¿Cuál es tu mejor truco para poner orden en tus tareas? [Heroínas Caos Cero]
Por Laura Ruiz
Este post es un extracto del ebook Heroínas Caos Cero, en el que participan más de 50 emprendedoras digitales. Mujeres inspiradoras y valientes que te cuentan los secretos de su organización, sus obstáculos y sus victorias sacando adelante sus proyectos.
El ebook Heroínas Caos Cero será 100% gratuito. Para no perdértelo suscríbete aquí y te lo envío en cuanto el proyecto se complete.
Te confieso que cada día soy más y más fan de estas chicas.
Lo cierto es que ya lo era antes... pero cada semana las Heroínas Caos Cero me dejan más alucinada.
Hoy hablamos de los mejores trucos para poner orden en las tareas y, míralas, ¡si son todas unas pro de la organización!
Venga, cuéntame, ¿cuál es tu mejor truco para ordenar tareas? #HeroínasCaosCero
Con este post sigue la serie Heroínas Caos Cero, en la que un grupo de emprendedoras a las que admiro mucho te cuentan sobre obstáculos, logros, y cómo consiguen organizarse en sus proyectos. Estoy convencida de que te van a inspirar y aportar trucos muy valiosos.
Si te has perdido los posts anteriores de Heroínas Caos Cero, puedes seguirlos aquí.
No nos falta motivación, talento y grandes ideas
¿Cuál es tu mejor truco para poner orden en tus tareas?
Yo no voy a aportar mi mejor truco para organizarme pero sí voy a decirte qué dejé de hacer a la hora de ordenar tareas...
Y es que, aunque me encantan las libretas, planners impresos, notitas y demás, un día me di cuenta del tiempo que perdía escribiendo a mano las tareas de hoy, las de mañana y las de algún día... y dejé de hacerlo.
Así. Ya está.
Y se me van los ojos detrás de esos cuadernos divinos que veo por Instagram. Pero me lo tengo terminantemente prohibido. Al menos para mi vida profesional.
Desde que veté el escribir a mano las listas de tareas uso apps y recursos digitales y, desde luego no son tan monas, pero si un proyecto se alarga o tengo que mover de día un encargo sin hacer, no es necesario volver a escribir de nuevo todo. Simplemente pincho, arrastro y ¡voilà!
Pues ya sabes mi secreto. No me odies
Esto es lo que NO hago para ordenar tareas... #HeroínasCaosCero
En el post de hoy me acompañan 10 Heroínas, emprendedoras de sectores muy diferentes, y traen sus mejores trucos para ayudarte a organizar todo lo que tienes pendiente.
¿O acaso pensabas que estas chicas divinas no tienen una larga lista de tareas terrenales?
[pst... no te marches sin dejarles un besazo a las Heroínas en los comentarios, ¿vale?]
Carmina Serra Diseño gráfico, Branding y Otros asuntos... Supermundano
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Confieso que no hace tanto tiempo que encontré el camino hacia el orden. Mis primeros años como autónoma han sido un suspenso absoluto en lo que a organización se refiere. Estaba tan preocupada por llegar a todo que organizarme era una tarea que no podía asumir aunque me la pusiera como meta imprescindible.
Siempre empezaba el día escribiendo una lista interminable de tareas, todas con la misma prioridad, sin estimar de forma realista el tiempo que me llevaría ejecutar cada tarea... una lista imposible de cumplir.
Al final del día, de esa lista había podido ejecutar por ejemplo 7 tareas de 14... imagina cuál es la sensación al darte cuenta de que no llegas a tu objetivo diario: mucha mucha frustración.
Es cierto que el diseño no es un trabajo mecánico, con el que puedes calcular un tiempo de desarrollo muy exacto, pero al menos empecé a hacer estimaciones más realistas y a no ponerme 20000 tareas en un solo día.
Este fue el primer paso hacia la organización: crear listas de tareas realizables.
Pero el gran truco llegó hace algo más de un año y he de reconocer que me llegó gracias a un empujón de Carlos, mi compi de vida y de estudio... y es que tener un informático / programador a tu lado es jugar con muuuucha ventaja en esto de la organización ;)
El caso es que descubrimos una aplicación online llamada Trello que comenzamos a manejar y que se ha vuelto imprescindible en nuestras vidas!!!
Es una herramienta de gestión de tareas que te permite poner sobre diferentes tableros todos los proyectos que llevas en marcha viendo las prioridades de cada tarea y además te permite compartir cada tablero y lista con quien tú quieras. Así en el estudio, los dos sabemos el estado de cada proyecto en tiempo real y las tareas que se van ejecutando día a día.
Prometo que los señores de Trello no me pagan pero la recomiendo "a grito pelao" por todas partes, porque creo que este tipo de herramientas son fundamentales para los que tenemos mentes dispersas.
Celia Espada Diseño y Estrategia Emocional para Emprendedoras Soñadoras El Perro de Papel
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No me vas a creer pero... después de diseñar cien mil imprimibles, plannings, agendas... la forma más efectiva que he encontrado de organizar mis días es con el típico corcho y post-its de colores de toda la vida.
Creo que es por mi obsesión con todo lo visual, pero lo cierto es que funciona.
Durante un tiempo utilicé Evernote pero ya me he acostumbrado a clasificar las tareas por colores según el nivel de importancia y urgencia y sentarme en el ordenador, con mi corcho de tareas delante, me resulta más sencillo y rápido que revisar la agenda, ya sea física o digital.
Tengo divididas las tareas por colores con diferentes significados, para captar la importancia a un simple golpe de vista:
Rosa -> URGENTE Y PRIORITARIO (con fecha de entrega o caducidad en ese mismo día o al siguiente)
Verde -> URGENTE (con un plazo máximo de 3 días para realizarlo)
Amarillo -> IMPORTANTE (tareas pendientes pero no prioritarias, que pueden esperar máximo una semana)
Y la parte de desarrollo de nuevas ideas ya si van a la agenda y los plannings, al ser proyectos más a largo plazo.
Pienso que el secreto para planificar las tareas a corto y largo plazo es tener muy claro la prioridad y urgencia de las mismas, sentarte tranquilamente a repasar el tiempo del que dispones para el desarrollo de cada una de ellas y organizarlas cronológicamente.
Deborah Marín Escribo para la nueva generación de Emprendedoras imperfectas pero despiertas Oye Deb
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La productividad no ha sido un problema para mí nunca, así que no tengo agenda ni uso planificadores ni nada de nada... por no usar, ¡no uso ni despertador!
De todas formas podría distinguir dos momentos de trabajo distintos que requieren aproximaciones distintas: por un lado están las temporadas de creación y lanzamiento de un nuevo producto y por el otro está todo lo demás.
Durante el año, cuando no estamos de lanzamiento, intento ver primero si hay algo urgente que hacer (algo que tenga que estar hecho para el día siguiente por ejemplo). Si es así, lo hago, si no es así, elijo cualquiera de las tareas que haya que hacer según me apetezcan.
Intento moverme y avanzar con lo que me apetece cada día, porque he descubierto que soy mucho más lenta e ineficaz cuando me obligo a hacer ciertas cosas en ciertos momentos. A veces eso implica que hay tareas que voy dejando sin hacer durante muchos días, pero el día que me pongo las hago a conciencia porque sé que me he dado margen para buscar el momento más adecuado para ellas.
Intento trabajar en bloques también y no ir saltando de un lado a otro, no me gusta estar desconcentrada con las tareas importantes.
Las épocas de lanzamiento, como implican fechas límite y colaboración con otras personas, trato de planificarlas un poco mejor (pero tampoco hay gran diferencia).
Suelo usar mapas mentales para hacerme a la idea de forma rápida y visual de lo que tengo que hacer y lo que hacen los demás, y también uso calendarios para que no se nos olvide nada.
Pero la verdad es que no somos muy organizados ni muy militares en nuestra distribución del tiempo, vamos haciendo como podemos y como va saliendo cada día. A veces vamos sobrados y otras veces casi no llegamos, pero de momento no hemos sentido la necesidad de tener que cambiar nada, nos funciona bien así.
Justine Standaert Coach y Emprendedora Virtualarte
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Mi mejor truco para poner orden en mis tareas es planear de manera consciente. Y eso lo aprendí siendo mamá de 2 pequeños. Antes de tener a ellos nada tenía pie ni cabeza en mi negocio. Ahora ellos tienen un ritmo, sus horarios escolares, sus actividades. Como decidí estar con ellos en todo, me queda un tiempo MUY limitado para realizar mis tareas en mi negocio.
Y eso es una bendición.
La situación de madre emprendedora me obliga a eliminar tareas que no llevan a nada, tareas que son una perdida de tiempo, delegar tareas repetitivas y frustrantes (¡gracias asistente por hacer eso por mi!) y ya no trabajo por trabajar.
Trabajar por trabajar no se permite en esta casa.
Planear de manera consciente en corto: - definir una meta - escoger la mejor estrategia para llegar a la meta - dividir la estrategia en pasos a seguir y anotar todo en mi agenda. Esto lo hago de manera mensual o semanal (dependiendo del proyecto).
En las mañanas abro mi agenda y ahí dice lo que toca hacer ese día. Trabajo en bloques de 30 o 60 minutos.
El hecho que tengo tan poco tiempo sin mis hijos hace que no tengo opciones: tengo que llevar a cabo la tarea dentro del lapso de tiempo correspondiente o todo se retrasa. Así que en pocas ocasiones me distraigo.
Lara Arruti Estrategias de marketing para Emprendedores que quieren ser visibles en internet Laumedia
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Soy bastante organizada en general, siempre he sido la que coordinaba los trabajos en grupo de la universidad, la que le recuerda a su chico que debe ir a tal sitio o la que se acuerda de los cumpleaños.
Pero desde que soy emprendedora, he cambiado, se me olvidan las cosas, se confunden los temas y hasta creo que me he vuelto un poco disléxica por escribir con prisas (xD). Tienes tantas cosas que hacer que tu día a día se vuelve todo un caos. Ojo, es un caos placentero porque haces lo que te gusta. Pero entre ese mar de ideas, clientes, tareas y demás, cualquiera se pierde.
Así que mi mejor truco para poner en orden mis tareas es sentarme cada mañana frente a mi escritorio con un café, respirar hondo y anotar las tareas que pretendo terminar cada día.
No se enciende Spotify hasta que no lo haya anotado. Lo más importante en esta parte es ser realista, y no marcarte objetivos más altos de los que puedas cumplir. Es decir, de nada sirve marcarte 10 tareas, si sabes que solo te dará tiempo a 7. Bueno, sí, sólo te ayudará a agobiarte cada vez más. Y eso no tiene buen fin. Así que lo mejor es anotar esas tareas que sí puedes realizar.
Además, eso te ayuda a acabar el día con una sonrisa y decir: ¡Me ha cundido! (Es mi "eureka" particular).
Lucía Liencres Profe de Yoga Dinámico y Aprendiz de yoga, Coaching y la Vida Lucía Liencres
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¿Qué cuál es mi mejor truco para ordenar mis tareas?
La verdad es que a pesar de haber cambiado mi vida de forma radical en los últimos meses y de tener mil cosas pendientes siempre, soy súper ordenada.
Tengo mi lista de tareas pendientes que todos los días intento ir eliminando, para que sea más pequeñita.
Siempre crece pero también voy borrando ;)
Mai López Consultora de Marketing en redes sociales especializada en Facebook Ads Mai López
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La verdad es que soy bastante desastre para organizarme (me vienen de perlas todos los trucos y consejos de Laura jeje) pero desde hace años utilizo varias herramientas para poner en orden todas mis tareas.
Por ejemplo, utilizo Google Calendar para apuntar todas las citas y eventos importantes y Evernote para llevar un registro de tareas pendientes.
Además, para no "procrastinar" tengo un planificador semanal en papel donde me apunto todas las tareas importantes del día que tengo que dejar hechas sí o sí.
Mi "truco" es fijar unos objetivos semanales y dividirlo en pequeñas tareas diarias para no agobiarme. Además, siempre tengo el móvil en silencio para no distraerme con llamadas y whatsapp y suelo fijar varios momentos al día para revisar el email y así no tener que estar siempre pendiente.
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Marta Rosique Hago divertido, bonito y fácil tener un Huerto en casa Plantea
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No tengo un único truco para poner en orden mis tareas... ¡tengo todo un arsenal! Siempre he sido una persona despistada y con un punto caótico, así que pronto aprendí que si no escribía las cosas que tenía que hacer pasarían al olvido irremediablemente.
Cuando empecé con Plantea vi que llevar una agenda no era suficiente, o que algo estaba haciendo mal, porque al final del día no había podido hacer ni la mitad de las cosas que tenía planeadas, y eso me provocaba mucho estrés. Poco a poco he ido adquiriendo costumbres que me ayudan a poner en orden mis tareas e ideas. Aquí van algunas.
Desglosar las tareas grandes en mini-tareas más asequibles. Las tareas grandes tienen un algo, un no sé qué, que hace que parezcan inabarcables e interminables, por eso cuando me enfrento a una tarea grande como "Crear nuevo curso online" o "Cambiar el aspecto de la home" las subdivido en tareas que deben ser posibles de hacer en un día. Así me resulta mucho menos costoso a nivel mental enfrentarme a ellas y, de paso, me hago una idea del tiempo real que me va a costar llevarlas a cabo.
Establecer mis tres tareas principales para cada día Me di cuenta de que uno de los motivos por los que no terminaba lo que quería hacer era simplemente porque era demasiado, así que cada día asigno las tres tareas que no deben pasar de ese día, por ser las más urgentes o importantes. Una vez terminadas, si tengo tiempo, puedo seguir con el resto. De esta forma garantizo que lo más importante o urgente siempre se queda hecho.
Listas de ideas No sé cuántas veces me habrá pasado que se me ocurre una idea en el metro o mientras estoy cenando y después se me olvida, muchísimas más de las que me gustaría. Así que siempre llevo una app en el móvil que me permita hacer listas por temas. En el momento que se me ocurre una idea para un post, para un producto nuevo, o para una nueva colaboración, abro la app y la apunto. Ahora mismo utilizo wunderlist y estoy encantada.
Planificadores Soy muy fan de los planificadores mensuales para organizar tareas grandes, las que ocupan un periodo de tiempo largo. Los planificadores mensuales me permiten visualizar todo el proceso de forma global. El calendario editorial, el lanzamiento de un nuevo producto o los arreglos grandes de la web se ven de forma mucho más estructurada, con las mini-tareas repartidas en el tiempo.
Así que como ves, ¡no me basta con sólo un truco! Creo que poco a poco he encontrado ciertas pautas que me han ayudado a ser más ordenada y productiva, y de paso, me han ayudado muchísimo a reducir el estrés. Lo cierto es que si yo he aprendido a organizarme y a ser más ordenada, ¡todo el que ponga esfuerzo y voluntad puede!
Ros Megías Ayudo a mujeres 40+ a cerrar el cajón de sus sueños y abrir el de sus proyectos #40yqué
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Siempre he sido una persona organizada, y es por eso que disfruto muchísimo la fase de planificación de cualquier proyecto.
Peeeeeero eso no quiere decir que el caos no llame a mi puerta de vez en cuando ;)
Cuando eso sucede, utilizo este sencillo esquema:
Defino la meta que quiero alcanzar (y no la pierdo nunca de vista). 2. Escribo los bloques de tareas que tengo que hacer para alcanzar esa meta. 3. Divido las tareas "grandes" en bloques más pequeños (para evitar el efecto: "esto no me lo quito de encima en la vida" :P 4. Decido qué tareas tienen prioridad para hacerlas a primera hora del día. 5. Actúo según el plan. Ejem...
¡Ah! Cuando estoy en modo "caos killer" (al estilo Laura) necesito silencio total. Cero ruidos. Cero distracciones.
Lo que mejor me funciona, en ese sentido, es poner orden muuuuuy temprano, cuando el resto del mundo duerme.
Tania Sanz Emprendedora, Escritora, Nutricionista y apasionada del Deporte Habitualmente
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Siempre he usado el mejor truco que todos conocemos y que le funciona hasta a la abuelita de mi abuelita: escribir en una agenda mis tareas.
El simple hecho de visualizar tus tareas en papel, te ayuda a priorizar de una mejor forma, porque dejan de vagar sin rumbo por tu mente.
A veces estamos en búsqueda del truco de productividad más sexy y moderno, pero al final son esas estrategias de-toda-la-vida las que nos siguen ayudando para organizarnos mejor.
Sin embargo, he modificado personalmente este truco con 2 fáciles estrategias:
- La primera es planear mis actividades de atrás hacia adelante. Es decir primero establecer cuando será mi tiempo libre (cuando dejaré de trabajar) y a partir de ahí hacia atrás ordeno mis actividades, terminando por la más importante temprano en la mañana.
Me he dado cuenta que solo así logro calcular mejor el tiempo para cada tarea, y al mismo tiempo respetar el necesario y merecido tiempo libre; de lo contrario termino por posponerlo y mis tareas solo se amontonan hasta la última hora del día.
- La segunda estrategia es marcar como realizada la tarea que apenas voy a comenzar a hacer, y no al revés.
Normalmente leemos la tarea que está planeada y en cuanto terminamos la marcamos como realizada. Pero yo me adelanto y justo antes de empezar la marco como "hecha".
Esta sensación de "tareas terminadas" me da una dosis de energía extra para empezar y sobretodo para terminar la tarea planeada ¡sin procrastinar!. Es como si me comprometiera inconscientemente a terminarla.
Piensa en esto: si ya está marcada esa tarea como hecha, no puedes fallarte a ti misma ¿cierto?
Desde que agregué estas dos estrategias, me distraigo mucho menos y siento que le puedo exprimir más tiempo al día, porque me rinde mucho mejor.
A mí me han sorprendido alguno de los tips compartidos, cuéntame tú en los comentarios cuál vas a añadir a tu rutina diaria, ¿sí?
Venga, únete a la conversación, te espero
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