Mis armas más poderosas para cumplir objetivos y no perder el tiempo

Por Laura Ruiz
3 hábitos potentes para cumplir objetivos
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3 hábitos potentes para cumplir objetivos

 

Estos días he reflexionado sobre algo curioso que me pasa a veces. Dime si tú tienes la misma sensación.

Hay semanas que avanzo mucho en mis objetivos y tareas pendientes y sin embargo otras se pasan volando, con la sensación de no haber hecho "nada". Como una semana en blanco, tan inútil como un error.

¿Y por qué? ¿qué hago diferente? si yo soy la misma y tengo igual motivación.

Me niego a asumirlo sin más. No puede ser que un puñado de días de cada mes no me sirvan para nada. Así que aquí está el resultado de mis reflexiones, te agradeceré un montón si al final del post me dices si tú tienes otros recursos para conseguir implementar, para avanzar, para "hacer". ¿Sí?

Mis armas más poderosas para cumplir objetivos y no perder el tiempo

A veces vamos con tanta prisa, montañas de cosas por hacer y cansancio, que funcionamos casi en piloto automático. Y esto es lo que te impide identificar los aciertos y errores.

Si no actúas de forma consciente, si no pones el foco en lo que estás haciendo y de qué forma, difícilmente podrás potenciar lo que haces bien y evitar lo que no.

Y es que precisamente me he dado cuenta de que mis mejores armas tienen en común el hecho de hacer una tarea con toda mi atención puesta en ella.

Te lo cuento con más detalle.

[bctt tweet="Mis 3 súper armas para cumplir objetivos y no perder el tiempo. Mano de santo, oye 🙌🏻" username="caoscero"]

Fija una cita semanal con la persona más importante de tu negocio

No te voy a dar la charla. Así que brevemente: contigo. La persona más importante de toooodo tu proyecto eres ¡tú!

Coge tu calendario y marca una hora fija cada semana. Y no te lo saltes a menos que ocurra una catástrofe nuclear.

Yo me reúno conmigo misma los viernes por la tarde, y ya he podido comprobar que las semanas que no lo hago voy mucho más despistada, no tengo claras las tareas más importantes en las que avanzar y tengo la sensación de no estar cumpliendo mis propósitos.

¿Qué debes tratar en ese meeting?

  • Un repaso rápido a lo que has hecho durante la semana.
    ¿Has terminado todas las tareas que te propusiste? ¿Ha ido todo bien? ¿Te asignaste demasiado trabajo en la reunión anterior?
    Esta revisión será genial para aprender a estimar el volumen de tareas que eres capaz de avanzar en una semana, pero también te hará mucho bien repasar lo acabado y sentirte orgulloso por completar y avanzar.
  • Tus objetivos para la próxima semana.
    Y este punto, sin duda, es el más importante. Porque si comienzas un lunes sin tener claro cuál es la tarea más importante para ti, terminarás perdiendo el tiempo o atendiendo las prioridades de otros - y por "otros" entiéndase a jefes, clientes, compañeros, amigos...
  • Concreta. Concreta. Concreta.
    Coge esos objetivos que has puesto ahí arriba ↑ y desmenúzalos en pequeñas acciones. Yo uso Trello para esto, es una herramienta perfecta para detallar el trabajo semanal. Cada proyecto lo divido en pequeñas piezas que pueda hacer en menos de una hora, y cada una de esas piezas se convierte en una tarjeta en Trello.
    De esta forma me resulta mucho más fácil trabajar y, casi sin darme cuenta, una tarea gorda me la quito de en medio hecha trocitos.

Las siguientes dos tareas no son las más importantes para tu reunión semanal, pero si tienes tiempo te recomiendo hacerlas también. Te ayudarán a completar el círculo "proyecto nuevo > proyecto en curso > proyecto terminado".

  • Cerrar temas completados.
    Limpia por completo el rastro de un proyecto que ya está acabado. Tu salud mental te lo va a agradecer. ¿Ideas?:
    > Archiva convenientemente los documentos digitales o físicos de un proyecto
    > Escribe un email de agradecimiento a las personas que han colaborado o ayudado
    > Envía a tu cliente el resultado del trabajo, archivos, muestras o cualquier otra cosa que pueda necesitar y que a ti no te beneficie tener dando vueltas a tu alrededor
    > Otras tareas menores como hacer y enviar tu factura o pedir un testimonio a tu cliente
  • Abrir los nuevos temas de la próxima semana.
    Seguro que hay un montón de pequeñas micro-tareas que puedes dejar lanzadas para meterte de lleno la próxima semana en tus nuevos objetivos. Por ejemplo:
    > Encargar materiales que vayas a necesitar
    > Pedir un presupuesto
    > Dejar listo el proceso con el que acostumbres a trabajar (abrir ficha de cliente, crear carpeta de archivos, enviar un cuestionario de inicio...)
    > Preparar las fuentes de referencia donde necesites investigar para desarrollar una tarea

Estas reuniones periódicas contigo mismo te van a ayudar a tener una visión completa de tu proyecto, a enfocarte en lo realmente importante y a aprender tus propios procesos de trabajo.

Si nunca antes has hecho una revisión profunda a tu proyecto, que sepas que es otra tarea perfecta para hacer en estas reuniones contigo mismo. Te ayudará muchísimo el libro de trabajo “La Revisión Anual Estratégica. 100 preguntas que hacer a tu negocio” que encontrarás aquí dentro ;)

 

Trabaja en bloques de tiempo

A mí este hábito me salva la vida a diario (ouch ¡qué exagerada soy!).

Si, como yo, estás inmerso en proyectos diferentes con mil cosas por hacer en cada uno de ellos, te vendrá genial empezar a dividir el día de este modo.

¿Cómo lo hago yo?

He dividido mi horario en franjas que asigno a cada proyecto, sin olvidarme de reservar también espacio para mí. Así mi trabajo en objetivos tiene su espacio de tiempo, Caos Cero tiene el suyo y mi trabajo con otros clientes también tiene su franja diaria asignada. Y de esta forma:

  • Mientras estoy en el bloque de tiempo asignado a un proyecto lo demás no existe. Repito: lo demás no existe. Tener la atención dividida es lo peor que puedo hacer porque nada sale beneficiado.
  • Saber que tengo un tiempo concreto para dedicar a algo, y que pasado ese tiempo cortaré por hoy, me obliga a priorizar y decidir con rapidez. En la lista de tareas que hice durante la reunión semanal cada tarjeta de mi Trello ocupa un orden según su importancia, y no paso a la siguiente tarea hasta que no he completado lo más importante.

Descansa y mímate

Porque no somos una máquina ni queremos serlo.

Mejorar la forma en que trabajas tiene el único objetivo de beneficiarte a ti. Más tiempo libre para ti. Más salud. Disfrutar de lo que te gusta.
Porque yo no quiero que me den la medalla al mérito en el trabajo y estoy segura que tú tampoco. La productividad en sí misma no tiene ningún sentido si no tienes un "porqué".

Y la respuesta siempre vas a ser tú.

Descansa entre bloque y bloque de trabajo. Levántate del ordenador, deja de mirar una pantalla. Asómate a la ventana y respira.

Por muy contradictorio que parezca, desconectar por completo, cuidarte y disfrutar de tiempo libre de calidad influye muy positivamente en tu creatividad, tu rendimiento y tu inteligencia.

En otro post te contaré cómo distribuyo cada bloque de tiempo de trabajo, dividiéndolo en Pomodoros que customizo a mi estilo ;)

Y si quieres añadir a tu día a día algún buen hábito saludable, échale un buen vistazo a este post de Marcos Vázquez en LifestyleAlCuadrado y seguro que apuntas varias buenas ideas.

En resumen...

Después de tantos años trabajando conmigo misma como única compañía sé cómo funciono mejor y cuáles son mis armas para cumplir objetivos y no perder el tiempo: mi reunión semanal para planificar, trabajar en bloques horarios y desconectar varias veces al día.

¿Cuáles son tus trucos? Cuéntame en los comentarios, ¿sí? :)

[Y si crees que este post es interesante y puede ayudar a más emprendedores digitales, te agradeceré mucho si lo compartes en redes sociales. Mil gracias!]

32 comentarios

  1. ¡Hola Laura!

    Ayer hice la cita conmigo misma, siguiendo tus consejos y ha sido realmente productivo. Afronto la semana mucho más positiva de lo que estaba el viernes. Geniales ideas, ¡mil gracias por compartirlas!

    1. Me alegro de que te sea de utilidad, Maca, si lo sigues como norma verás como dejas de tener acumulación de tareas sin más y todo cobra un sentido.
      Gracias por comentar, un abrazo!

  2. Hola Laura,

    Genial el artículo de hoy.

    Llevo varias semanas siguiendote y por supuesto suscrita a tu newsletter y quería lo primero felicitarte por el blog y los estupendos contenidos. ¡Me encanta tu estilo y tono en el que te comunicas! ?

    Me considero una friki de la productividad. Y me encanta ayudar a utilizar el tiempo de manera eficiente y eficaz a otros profesionales.

    Yo también planifico mis tareas de la semana los viernes por la tarde. Y me marco tres objetivos para cumplir en mi semana. Sigo a raja tabla la regla de 3 X 3. He creado mi método para ser más productivo trabajando de manera sencilla la organización y planificación. "Lidera tu productividad personal siendo más eficaz".

    También trabajo por bloques de tiempo. He adaptado la técnica Pomodoro a mis circunstancias y estilo de trabajo. Si no fuera así, mi trabajo de secretaria virtual, sería un caos.?

    Para cumplir y llegar a todo en tu día a día, es fundamental la disciplina y tener muy buenos hábitos.

    Trabajo desde casa y tengo dos mozos de 16 y 11 años. Imagina que aventura. ?

    Pero si algo tengo claro es que una de mis prioridades, es mi bienestar y para desconectar me doy largas caminatas y buenas sesiones de spinning en el gym.

    Laura, es un placer leerte. Una buena amiga en común, Ana Sastre me habló hace poco, cuando nos vimos en Madrid, maravillas de ti. Y desde luego razón no la faltaba.

    Un fuerte abrazo, siempre que pueda, por aquí estaré. ☺

    1. Hola Yolanda, me alegra mucho verte por aquí ?

      Las que somos freaks de la organización siempre de una u otra forma encontramos el sistema para que las cosas a nuestro alrededor funcionen mejor. Lo llevamos en los genes.
      Yo también te leo a ti y sin duda tenemos mucho en común, cualquier día de estos organizamos un akelarre de chicas productivas, a ver qué sale de ahí ;)

      Somos muy afortunadas de tener a Ana como amiga, yo no creo que me merezca la buena publi que me hace ?
      Un fuerte abrazo Yolanda, mil gracias por acompañarme.
      Laura

  3. Genial post, Laura, como siempre!
    A mí me encanta especialmente el último punto, y es algo que no dejo de recordar a mi tribu (y a mí misma, que muchas veces se nos olvida).
    En cuanto a técnicas de productividad, llevo meses combinando Pomodoros y un Scrum customizado, y lo he notado muchísimo en mi productividad, especialmente en esas tareas más monótonas que siempre acabas dejando "para mañana". Y Trello también es una herramienta muy útil para mí.
    Muchos abrazos, guapa!

    1. uy... esas tareas que escurrimos para mañana ¡qué peligro! ?
      A mí me gusta tanto organizarme que corro el riesgo de perder demasiado tiempo enfrascada en el sistema y no avanzando con las tareas. Por eso mismo procuro llevarlo todo de forma muy simple, con herramientas sencillas, y no dejarme llevar por el placer de ordenar sin más. [que freak sueno pordios!!!]

      Mil gracias por pasar por aquí, tesoro, deseando estoy de tener tu libro!!! ?

  4. Hola Laura!

    Como no voy a estar de acuerdo? ¡Si lo hago todo!
    Soy una friki de la organización y la productividad como tu ;)
    Y tanto las revisiones semanales como trabajar en bloques son claves en mi sistema. Y por supuesto los descansos para no acabar quemadas! ;)

    Un abrazo grande

    1. Me encanta coincidir con más freaks como yo. Cualquier día nos tomamos un café y nos contamos las manías que tenemos... porque yo tengo unas cuantas que me da hasta vergüenza contarlas en público ?

      Gracias por pasarte Isa, un abrazo grande!

  5. ¡Hola Laura!

    Totalmente de acuerdo contigo. Así es como lo hago yo pero no se me había ocurrido que eso es un método jajaja.
    Con lo que más me identifico es con eso que cuentas de que la semana que no hay esa reunión... regular regular!

    Aunque me gusta mucho el uso de herramientas digitales... reconozco que no me separo de mi cuadernito y mi boli :)

    ¡Un abrazo!

    Alicia

    1. Hola Alicia!

      Y me consta el buen uso que haces del cuaderno y el boli ?
      Al final lo que cuenta es conocernos bien y saber qué nos funciona, las herramientas no hacen milagros por sí solas.

      Un abrazo y gracias por venir!

  6. Hola! Me encantaron los consejos! Soy diseñadora gráfica editorial, trabajo en varias editoriales y a su vez en varios proyectos de cada una y, a pesar de que me considero bastante organizada, hay etapas, como la actual, en las que quiero lanzar todo por el aire y huir de todo este caos, jaja! Conocí hace un par de días tu página. No conocía eso de pomodoro, voy a averiguar. E implementare la cita conmigo misma los viernes por la tarde. Gracias! Saludos desde Argentina.

    1. Gracias por la info María Luisa :)
      Conozco el sistema Bullet Journal pero, en mi caso, prefiero los sistemas digitales. Me resultan más rápidos de usar y más simples al no tener que volver a escribir las tareas pendientes cada día. Pero si a ti te funciona bien un sistema ¡no lo cambies!
      Un abrazo!

  7. Me ha gustado mucho y desde luego tienes toda la razón, creo que lo que me dejo por el camino es la cita conmigo misma para conocer mejor cómo funciono y dónde puedo mejorar, por tanto y para empezar, ya mañana me he puesto hora para la primera cita.

    Tengo ganas de conocerme para organizarme mejor el tiempo, saludos y gracias por la aportación!

  8. Hola!
    Agradezco que hayas llegado a mi vida. Tus mensajes me han dado "duro" en el ego. He evidenciado el desorden que tengo y por ende el retraso en el logro de objetivos y todo lo que ello conlleva.
    Acá estoy sentada contestando las preguntas y ... madre mía cuanta organización "seria" me hace falta. Me estaba engañando a mi misma.
    Ya te iré contando los avances

    1. Hola Deborah!
      Me alegro mucho de que los contenidos que compartan te estén ayudando. Aunque sea un golpe darse cuenta de cuánto necesitamos avanzar en cuestiones de gestión interna, piensa en todo lo que vas a mejorar gracias a los cambios que empieces a hacer ya :)
      Espero ese reporte de avances!
      Un abrazo!

  9. A mi me toca reorganizar los bloques, los horarios y todo ahora mismo :/ Necesito ponerme esa cita. Y me está costando un poco concentrarme. El parón del verano me afectó mucho y aún no he logrado entrar en rutina XDDD

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