Qué priorizar en tu negocio cuando todo parece urgente

Por Laura Ruiz

Pongamos que estamos hablando de una diseñadora de marca, un lunes cualquiera a las 9:05. (Es un caso inspirado en mis clientes, pero seguro que le pones cara)

Abre su lista de tareas pendientes y le salta a los ojos esto:

Un cliente espera su propuesta desde el jueves.
Otro proyecto se entrega el viernes.
Hay una factura sin cobrar.
La publicación en LinkedIn de la semana está a medias.
Cada propuesta la empieza de cero, y lleva meses diciéndose que tiene que hacer una plantilla.
La web se ve anticuada y quiere rehacerla desde hace dos años.
Anoche, a las once, se le ocurrió que podría crear un curso.

Todo parece urgente. Todo marcado con el mismo rotulador rojo.

Si has sentido una punzadita en el estómago al leer la escena, sigue. Porque el problema de esta profesional es que ha metido en la misma lista cosas de naturaleza distinta, y tal vez a ti te esté pasando lo mismo.

Tu lista no es una lista, son tres.

Casi nunca es verdad que todo sea urgente. Lo que ocurre es que conviven tres tipos de cosas con reglas distintas, y al tratarlas igual se pisan por llegar la primera.

Lo que ya has prometido. Propuestas, entregas, respuestas, cobros. Hay alguien esperando y casi siempre una fecha. Aquí no se decide si se hace. Se hace, o se avisa a tiempo de que se retrasa, que eso también es cumplir.
Lo que sostiene el negocio. Arreglar el proceso que te roba una hora cada semana, dejar lista una plantilla, mantener visible tu trabajo. Nadie te lo reclama hoy, y por eso se aplaza. Pero decide si dentro de tres meses sigues apagando fuegos. Se agenda y se protege como una cita con quien te contrata.
Lo nuevo. Ideas, cursos, nuevos servicios, rediseños. Es lo más divertido y lo que más te distrae. Casi nunca es urgente. Entra de uno en uno, y solo cuando lo demás respira.

Vuelve a la diseñadora.

La propuesta, la entrega y la factura son lo prometido. La publicación de LinkedIn y la plantilla de propuestas sostienen el negocio. La web y el curso son lo nuevo.

Las siete cosas siguen ahí, pero ya no compiten entre ellas. Tres tienen nombre y fecha, dos piden un hueco en la agenda y otras dos pueden aparcarse sin que pase nada.

Cómo saber si algo es urgente de verdad.

Para lo que ya has prometido, tres preguntas bastan.

Si te suena la matriz de Eisenhower, la idea es parecida: separar lo urgente de lo importante. La diferencia es que aquí no puntúas cada cosa suelta. Primero decides de qué tipo es, y a cada tipo le aplicas su regla. Con lo prometido ya sabes el orden, que es por fecha y por quién espera.

El lío está en los otros dos grupos. Ahí no hay fechas que te digan qué va primero, y es donde la gente se queda mirando la lista sin hacer nada. La salida pasa por tener una prioridad.

Prioridad, objetivo y proyecto, en ese orden.

Una prioridad no es "todo lo importante". Es la parte del negocio que, si mejora, hace más fácil el resto.

Con ella eliges un objetivo: una frase con resultado y plazo, para las próximas semanas. No vale "mejorar mis propuestas". Vale "enviar cada propuesta en menos de una hora durante las próximas tres semanas".

Y para llegar al objetivo hay varios caminos, que son los proyectos.

Es como ir a Cádiz. Se puede ir en bici, en avión o parando en cada pueblo de la costa, y los tres llegan. Lo que no llega nunca es salir en bici, cambiar al avión a mitad de camino y acabar en una gasolinera de la A-4 jurando que ibas a Cádiz.

Volvamos al ejemplo.

La prioridad de la diseñadora es que cada propuesta le lleva una tarde, así que envía menos de las que podría. Su objetivo es el de antes, una hora por propuesta en tres semanas. Estos son los caminos que se le ocurren:

Una plantilla de propuesta con bloques que se reutilizan.
Un formulario de briefing, para no ir y venir con preguntas.
Tres paquetes cerrados en lugar de presupuestos a medida.
Rehacer la web para que lleguen clientes más filtrados.

Los apunta todos y elige uno, el que la lleve antes al objetivo. Aquí gana la plantilla, porque se monta en una tarde y se nota desde la siguiente propuesta. La web también serviría, pero da fruto dentro de meses y el objetivo es tres semanas. Los otros tres no se tiran, se guardan en una lista de "después".

Eso que ha elegido es un micro-sistema: una forma de hacer algo, escrita una vez para no reinventarla cuando la vuelva a necesitar. Si tu segundo grupo es largo y no sabes qué mejora montar primero, "El radar de micro-sistemas" puntúa tu lista por ti y te da el top 3. Es gratis: te lo envío por email cuando te suscribes, en Notion y en versión Google.

Quiero el radar para elegir mi mejora >

Lo difícil es oír a tu propio negocio.

Elegir entre varios caminos es fácil cuando ya sabes cuál es tu prioridad. Llegar a ella es lo que se atasca, y es lo que más veo en quien ha pasado por mis formaciones y mi consultoría.

Casi nunca falta información. Sobra ruido.

Lo que hace otra persona en redes, el curso del momento, el consejo de quien jamás ha tenido tu negocio. Con tanto volumen cuesta saber qué te duele a ti, con nombre y apellido, y no lo que parece que debería dolerte.

Para bajar el volumen, contesta sin pensarlo demasiado:

Lo que se repita en varias respuestas es tu candidata. Si no se repite nada, toca mirar el negocio con más calma antes de decidir, y eso también es un resultado.

Un matiz que conviene tener presente es que no siempre toca empujar. Hay semanas en que la prioridad es consolidar lo que ya tienes, o recuperarte después de un lanzamiento, y es una prioridad perfectamente válida. Una cosa es elegirlo a conciencia y otra rellenar la semana de tareas que no mueven nada, para sentir que avanzas. Lo segundo es ruido engañoso.

Tu misión esta semana.

Media hora la primera vez, y diez minutos cada lunes después.

Vuelca en una lista todo lo que tienes en la cabeza, sin filtrar.
Sepárala en tres grupos: lo prometido, lo que sostiene el negocio y lo nuevo.
Pasa lo prometido por las tres preguntas y colócalo por fecha.
Escribe tu prioridad en una frase y su objetivo, con plazo.
Apunta los caminos posibles, elige uno y manda el resto a la lista de "después".

Cuando separas la lista en tres, casi todo deja de gritar.

Sacar la lista de tu cabeza y ponerle reglas es el primer paso para que tu negocio no se pare cuando tú te paras.

Si quieres seguir tirando del hilo:

Y para ayudarte con el segundo grupo, te envío "El radar de micro-sistemas" gratis cuando te suscribes a mi newsletter, una plantilla de Notion con la que puntuar tus mejoras y quedarte con las que merecen tu tiempo.

Además, cada semana te escribo con ideas para que tu negocio dependa menos de tu memoria y de tus ganas. Nos vemos en el email 👇🏻

Foto de portada: Kelly Sikkema en Unsplash. Licencia de Unsplash, uso libre.