Por qué reinventas la misma tarea cada día (y cómo dejar de hacerlo)

Una de mis clientas, hace algunos años ya, dedicaba a la prospección en LinkedIn un par de horas al día, como mínimo.

Y era algo que no podía dejar de hacer porque LinkedIn era su principal fuente de clientes.

No tenía proceso, ni checklist, ni plantillas. Cada día se sentaba y volvía a empezar de cero, reinventando la rueda una y otra vez.

Cuando optimizamos sus procesos de trabajo, esa misma prospección pasó a ocuparle entre 30 y 45 minutos al día. Con resultados incluso mejores que antes. Los mensajes dejaron de escribirse al tuntún, el estilo de marca quedó unificado, cada conversación tenía un siguiente paso claro y a ella le sobraba tiempo para sus clientes y para sí misma.

Son resultados (reales) en una persona (real), no te prometo que en tu negocio consigas lo mismo porque cada profesional parte de un punto distinto y cuenta con recursos diferentes. Pero los cambios que hizo mi clienta te pueden servir de inspiración para que los adaptes a lo que tú estés necesitando.

Prepara café y te cuento cómo documentar un proceso así, con ese mismo ejemplo, y cómo usar la IA sin que te cuele pasos que no son tuyos.

Reinventas porque lo dominas, no porque lo hagas mal.

Cada día haces cientos, miles, de micro-tareas. La mayoría de forma automática.

Si el resultado es aceptable nada te avisa de que cada vez que pones en marcha una misma tarea, la estás empezando de cero. La haces, avanzas en un proyecto, terminas un trabajo, haces una entrega… y pasas a lo siguiente, así que nunca hay un momento en el que te pares a pensar "oye, esto que repito mil veces, quizás debería revisarlo y tenerlo por escrito".

Y para rizar el rizo, cuando llevas años haciendo algo, lo tienes tan metido en la cabeza que ya no lo ves como una serie de pasos. Te parece UN TODO que simplemente haces.

Pero si tuvieras que explicárselo a otra persona te darías cuenta de que cada vez tomas las mismas decisiones. Por dónde empiezas, qué miras primero, cómo lo dices, cuándo das el trabajo por terminado. Cada una es pequeña, y por eso no notas lo que suman. En un caso como el de mi clienta, buena parte de las horas no se iban en ejecutar la tarea, sino en decidir cómo hacerla.

Lo que no tienes por escrito, lo vuelves a decidir desde cero cada vez.

Y fiarte de la memoria tampoco lo arregla, porque lo que te funcionó la semana pasada se queda en la semana pasada. (Como en Las Vegas pero en mal 🥁)

Lo que te propongo es de lo más sencillo: apunta cómo haces una de las tareas que sueles repetir, para que la próxima vez te baste con seguir tus propias instrucciones.

En el mundo de la empresa a eso se le llama documentar un proceso. Suena a manual de multinacional, pero sacúdete el susto porque puedes empezar con una simple hoja con los pasos que ya das.

Antes de escribir nada, decide dónde empieza y dónde termina.

Lo primero es decidir qué vas a documentar exactamente, es decir, en qué punto empieza la tarea y en cuál termina. Parece una tontería, pero es lo que evita que te salga un documento kilométrico que nadie quiere abrir.

Apunta esto porque te ayuda un montón a identificar los límites de un proceso: si cambia el objetivo, ya no es el mismo proceso.

Con la prospección en LinkedIn (buscar a posibles clientes y escribirles por primera vez) se ve claro. Empieza cuando abres tu lista de perfiles a los que contactar y termina cuando alguien te reserva una sesión. A partir de ahí ya no estás prospectando, ahí comienza el proceso de venta de tus servicios, y tiene sus propios pasos. Si juntas los dos en el mismo documento, se vuelve un ladrillo infumable difícil de consultar y de seguir.

Cuando ya tienes claro qué proceso vas a documentar, empieza con una pequeña ficha con cuatro datos: el resultado que buscas, los pasos que das, quién se encarga y cuándo se hace. Si no quieres montarla desde cero, viene ya hecha en "El radar de micro-sistemas", una plantilla gratuita que te envío por email cuando te apuntas a mi newsletter.

Quiero la ficha para escribir mi proceso >

Documenta mientras lo haces, no después.

Si lo dejas para después, se te olvidan los detalles, y los detalles son justo lo que hace falta. Así que la próxima vez que hagas esa prospección (o lo que más repitas en tu negocio), ve apuntando lo que haces según lo haces. Sin pulir, sin buscarle un título bonito y sin preocuparte por cómo queda.

Para que ese primer borrador te sirva de algo, ten en cuenta tres cosas.

• Apunta lo que haces, no lo que te gustaría hacer. Es un error muy típico documentar el negocio que quieres tener en lugar del que tienes. Luego nadie puede seguir el proceso, porque no se parece a lo que pasa de verdad.
• Deja arriba lo que hay que tener a mano. Igual que los ingredientes en una receta, con sus accesos, plantillas y enlaces. Así nadie (tú tampoco, dentro de tres meses) tiene que ir buscándolos a mitad de camino.
• Anota qué hacer cuando algo se sale del camino habitual. Son las excepciones, situaciones que se repiten de vez en cuando y que tienen su propia solución. Igual que una receta dice "si la masa queda muy espesa, añade un poco de leche", tu proceso puede decir "si alguien no responde en una semana, envíale la segunda plantilla". Con una línea por excepción basta, y así no tienes que volver a decidirlo cada vez que ocurra.

Si escribir mientras trabajas te corta el ritmo, puedes grabar una nota de voz contando lo que haces. En Cómo crear sistemas cuando tienes mil tareas y no sabes por cuál empezar te dejo un prompt para que una IA te ayude a convertir esa grabación en un checklist.

La segunda vez, el borrador se convierte en proceso.

La próxima vez que te toque hacer esa misma tarea no empieces de cero. Abre tu borrador y síguelo tal cual lo escribiste. Donde falle, lo corriges. Lo que sobre, lo quitas. Y lo que hayas echado de menos, lo añades.

A la segunda vuelta, tu borrador ya es un proceso. Y con unas pocas más, quedará lo bastante claro como para que lo pueda seguir otra persona. O tú mucho más rápido, sin errores, sin re-pensar.

Guárdalo en un sitio donde lo encuentres justo cuando toca, y enlázalo desde la agenda o la lista donde apuntas lo que haces cada día. Si tienes que rebuscar en un Drive saturado acabarás sin usarlo.

Así se documenta la prospección en LinkedIn, paso a paso.

Para aterrizar mejor la idea aquí tienes cómo podría quedar el proceso de prospección del que te hablaba al principio. Es un ejemplo orientativo, no el de mi clienta (el suyo llevaba sus propios criterios y mensajes), y el tuyo tendrá tus pasos.

Fíjate en lo que incluye. Tiene un principio y un final claros, todo lo necesario a mano, pasos cortos, un registro de lo que has hecho y una revisión semanal para mejorarlo. Es justo lo que le faltaba a mi clienta cuando se sentaba cada día a empezar de cero.

Y esto no solo es útil para las tareas de prospección.

Si cada proyecto nuevo te parece empezar de cero, puedes partirlo en fases, cada una con su principio y su final (la bienvenida, la recogida de información, la entrega), y documentar una fase cada vez. No hace falta tener el manual entero para dejar de improvisar con una parte.

Cómo agilizarlo con IA (y qué no dejarle hacer).

Si usas herramientas de IA como ChatGPT o Claude, aquí te pueden ayudar, pero no en lo que seguramente estás pensando, que es escribir el proceso por ti.

Si le pides que redacte cómo se hace algo en tu negocio, lo hará. Te dará unos pasos que suenan muy bien y que no son los tuyos, porque no sabe cómo trabajas, a quién escribes ni qué te ha funcionado. Y como el resultado queda limpio y profesional, es fácil creérselo.

La IA te puede hacer preguntas, pero no sabe cómo funciona tu negocio. Aprovéchala justo para eso, para que lea tu borrador como si fuera alguien que acaba de llegar y no sabe nada de tu trabajo, y te diga en qué puntos se pierde. Este es el prompt que te propongo.

Después, responde a sus preguntas, completa en tu borrador lo que falte y, si lo has cambiado mucho, vuelve a pasárselo.

Eso sí, ten en cuenta tres precauciones.

• Antes de pegar nada, quita los nombres, las empresas y los mensajes reales de tus clientes.
• Que la IA no encuentre fallos no significa que el proceso funcione. Eso solo lo sabrás cuando compruebes que consigues el objetivo marcado.
• Si te propone pasos nuevos, quédate solo con los que reconozcas como parte de tu forma de trabajar.

Tu primer proceso, esta semana.

Elige lo que más veces repites en tu negocio. Seguro que ya sabes cuál es, porque es lo que más pereza te da volver a hacer. Decide dónde empieza y dónde termina y, la próxima vez que lo hagas, ve apuntando los pasos mientras lo haces. Solo eso. A la segunda vuelta ya tendrás tu primer proceso.

Y si repites tantas cosas que no sabes por cuál empezar, "El radar de micro-sistemas" te dice por dónde empezar a documentar aunque todo te parezca urgente. Te lo envío gratis cuando te apuntas a mi newsletter. Cada semana te cuento cómo montar sistemas que no dependan de tu memoria, sin tecnicismos ni milagros. Te veo en el email 👇🏻