Cómo hacer crecer tu negocio: crear sistemas para ahorrar tiempo y dinero

Por Laura Ruiz
Sistematización y rentabilidad de negocio

Si estás al frente de un negocio, ya te habrás preguntado cómo hacerlo crecer. Da igual el punto en el que se encuentre tu empresa, tarde o temprano, pensarás en la fórmula idónea para hacerla más rentable y trabajar menos.

Si sueñas con crecer y formar equipo, te plantearás delegar en personas que lo hagan igual de bien o mejor que tú 😉

Y si prefieres mantenerte en pequeña escala, buscarás la forma de trabajar de forma más sencilla y fluida para dejar de sentirte como pollo sin cabeza en tu negocio.

suena bien, verdad?

Pero ¿cómo y cuándo llegas a ese punto si te pasas el día apagando fuegos, sin tiempo para diseñar el futuro de tu empresa, sin saber priorizar objetivos y tareas y abarcando más de lo que deberías?

Crecer no significa invertir más horas y trabajar más. Al contrario, significa SIMPLIFICAR.

Para hacer crecer tu negocio y ahorrar tiempo y dinero necesitas crear SISTEMAS, es decir, procesos que sean repetibles y escalables para que trabajen por ti.

¿Pero está tu negocio en ese punto? ¡Quédate y lo vemos!

Índice de contenidos

Cómo evitar el cuello de botella en una empresa [pdf descargable]

Antes de avanzar, observa y detecta si te identificas con alguna de estas situaciones:

  • Improvisas cuando llegan clientes nuevos: tanto a la hora de iniciar una colaboración como en la forma de ofrecerle lo que necesita. No sigues la misma dinámica cada vez.
  • Repites los mismos errores o bien olvidas la forma en que desarrollaste una tarea la última vez, qué herramienta usaste y qué pasos exactos diste.
  • No sabes qué tareas delegar ni qué perfil necesitas porque piensas que nadie lo haría igual que tú.
  • Cuentas con personas que colaboran contigo pero no son suficientemente independientes, es decir, tu negocio no puede funcionar sin ti.
oye!

Si superas estos puntos con una notaza te propongo otra prueba: Identifica qué está saboteando el crecimiento de tu negocio con el test + guía gratuita: "Organízate, darling! 25 ideas que poner en práctica en tu negocio para conseguir resultados top".

En dos minutos vas a tener claro por dónde meter mano para conseguir más calidad en tu trabajo, más tiempo libre y más rentabilidad.

Si en tu caso, y como suele ser habitual, te identificas con alguna de estas situaciones, probablemente te has convertido en el cuello de botella de tu propia empresa. Tómalo como una señal clarísima de que necesitas con urgencia empezar a crear sistemas y conseguir más calidad, más tiempo libre y más rentabilidad.

Es igual que lleves mucho o poco tiempo con tu negocio. Lo que importa es que quieras salir de este bucle. Y eso no se consigue con “un pelotazo”.

Una empresa sólida, estable y rentable se basa en estrategias de optimización que acaben con las ineficiencias que te hacen perder dinero y potencien los puntos fuertes que seguro tienes.

Los sistemas existen para optimizar. Cuando creas un sistema en realidad lo que estás haciendo es una guía paso a paso, unas instrucciones, sobre cómo hacer determinada cosa en tu negocio.

Igual que cuando le anotas a una amiga la receta de tu plato preferido para que ella la pueda hacer como tú. Fácil, ¿verdad? 🙂

Y al poner tu atención en los procesos más importantes de tu negocio para documentarlos, verás con mucha claridad qué puntos tocar para hacerlo más eficiente y rentable y, llegado el caso, delegar con menos estrés.

La misión de un sistema es que cualquier persona, en cualquier parte del mundo, pueda hacerlo del mismo modo en que tú lo has explicado, aunque no se dedique a lo mismo que tú.

Dicho de otro modo...

Los sistemas permiten que la empresa funcione sin importar que estés o no físicamente en ella.

Las ventajas: por qué tu negocio necesita sistemas.

Crear sistemas es un proceso complejo. No voy a engañarte. Pero hay una diferencia abismal entre tener tu negocio sistematizado y no tenerlo.

¿Por qué? Porque sistematizar tu negocio consigue maravillas como...

  1. Ahorrar tiempo.

    No quieras tener un negocio que genera ingresos a cambio de esclavizarte miles de horas 🙈 Lo absolutamente genial de sistematizar tu negocio es que cuando tienes un paso a paso claro vas muy al grano, evitas re-inventar la rueda, y desaparece la sensación de agobio, la saturación y las horas trabajadas de más.
    De repente te encuentras con tiempo extra para dedicar a desarrollar tu negocio, a crear una nueva línea de ingresos, a optimizar lo ya existente o ¡a disfrutar de tu vida!

  2. Evitar errores.

    Errores cometemos todos, ok, que por algo somos humanos. Pero muchos suelen ser despistes absurdos fáciles de evitar con un paso a paso claro. Eso disminuye enormemente la posibilidad de caer en el mismo error, tú o quienes trabajan para ti. Piensa además la tranquilidad que da saber que se están siguiendo los pasos correctos.

  3. Ofrecer más calidad y mejorar tarifas.

    Depurar tus procesos de trabajo pasa por analizar tus estándares de calidad y por implementar mejoras. Y al mejorar la calidad de tu trabajo te sitúas directamente en un nivel de profesionalidad premium que te destaca sobre tu competencia. De ahí a mejorar tus tarifas… solo hay un paso.

  4. Facilitar el trabajo en equipo.

    Cuando te apoyas en sistemas siempre están claros detalles como las herramientas a utilizar, los pasos a seguir y los responsables de cada tarea. Así que fin de muchas dudas, fin de preguntas repetitivas, fin de reuniones interminables 🙅🏼‍♀️ a partir de ahora todo el equipo y colaboradores saben quién está detrás de cada acción

  5. Delegar y escalar.

    Delegar, subcontratar o formar equipo es mil veces más fácil si sabes qué tareas puedes (y debes) encargar a otra persona, cuándo y cómo hacerlo. Para eso es imprescindible que te pares a describirlas antes de pedirle a alguien que lo haga tan bien como tú. Una vez más, el manual de operaciones es la mejor alternativa para evitar dolores de cabeza.

  6. Hacer que tu negocio funcione sin ti.

    Vale, hasta aquí ya sabemos que depurar los procesos de tu negocio te lleva a mejorar tiempos, a hacer sistemas más eficientes, a delegar de forma más sencilla y a simplificar procedimientos. Y esto es condición indispensable para que puedas desaparecer del mapa, permitirte el lujo de "disfrutar" de una baja por enfermedad o pegarte las vacaciones de tu vida, y que todo siga funcionando.

  7. Centrarte en las tareas prioritarias.

    El eje de todo.
    Alguien debe poner foco en las prioridades de tu negocio y ese alguien tienes que ser tú.
    Y si te pasas el día apagando fuegos... en fin, ya sabes 🙈
    Depurar los sistemas que hacen funcionar tu negocio, quitar la paja, identificar qué tareas debes eliminar, cuáles automatizar y cómo delegar, te despeja el camino para que puedas centrar tu atención en lo que de verdad importa.

  8. Invertir menos en conseguir clientes.

    Si tu pasión no es pasarte la vida haciendo márketing me vas a entender... verás 😉
    Cuando un cliente percibe el buen trabajo que realizas, tu profesionalidad y la sencillez de tus procesos, no solo volverá a tu empresa de forma recurrente, sino que se convertirá en tu mejor prescriptor.
    Y una marca con recomendaciones continuas invierte menos tiempo y dinero en conseguir nuevos clientes o en mantener la agenda llena. 

  9. Multiplicar la rentabilidad de tu negocio.

    Este beneficio en realidad es la consecuencia de todo lo demás. Pero oye, es la madre de todos los logros, así que pongamos un minuto de atención en entenderlo bien...
    Si en tu negocio:

    >> Reduces horas de trabajo.
    >> Evitas errores que te cuestan dinero y/o tiempo y/o reputación.
    >> Mejoras la calidad de lo que produces.
    >> Y consigues clientes casi sin esfuerzo.
    ...
    ¿Resultado?
    La rentabilidad se multiplica a la vez que disfrutas más de tu trabajo. El nirvana de todo emprendedor y empresario 🤩

Empieza por aquí: qué áreas del negocio sistematizar.

👆🏻 EN UN NEGOCIO PUEDES CREAR UN SISTEMA DE CASI CUALQUIER COSA.

Desde cómo registras el onboarding y offboarding de un cliente a cómo elaboras un presupuesto, cómo realizas una devolución o cómo gestionas tus redes sociales.

Pero, si ahora lo que tienes es poco tiempo, ni se te ocurra ponerte a sistematizarlo todo. Intentarlo puede convertirse en un monstruo de siete cabezas.

No solo es importante que le metas mano a tus procesos sino que identifiques muy bien el área por la que comenzar. Necesitas priorizar.

Pero ¿por dónde empezar?

Ten clara una idea: esto va de optimizar, no de ordenar.

Por tanto, primero tienes que detectar cuál es el punto VITAL por el que comenzar a sistematizar tu negocio: qué área multiplicará la rentabilidad, dónde mejorarás conversiones, en qué punto ahorrarás tiempo o cómo poner la pieza que disparará la calidad y el efecto wow de tu marca.

No hay fórmulas mágicas ni consejos que valgan para todos pero lo mejor es empezar por el punto de dolor de tu negocio: aquel por el que estás perdiendo más tiempo y dinero, o que más drama y preocupaciones te esté provocando 🙈

Rentabiliza: 4 pasos para sistematizar tu negocio.

1) ELIGE TUS HERRAMIENTAS.

Un aspecto clave a la hora de empezar a sistematizar tus procesos es saber dónde registrarlos.

Recuerda: documenta todos tus procesos en el mismo lugar. Evita por todos los medios tener info y notitas esparcidas por varios sitios 🙈

Todas las ideas, info, recursos e instrucciones importantes de tu negocio deben estar en el mismo sitio y ser fácilmente accesibles para ti, tu equipo y colaboradores.

Para ello, lo mejor es evitar multiplicar las aplicaciones o plataformas. Puedes empezar con la que quieras pero (please!) selecciona solo una.

¿Cuál es la que recomendamos en Caos Cero? Sin duda alguna: NOTION.

Es el software que empleamos en el equipo desde hace años porque reúne ventajas que nos parecen imbatibles:

  • Tiene versión gratuita, aunque el precio de la de pago es muy asequible y merece sobradamente la inversión.
  • Permite acceder desde cualquier dispositivo (Windows, Mac, Android e IOS).
  • Pueden subirse documentos en múltiples formatos (PDF, vídeo, imágenes…).
  • Ofrece distintos niveles de permisos para acceder (más seguridad).
  • Permite trabajar sin conexión.
  • Funciona con un sistema drag and drop (arrastrar y soltar) que hace súper fácil crear contenido.
  • Permite previsualizar cualquier link que se enlace (hoja de cálculo, url, vídeo…), así puedes echar un vistazo sin necesidad de salir de la herramienta.
  • Y la maravilla de las maravillas, que no existe desde el principio de la herramienta pero que desarrollaron después haciéndonos felices a todos los Notion lovers: las bases de datos. Ya solo esto da rienda suelta a la imaginación de todo freak de las notitas 😅

Además de la herramienta principal en la que desarrollar tu Manual de Procesos vas a necesitar otras que te harán la vida más sencilla como las que hacen grabación y captura de pantalla, gifs o mapas de ideas. Si tienes alguna duda sobre herramientas pregúntame en comentarios 👇🏻

2) DESCRIBE EL PROCESO.

Bueno, en algún momento había que meterle mano, ¿no? 😉

Verás que no es tan complicado, recuerda que es lo mismo que apuntar tu receta favorita de cocina.

Sigue estos pasos:

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a) Subdivide las áreas grandes en procesos concretos.

Un error muy frecuente es querer sistematizar toda un área de la empresa sin haber pensado antes cuáles de los procesos que incluye son realmente los prioritarios en TU negocio y en TU situación. Te resultará más fácil describir procesos independientes para cada parte. 

Además, la info así será mucho más manejable.

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b) Crea un checklist para cada proceso.

Llega el momento de detallar las acciones que se llevan a cabo dentro de un proceso. No te olvides de incluir qué colaboradores y/o herramientas participan en él y en qué parte son los protagonistas.

Ahora ya puedes generar un checklist que recoja todas las tareas que hay que realizar. No te dejes nada, da igual lo pequeñas que sean, ponlo todo y establece el orden de realización.

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c) Explica cada punto.

Cuando tengas ese checklist toca entrar a explicar cada punto de forma clara pero concisa para que cualquier persona, incluso aunque no tenga ni idea de qué va tu trabajo, pueda desarrollar sin problema esa tarea.

Estas son algunas recomendaciones a la hora de describir un proceso:

  • Empieza de cero, no caigas en el error de dar por hecho que la persona que lo lee sabe de qué estás hablando. Lo mejor es explicar desde cero o linkear otros procesos donde des más detalles.
  • Evita términos complicados que no sean comprensibles para cualquier persona.
  • Redacta de forma sencilla, describe los detalles con frases cortas, ve al grano y evita divagar.
  • Usa un tono natural, un proceso es un documento interno de tu negocio, así que puedes relajarte y escribir de forma coloquial. No estamos haciendo poesía 😄
  • Hazlo escaneable, porque una buena estructura de la información ayudará a que otras personas puedan seguirlo como si fuese el guión de una peli.
  • Añade vídeos/imágenes cuando sea necesario. Pero te dejo un consejo basado en mi experiencia: si usas vídeos ¡no te enrolles por favor! que no vamos a los Oscars 😅

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d) Usa diagramas de flujo o mapas mentales.

Un mapa mental es la representación gráfica de un proceso, algo súper útil a la hora de describir procedimientos complejos en los que tras realizar una acción se abren dos o más opciones.

El mapa mental permite ver de forma sencilla cómo evoluciona el proceso y ayuda a que la persona que debe realizar una tarea no se pierda y sepa siempre cuál es el siguiente paso.

Cómo sistematizar un negocio

3) PON A PRUEBA TU SISTEMA.

Es el turno de poner a prueba tu sistema y ¡ojo! es un momento clave porque toca replicar en real todo lo que has apuntado.

Puedes probar a hacerlo tú, pero lo ideal es que alguien ajeno a esa tarea la lleve a cabo siguiendo la receta que has creado.

El objetivo es comprobar si el sistema funciona, detectar fallos o cuestiones que no estén del todo claras y analizar cómo se puede realizar de una forma más eficiente.

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4) MEJORA Y OPTIMIZA SIEMPRE TUS PROCESOS.

Una vez que has sometido a examen tus propias recetas, es el momento de mejorar los puntos débiles, es decir, identificar aquellas tareas que están menos definidas, que resultan innecesarias, que pueden ser delegadas o que se pueden automatizar.

Y recuerda: ¡tus procesos están vivos!

A diario hacemos mil cosas que luego no recordamos anotar. Por eso mi consejo es: ten siempre abierto tu manual de procesos en el navegador para ir anotando las instrucciones de cualquier novedad de tu negocio (cómo dar de alta un nuevo producto, cómo configurar un plugin, cómo manejar una nueva herramienta…).

Porque si en un momento dado has necesitado buscar info para realizar una tarea y aprovechas para sistematizarla, ya no tendrás que hacer esa búsqueda de nuevo, ni perder tiempo, ni tener que recordar de memoria cómo lo resolviste en esa primera ocasión.

Así siempre tendrás actualizada tu propia guía de cómo estás haciendo crecer tu negocio. Fácil y a mano cada vez que la necesites 😉

Si necesitas un cable en esta maravilla de sistematizar tu negocio, te lo ponemos muy fácil en Hello Process!, un programa en el que conseguirás mi estructura completa de Manual de Procesos, un paso a paso claro de las operaciones más importantes de tu negocio y análisis de casos reales súper útiles. Y desde ahí, escalarlo o, si lo prefieres, vivirlo con más calma, te resultará infinitamente más sencillo.

Y a modo resumen, así hemos visto cómo hacer crecer tu negocio apoyándote en sistemas...

apunta!
  • Analiza en qué punto está tu negocio, si pierdes tiempo y dinero y si sientes que tu día a día es un caos, porque será la alarma que te avisa de que necesitas sistemas.
  • Detecta qué áreas son prioritarias para ti según dónde esté el punto de más dolor de tu negocio. Porque ¡ese es el primer sistema a crear!.
  • Empieza a desarrollar tus sistemas siguiendo los 4 pasos clave: elige tus herramientas, describe, prueba y optimiza.

¿Por dónde vas a empezar tú? 🙂

Laura Ruiz de Caos Cero
ey!

Soy Laura Ruiz.

Especialista en gestión de negocio digital, Controller Financiero, creadora de la metodología Caos Cero, mamá de gatos y muy freak de los sistemas diseñados para conseguir más beneficios y más calidad con menos tiempo de trabajo.

Espero que este post te haya despertado unas ganas irresistibles de sistematizarlo todo 🤩

Tu siguiente paso es hacer el test y descargar gratis mi guía "Organízate, darling! 25 ideas que poner en práctica en tu negocio para conseguir resultados top" y te pongo las pilas en dos minutos 👇🏻


¡CLARO QUE LA QUIERO!

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