¿Cuál es tu mejor truco para poner orden en tus tareas? [Heroínas Caos Cero]

Por Laura Ruiz
10 Emprendedoras digitales cuentan sus trucos para ordenar tareas
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10 Emprendedoras digitales cuentan sus trucos para ordenar tareas

Este post es un extracto del ebook Heroínas Caos Cero, en el que participan más de 50 emprendedoras digitales. Mujeres inspiradoras y valientes que te cuentan los secretos de su organización, sus obstáculos y sus victorias sacando adelante sus proyectos.

El ebook Heroínas Caos Cero será 100% gratuito. Para no perdértelo suscríbete aquí y te lo envío en cuanto el proyecto se complete.

Te confieso que cada día soy más y más fan de estas chicas.

Lo cierto es que ya lo era antes... pero cada semana las Heroínas Caos Cero me dejan más alucinada.

Hoy hablamos de los mejores trucos para poner orden en las tareas y, míralas, ¡si son todas unas pro de la organización! ?

[bctt tweet="Venga, cuéntame, ¿cuál es tu mejor truco para ordenar tareas? ? #HeroínasCaosCero" username="caoscero"]

Con este post sigue la serie Heroínas Caos Cero, en la que un grupo de emprendedoras a las que admiro mucho te cuentan sobre obstáculos, logros, y cómo consiguen organizarse en sus proyectos. Estoy convencida de que te van a inspirar y aportar trucos muy valiosos.

Si te has perdido los posts anteriores de Heroínas Caos Cero, puedes seguirlos aquí.

No nos falta motivación, talento y grandes ideas ?

¿Cuál es tu mejor truco para poner orden en tus tareas?

Yo no voy a aportar mi mejor truco para organizarme pero sí voy a decirte qué dejé de hacer a la hora de ordenar tareas...

Y es que, aunque me encantan las libretas, planners impresos, notitas y demás, un día me di cuenta del tiempo que perdía escribiendo a mano las tareas de hoy, las de mañana y las de algún día... y dejé de hacerlo.

Así. Ya está.

Y se me van los ojos detrás de esos cuadernos divinos que veo por Instagram. Pero me lo tengo terminantemente prohibido. Al menos para mi vida profesional.

Desde que veté el escribir a mano las listas de tareas uso apps y recursos digitales y, desde luego no son tan monas, pero si un proyecto se alarga o tengo que mover de día un encargo sin hacer, no es necesario volver a escribir de nuevo todo. Simplemente pincho, arrastro y ¡voilà!

Pues ya sabes mi secreto. No me odies ?

[bctt tweet="Esto es lo que NO hago para ordenar tareas...  ? #HeroínasCaosCero" username="caoscero"]

En el post de hoy me acompañan 10 Heroínas, emprendedoras de sectores muy diferentes, y traen sus mejores trucos para ayudarte a organizar todo lo que tienes pendiente.

¿O acaso pensabas que estas chicas divinas no tienen una larga lista de tareas terrenales?

[pst... no te marches sin dejarles un besazo a las Heroínas en los comentarios, ¿vale?]

Carmina Serra

Carmina Serra
Diseño gráfico, Branding y Otros asuntos...
Supermundano

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Confieso que no hace tanto tiempo que encontré el camino hacia el orden. Mis primeros años como autónoma han sido un suspenso absoluto en lo que a organización se refiere. Estaba tan preocupada por llegar a todo que organizarme era una tarea que no podía asumir aunque me la pusiera como meta imprescindible.

Siempre empezaba el día escribiendo una lista interminable de tareas, todas con la misma prioridad, sin estimar de forma realista el tiempo que me llevaría ejecutar cada tarea... una lista imposible de cumplir.

Al final del día, de esa lista había podido ejecutar por ejemplo 7 tareas de 14... imagina cuál es la sensación al darte cuenta de que no llegas a tu objetivo diario: mucha mucha frustración.

Es cierto que el diseño no es un trabajo mecánico, con el que puedes calcular un tiempo de desarrollo muy exacto, pero al menos empecé a hacer estimaciones más realistas y a no ponerme 20000 tareas en un solo día.

Este fue el primer paso hacia la organización: crear listas de tareas realizables.

Pero el gran truco llegó hace algo más de un año y he de reconocer que me llegó gracias a un empujón de Carlos, mi compi de vida y de estudio... y es que tener un informático / programador a tu lado es jugar con muuuucha ventaja en esto de la organización ;)

El caso es que descubrimos una aplicación online llamada Trello que comenzamos a manejar y que se ha vuelto imprescindible en nuestras vidas!!!

Es una herramienta de gestión de tareas que te permite poner sobre diferentes tableros todos los proyectos que llevas en marcha viendo las prioridades de cada tarea y además te permite compartir cada tablero y lista con quien tú quieras. Así en el estudio, los dos sabemos el estado de cada proyecto en tiempo real y las tareas que se van ejecutando día a día.

Prometo que los señores de Trello no me pagan pero la recomiendo "a grito pelao" por todas partes, porque creo que este tipo de herramientas son fundamentales para los que tenemos mentes dispersas.

Celia Espada

Celia Espada
Diseño y Estrategia Emocional para Emprendedoras Soñadoras
El Perro de Papel

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No me vas a creer pero... después de diseñar cien mil imprimibles, plannings, agendas... la forma más efectiva que he encontrado de organizar mis días es con el típico corcho y post-its de colores de toda la vida.

Creo que es por mi obsesión con todo lo visual, pero lo cierto es que funciona.

Durante un tiempo utilicé Evernote pero ya me he acostumbrado a clasificar las tareas por colores según el nivel de importancia y urgencia y sentarme en el ordenador, con mi corcho de tareas delante, me resulta más sencillo y rápido que revisar la agenda, ya sea física o digital.

Tengo divididas las tareas por colores con diferentes significados, para captar la importancia a un simple golpe de vista:

Rosa -> URGENTE Y PRIORITARIO (con fecha de entrega o caducidad en ese mismo día o al siguiente)

Verde -> URGENTE (con un plazo máximo de 3 días para realizarlo)

Amarillo -> IMPORTANTE (tareas pendientes pero no prioritarias, que pueden esperar máximo una semana)

Y la parte de desarrollo de nuevas ideas ya si van a la agenda y los plannings, al ser proyectos más a largo plazo.

Pienso que el secreto para planificar las tareas a corto y largo plazo es tener muy claro la prioridad y urgencia de las mismas, sentarte tranquilamente a repasar el tiempo del que dispones para el desarrollo de cada una de ellas y organizarlas cronológicamente.

Deborah Marín

Deborah Marín
Escribo para la nueva generación de Emprendedoras imperfectas pero despiertas
Oye Deb

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La productividad no ha sido un problema para mí nunca, así que no tengo agenda ni uso planificadores ni nada de nada... por no usar, ¡no uso ni despertador!

De todas formas podría distinguir dos momentos de trabajo distintos que requieren aproximaciones distintas: por un lado están las temporadas de creación y lanzamiento de un nuevo producto y por el otro está todo lo demás.

Durante el año, cuando no estamos de lanzamiento, intento ver primero si hay algo urgente que hacer (algo que tenga que estar hecho para el día siguiente por ejemplo). Si es así, lo hago, si no es así, elijo cualquiera de las tareas que haya que hacer según me apetezcan.

Intento moverme y avanzar con lo que me apetece cada día, porque he descubierto que soy mucho más lenta e ineficaz cuando me obligo a hacer ciertas cosas en ciertos momentos. A veces eso implica que hay tareas que voy dejando sin hacer durante muchos días, pero el día que me pongo las hago a conciencia porque sé que me he dado margen para buscar el momento más adecuado para ellas.

Intento trabajar en bloques también y no ir saltando de un lado a otro, no me gusta estar desconcentrada con las tareas importantes.

Las épocas de lanzamiento, como implican fechas límite y colaboración con otras personas, trato de planificarlas un poco mejor (pero tampoco hay gran diferencia).

Suelo usar mapas mentales para hacerme a la idea de forma rápida y visual de lo que tengo que hacer y lo que hacen los demás, y también uso calendarios para que no se nos olvide nada.

Pero la verdad es que no somos muy organizados ni muy militares en nuestra distribución del tiempo, vamos haciendo como podemos y como va saliendo cada día. A veces vamos sobrados y otras veces casi no llegamos, pero de momento no hemos sentido la necesidad de tener que cambiar nada, nos funciona bien así.

Justine Standaert

Justine Standaert
Coach y Emprendedora
Virtualarte

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Mi mejor truco para poner orden en mis tareas es planear de manera consciente. Y eso lo aprendí siendo mamá de 2 pequeños. Antes de tener a ellos nada tenía pie ni cabeza en mi negocio. Ahora ellos tienen un ritmo, sus horarios escolares, sus actividades. Como decidí estar con ellos en todo, me queda un tiempo MUY limitado para realizar mis tareas en mi negocio.

Y eso es una bendición.

La situación de madre emprendedora me obliga a eliminar tareas que no llevan a nada, tareas que son una perdida de tiempo, delegar tareas repetitivas y frustrantes (¡gracias asistente por hacer eso por mi!) y ya no trabajo por trabajar.

Trabajar por trabajar no se permite en esta casa.

Planear de manera consciente en corto:
- definir una meta
- escoger la mejor estrategia para llegar a la meta
- dividir la estrategia en pasos a seguir y anotar todo en mi agenda.
Esto lo hago de manera mensual o semanal (dependiendo del proyecto).

En las mañanas abro mi agenda y ahí dice lo que toca hacer ese día.
Trabajo en bloques de 30 o 60 minutos.

El hecho que tengo tan poco tiempo sin mis hijos hace que no tengo opciones: tengo que llevar a cabo la tarea dentro del lapso de tiempo correspondiente o todo se retrasa. Así que en pocas ocasiones me distraigo.

Lara Arruti

Lara Arruti
Estrategias de marketing para Emprendedores que quieren ser visibles en internet
Laumedia

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Soy bastante organizada en general, siempre he sido la que coordinaba los trabajos en grupo de la universidad, la que le recuerda a su chico que debe ir a tal sitio o la que se acuerda de los cumpleaños.

Pero desde que soy emprendedora, he cambiado, se me olvidan las cosas, se confunden los temas y hasta creo que me he vuelto un poco disléxica por escribir con prisas (xD). Tienes tantas cosas que hacer que tu día a día se vuelve todo un caos. Ojo, es un caos placentero porque haces lo que te gusta. Pero entre ese mar de ideas, clientes, tareas y demás, cualquiera se pierde.

Así que mi mejor truco para poner en orden mis tareas es sentarme cada mañana frente a mi escritorio con un café, respirar hondo y anotar las tareas que pretendo terminar cada día.

No se enciende Spotify hasta que no lo haya anotado. Lo más importante en esta parte es ser realista, y no marcarte objetivos más altos de los que puedas cumplir. Es decir, de nada sirve marcarte 10 tareas, si sabes que solo te dará tiempo a 7. Bueno, sí, sólo te ayudará a agobiarte cada vez más. Y eso no tiene buen fin. Así que lo mejor es anotar esas tareas que sí puedes realizar.

Además, eso te ayuda a acabar el día con una sonrisa y decir: ¡Me ha cundido! (Es mi “eureka” particular).

Lucía Liencres

Lucía Liencres
Profe de Yoga Dinámico y Aprendiz de yoga, Coaching y la Vida
Lucía Liencres

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¿Qué cuál es mi mejor truco para ordenar mis tareas?

La verdad es que a pesar de haber cambiado mi vida de forma radical en los últimos meses y de tener mil cosas pendientes siempre, soy súper ordenada.

Tengo mi lista de tareas pendientes que todos los días intento ir eliminando, para que sea más pequeñita.

Siempre crece pero también voy borrando ;)

Maite López

Mai López
Consultora de Marketing en redes sociales especializada en Facebook Ads
Mai López

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La verdad es que soy bastante desastre para organizarme (me vienen de perlas todos los trucos y consejos de Laura jeje) pero desde hace años utilizo varias herramientas para poner en orden todas mis tareas.

Por ejemplo, utilizo Google Calendar para apuntar todas las citas y eventos importantes y Evernote para llevar un registro de tareas pendientes.

Además, para no “procrastinar” tengo un planificador semanal en papel donde me apunto todas las tareas importantes del día que tengo que dejar hechas sí o sí.

Mi “truco” es fijar unos objetivos semanales y dividirlo en pequeñas tareas diarias para no agobiarme. Además, siempre tengo el móvil en silencio para no distraerme con llamadas y whatsapp y suelo fijar varios momentos al día para revisar el email y así no tener que estar siempre pendiente.

Marta Rosique

Marta Rosique
Hago divertido, bonito y fácil tener un Huerto en casa
Plantea

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No tengo un único truco para poner en orden mis tareas... ¡tengo todo un arsenal! Siempre he sido una persona despistada y con un punto caótico, así que pronto aprendí que si no escribía las cosas que tenía que hacer pasarían al olvido irremediablemente.

Cuando empecé con Plantea vi que llevar una agenda no era suficiente, o que algo estaba haciendo mal, porque al final del día no había podido hacer ni la mitad de las cosas que tenía planeadas, y eso me provocaba mucho estrés. Poco a poco he ido adquiriendo costumbres que me ayudan a poner en orden mis tareas e ideas. Aquí van algunas.

Desglosar las tareas grandes en mini-tareas más asequibles.
Las tareas grandes tienen un algo, un no sé qué, que hace que parezcan inabarcables e interminables, por eso cuando me enfrento a una tarea grande como “Crear nuevo curso online” o “Cambiar el aspecto de la home” las subdivido en tareas que deben ser posibles de hacer en un día. Así me resulta mucho menos costoso a nivel mental enfrentarme a ellas y, de paso, me hago una idea del tiempo real que me va a costar llevarlas a cabo.

Establecer mis tres tareas principales para cada día
Me di cuenta de que uno de los motivos por los que no terminaba lo que quería hacer era simplemente porque era demasiado, así que cada día asigno las tres tareas que no deben pasar de ese día, por ser las más urgentes o importantes. Una vez terminadas, si tengo tiempo, puedo seguir con el resto. De esta forma garantizo que lo más importante o urgente siempre se queda hecho.

Listas de ideas
No sé cuántas veces me habrá pasado que se me ocurre una idea en el metro o mientras estoy cenando y después se me olvida, muchísimas más de las que me gustaría. Así que siempre llevo una app en el móvil que me permita hacer listas por temas. En el momento que se me ocurre una idea para un post, para un producto nuevo, o para una nueva colaboración, abro la app y la apunto. Ahora mismo utilizo wunderlist y estoy encantada.

Planificadores
Soy muy fan de los planificadores mensuales para organizar tareas grandes, las que ocupan un periodo de tiempo largo. Los planificadores mensuales me permiten visualizar todo el proceso de forma global. El calendario editorial, el lanzamiento de un nuevo producto o los arreglos grandes de la web se ven de forma mucho más estructurada, con las mini-tareas repartidas en el tiempo.

Así que como ves, ¡no me basta con sólo un truco! Creo que poco a poco he encontrado ciertas pautas que me han ayudado a ser más ordenada y productiva, y de paso, me han ayudado muchísimo a reducir el estrés. Lo cierto es que si yo he aprendido a organizarme y a ser más ordenada, ¡todo el que ponga esfuerzo y voluntad puede!

Ros Megías

Ros Megías
Ayudo a mujeres 40+ a cerrar el cajón de sus sueños y abrir el de sus proyectos
#40yqué

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Siempre he sido una persona organizada, y es por eso que disfruto muchísimo la fase de planificación de cualquier proyecto.

Peeeeeero eso no quiere decir que el caos no llame a mi puerta de vez en cuando ;)

Cuando eso sucede, utilizo este sencillo esquema:

1. Defino la meta que quiero alcanzar (y no la pierdo nunca de vista).
2. Escribo los bloques de tareas que tengo que hacer para alcanzar esa meta.
3. Divido las tareas "grandes" en bloques más pequeños (para evitar el efecto: "esto no me lo quito de encima en la vida" :P
4. Decido qué tareas tienen prioridad para hacerlas a primera hora del día.
5. Actúo según el plan. Ejem...

¡Ah! Cuando estoy en modo "caos killer" (al estilo Laura) necesito silencio total. Cero ruidos. Cero distracciones.

Lo que mejor me funciona, en ese sentido, es poner orden muuuuuy temprano, cuando el resto del mundo duerme.

Tania Sanz

Tania Sanz
Emprendedora, Escritora, Nutricionista y apasionada del Deporte
Habitualmente

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Siempre he usado el mejor truco que todos conocemos y que le funciona hasta a la abuelita de mi abuelita: escribir en una agenda mis tareas.

El simple hecho de visualizar tus tareas en papel, te ayuda a priorizar de una mejor forma, porque dejan de vagar sin rumbo por tu mente.

A veces estamos en búsqueda del truco de productividad más sexy y moderno, pero al final son esas estrategias de-toda-la-vida las que nos siguen ayudando para organizarnos mejor.

Sin embargo, he modificado personalmente este truco con 2 fáciles estrategias:

- La primera es planear mis actividades de atrás hacia adelante. Es decir primero establecer cuando será mi tiempo libre (cuando dejaré de trabajar) y a partir de ahí hacia atrás ordeno mis actividades, terminando por la más importante temprano en la mañana.

Me he dado cuenta que solo así logro calcular mejor el tiempo para cada tarea, y al mismo tiempo respetar el necesario y merecido tiempo libre; de lo contrario termino por posponerlo y mis tareas solo se amontonan hasta la última hora del día.

- La segunda estrategia es marcar como realizada la tarea que apenas voy a comenzar a hacer, y no al revés.

Normalmente leemos la tarea que está planeada y en cuanto terminamos la marcamos como realizada. Pero yo me adelanto y justo antes de empezar la marco como “hecha”.

Esta sensación de “tareas terminadas” me da una dosis de energía extra para empezar y sobretodo para terminar la tarea planeada ¡sin procrastinar!. Es como si me comprometiera inconscientemente a terminarla.

Piensa en esto: si ya está marcada esa tarea como hecha, no puedes fallarte a ti misma ¿cierto?

Desde que agregué estas dos estrategias, me distraigo mucho menos y siento que le puedo exprimir más tiempo al día, porque me rinde mucho mejor.

A mí me han sorprendido alguno de los tips compartidos, cuéntame tú en los comentarios cuál vas a añadir a tu rutina diaria, ¿sí?

Venga, únete a la conversación, te espero ?

[Comparte este post para llegar a más emprendedoras apasionadas por lo que hacen, igualitas que nosotras. ¿Me haces ese favor?]

32 comentarios

    1. Gracias a ti por unirte a Heroínas Caos Cero, Maite!
      La verdad es que entre todas hemos reunido un montón de tips súper útiles, contando con colaboradoras tan pro da gusto.
      Besos ?

    1. Mil gracias a ti, Marta, por aportar tanto valor en tu colaboración, así da gusto preparar estos posts ☺
      Y si hay algo que tenéis todas en común es que estáis desarrollando unos proyectos preciosos, muy inspiradores y basados en ideas geniales.
      Besos!

  1. ¡Me ha encantado, Laura!

    Creo que todas tenemos en común el hecho de establecer prioridades y ser realistas con las tareas que se pueden realizar en el día a día... ¡sobre todo cuándo eres mamá y hay que arañar horas de dónde sea!

    Muchas gracias por esta estupenda oportunidad, todo un lujo estar rodeada de mujeres tan inspiradoras :D

    ¡Esta sección promete!

    Feliz jueves :)

    1. ay, mi chica de los papelitos de colores ?
      La mayor enseñanza que estamos sacando todas de la serie Heroínas Caos Cero es ver cómo a problemas comunes podemos aplicar mil y una soluciones imaginativas. Está siendo muy enriquecedor, mil gracias a ti por unirte y compartir tanto.
      Besos!

  2. Mujeres inspiradoras todas ellas. Gracias por darles el espacio para la palabra. Y no cualquier palabra: sino la que nos permite sentirnos identificadas y parte de una comunidad que está viva y es real, tan real como cada una de ellas. Besos

    1. Que cierto Paula, todas súper inspiradoras.
      La verdad es que la serie completa de Heroínas Caos Cero está siendo increíble, motivadora, y nos está permitiendo no solo conectar, sino plantearnos otras realidades y otras soluciones a los mismos problemas.
      De aquí van a salir muchas cosas buenas, estoy segura ☺
      Mil gracias por pasarte y comentar querida, besos.

    1. Los consejos de Tania me han parecido los más interesantes.

      Llevo tiempo experimentando, y me pasa el opuesto que a Laura: dejé las apps y volví al papel, mejorando mi productividad... Y ser más eficiente y productivo se ha vuelto aún más complejo y prioritario desde que tengo dos niños...

      No conocía los tips que cuenta Laura, así que los voy a probar...

      Gracias por compartirlos!

      1. Gracias a ti Luca, por acompañarnos y comentar.
        Yo es raro que utilice el papel para organizarme, pero lo importante es que cada uno use lo que le funciona, ya sea papel, apps, agenda...
        Un abrazo!

  3. Llevo años queriendo fijar una pauta disciplinada a mis tareas pero desde que empecé con mi negocio todo son imprevistos, urgencias y distracciones. No echo pelotas fuera, solo digo que me cuesta cumplir con las pautas que me impongo. En este post hay muy buenos consejos. Voy a ver si con alguno consigo organizarme de una vez! ?

    1. Hola Miriam!
      Los imprevistos, urgencias y distracciones hasta cierto punto son "normales", pero en tu mano está lidiar con ellos convenientemente.
      Los imprevistos son inevitables, por eso es importante establecer una rutina de trabajo diaria en la que haya un poco de margen para lo que surgirá sin esperarlo.
      Las urgencias son o bien un fallo nuestro por dejar que algo se convierta en urgencia, o bien un fallo nuestro por dejar que la urgencia de otra persona se convierta en nuestra prioridad ;)
      Y las distracciones.... son como los antojos, hay que dominarlas. Te aseguro que es una cuestión más mental que otra cosa.

      Empieza poco a poco, seguro que consigues mejoras en tu organización si pones un poquito de tu parte.
      Gracias por comentar!

  4. ¡genial el post!
    soy una loca de la organización aunque siempre acabo cambiando el calendario cada 2x3 ?
    muchos de los consejos ya los pongo en práctica (o eso intento) pero hay otros que me han sorprendido y me resultan muy interesantes... ¡Me los he apuntado para probar!

    1. Genial Ana, me alegro de que esta recopilación te vaya a ser útil :)
      Las que somos muy fans de planificar solemos pecar de sobre-organización, por lo que llega un punto que tenemos que parar de optimizar y tocar calendarios y ponernos ¡a trabajar! :D
      Gracias por pasarte y comentar!

  5. Gracias porque me habeis dado una idea de organizarme un placer ..Siempre he sido muyorganizada peroenestos momentos las circunstancias me han desorganzado un poco seguire vuestros consrjos

  6. Me siento identificada sobre todo con Justine. Soy madre y el tiempo para mis proyectos personales casi no existe. Aún así, soy capaz de hacer más cosas que antes porque aprovecho mejor ese poquito tiempo.
    Mi problema es que no soy realista al hacer mi lista de tareas, esa es mi batalla diaria. Gracias por los consejos, a ver si con ellos puedo mejorar mi organización .

    1. Hola Isabel!
      Lo de no ser realistas a la hora de planificar X número de tareas creo que nos pasa a todos. Tenemos tanto que hacer y queremos avanzar como sea, y nos hacemos planes del todo irreales :D
      Gracias por pasarte y comentar, un abrazo!

  7. Me han parecido geniales, te hacen sentir que no eres el unico en busca de "TERMINAR TAREAS" de veras que son inspiradoras, un abrazo y un aplauso enorme para todas (algunas las acabo de conocer)

  8. Muy bueno y útil el artículo. Algunas de las cosas me las anoto para ponerlas en práctica en breve... Siempre he sido muy organizada y he planificado todo muy bien con mi agenda y algún cuaderno. Pero nació Lucía hace 11 meses y me quede sin vida propia.. Me ha costado mucho volver a organizarme y aunque sigo con mi agenda y mi cuaderno de cosas pendientes ahora establezco solo 1 objetivo al mes y las tareas que debo hacer para conseguirlo. El domingo por la tarde hago mi "briefing personal conmigo misma" ( tal y como nos recomendaste) y planifico toda la semana por bloques de una hora. Dejo huecos para imprevistos y si no los hay, voy a mi lista de pendientes y adelanto trabajo.Hace tiempo me propuse hacer mi calendario editorial y la semana pasada conseguí planificar casi hasta final de año. Así en otros " huecos libres" ya puedo ir adelantando post, haciendo fotos etc... Un abrazo!

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