramientas lo podrás mirar y responder desde un solo cuadro de mando. Súper simple y te ahorra mucho tiempo ??

      Un abrazo y gracias por comentar!

  22. ¡Madre mía!

    Por si fuera poco todo lo que enseñas en el Reto Mail Detox, relacionado con la gestión de tu mail; aún sigues dejándonos nuevas píldoras en tus artículos, para que sigamos mejorándola.

    Gracias y que tengas un buen verano (y libre de caos) ;-)

    Besos,

  23. Hola, Laura,

    Yo todavía tengo la versión clásica de gmail con mi primera cuenta. Me resisto a cambiar precisamente por lo que comentas. Muy buena entrada, tanto para remitentes como para destinatarios. El sistema de filtrado de gmail (como el de cualquier otro proveedor de correo) no es perfecto, sino más bien todo lo contrario. A veces estos filtros, comenzando por el de spam, nos hacen perder información muy valiosa.

    Precisamente estos días estoy perfilando una "trilogía" de posts en mi blog, en la que los temas sobre entregabilidad ocupan un lugar destacado. Para llegar a las bandejas de entrada de todos aquellos que se resisten a o no saben eliminar las bandejas de promociones. Parece una obviedad, pero es fundamental llegar al buzón para que tus suscriptores abran tus correos. En mi negocio me encuentro que lo habitual en mis clientes es que envían los correos como el que mete un mensaje en una botella y la tira al mar.

    Gracias como siempre por el contenido de calidad.

    Un saludo

    1. Hola Paco

      Lo bueno de Gmail es que no solo es muy configurable sino que también aprende de nuestras acciones. Así que es básico decirle lo que queremos, qué correos nos molestan y cuales nos resultan interesantes.
      Y configurar las bandejas de entrada es el primer paso sin duda.

      Has elegido un tema de mucho interés para la trilogía en tu blog. Ya me contarás!

      Abrazo
      Laura

  24. He recibido varios emails de suscriptores que se quejaban de que todos mis correos iban a promociones aunque tengo buen configurado mi proveedor de gmail. Tu post es 100% aclaratorio. Lo incluire en un recopilatorio de gmail. Y si no te importa hare un video siguiendo los pasos que indicas indicando que esta basado en tu post. Un saludo.

  25. Excelentes ideas para definir una estrategia de organización del email...yo utilizo varias cuentas de correo, y tengo integradas mi cuenta de gmail con todoist para poner algunos correos directamente a mi lista de tareas...

    1. Que buen aporte Pablo!
      Yo no he usado nunca Todoist, pero si te va bien para agilizar el traspaso de tareas pendientes del email a tu herramienta habitual de to'dos, entonces perfecto.
      Un abrazo!

  26. Artículo muy práctico Laura. Gracias.

    Desde hace tiempo uso la gestión de las cuentas de mi negocio desde Gmail tal como aconsejas y realmente lo recomiendo. Te ayuda a mantener el foco cuando gestionas tu email y ahorras una barbaridad de trabajo y tiempo.

    Abrazo

    Yan Vispo

    1. Me alegro de que te parezca útil Yan, gracias por tu comentario.

      Efectivamente el correo electrónico tenemos que tratarlo como lo que es: una herramienta necesaria para nuestro trabajo pero que tenemos que usar de forma eficaz para que sea una ayuda y no un estorbo. La buena noticia es que se puede configurar de tal forma que ahorremos muchísimo tiempo 🙂

      Un saludo!

  27. ¡Hola Laura!

    Ohhh qué hermoso post. Soy Asistente Virtual y no sabes los problemas que tengo con mis clientes porque entro a sus bandejas de entrada y tienen 5.000 o más correos allí, esperando.

    Y yo lloro.

    Sí me ha sucedido algo que quizás tu entiendes mejor: hemos configurado con uno de mis clientes una cuenta para asistente (para responder temas de facturación, etc) pero cuando alguien nos escribe allí, el correo no entra a la casilla general! Ya no sé qué hacer ya que he realizado mil pruebas.

    En fin, en cualquier momento me sumo al desafío!!

    1. Hola Maga!

      ay, no imagino lo que puede ser una bandeja de entrada con 5.000 emails 🙈

      Sobre tu consulta, no sabría decirte, si no entra en la pestaña "General" ¿dónde entra?. Revisa que no tengas configurado un filtro o regla de mensaje que esté archivando los correos sin que pasen por el inbox.

      Gracias por comentar, un abrazo!

  28. Hola Laura,

    Gracias por tu artículo, he visto muchos artículos por internet que enseñan cómo vincular nuestro correo corporativo con Gmail, la mayoría habla de las ventajas y todos los beneficios, pero nadie comenta acerca de los efectos negativos

    1. Hola Juan,
      La verdad es que no había oído nunca sobre las desventajas de vincular las cuentas a Gmail. Yo hace años que lo tengo así configurado y me va perfecto :)
      Gracias por comentar!

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