Las armas más poderosas para cumplir los objetivos de mi negocio y no perder tiempo

Por Laura Ruiz
Estrategias para cumplir objetivos

Es probable que te pase como a mí: hay semanas en las que consigues cumplir con tus objetivos y tareas pendientes, mientras que otras se pasan volando, con la sensación de no haber hecho «nada».

Como una semana en blanco.

¿Y por qué? ¿qué hay detrás de semanas tan productivas y qué falla en otras que no me sirven para nada... si mi motivación sigue intacta?

Después de muchas cábalas y mucha prueba y error siempre llego a las mismas conclusiones. Para conseguir los objetivos de tu negocio y no perder tiempo por el camino necesitas:

  • Definir muy bien tus metas, priorizar y monitorear
  • Evitar distracciones para tener siempre jornadas 100% focus
  • Descanso, descanso y descanso

Te cuento todo al detalle en este post 😉

Índice de contenidos

Por qué es importante establecer metas y objetivos.

Hay un momento clarísimo en el que sabes que has perdido el control de tu negocio. Cuando tu tiempo se va, únicamente, en resolver las necesidades de tus clientes.

Entiéndeme, está genial. Para eso te pagan.

Pero cuando te olvidas de adónde quieres llegar tú con tu negocio, todo se te va de madre.

Apagas fuegos y sacas adelante el trabajo de otros, mientras tú te atascas en una rueda de hámster donde ni engordas tu cuenta bancaria ni ganas tiempo para ti.

No hay avance.

Y eso, my friend, no es tener un negocio. Eso es tener un trabajo que, en el mejor de los casos, te sirve para cubrir gastos y sacar algo de rentabilidad.

Pero si eres realmente CEO de un negocio, cada trimestre, mes, semana y día debe dirigirse a alcanzar las metas y objetivos que tú quieres, no los que quiere tu cliente.

Eso implica seleccionar con inteligencia en qué enfocarte cada día para que sea verdaderamente relevante para tu negocio en lugar de hacer un montón de cosas «a bulto».

Por eso es importante que establezcas tus propias metas y objetivos. Porque de eso es precisamente de lo que va la gestión de un negocio, de tu negocio.

Y si aún se te hace bola fijar tus prioridades y objetivos a largo plazo (no worries, no es tan fácil como lo pintan), hoy te propongo algo más sencillo: Trata de planificar tan solo los próximos 3 meses y párate a pensar qué quieres conseguir en ese plazo de tiempo.

Trazando este plan a corto plazo, te resultará mucho más fácil:

  • Tomar decisiones coherentes para tu negocio.
  • Tener más foco en tu día a día: sabrás por qué y para qué haces cada tarea.
  • Tener menos estrés porque tus acciones tendrán un sentido al estar alineadas con tus objetivos y prioridades.
  • Conseguir tus metas. Y esto es una pescadilla que se muerde la cola: más consigues, más te motivas, más quieres 🤟🏻
  • Monitorear mejor tu progreso.
oye!

Desde aquí no sé qué puede estar fallando en tu negocio, pero sí sé que las respuestas no están fuera. Porque lo que a otros le sirve quizá a ti no te valga para nada.

Las respuestas están dentro. En tu negocio.

Por eso tienes que observar las tripas de tu proyecto para saber cómo se mueve y decidir a qué merece la pena dedicar tu tiempo y a qué no.

Con esa filosofía está diseñado cada taller, cada actividad y cada masterclass de Caos Cero Academy, para que aproveches cada minuto de tu tiempo y sepas por fin:

  • Por dónde tirar para conseguir tus primeros clientes.
  • Cómo priorizar y en qué proyecto concreto enfocarte para conseguir tus objetivos.
  • Cómo organizar tu tiempo y dejar de marear la perdiz.
  • Multiplicar la rentabilidad de un nuevo producto o servicio.
  • Ser el/la f**ing boss a la hora de ofrecer calidad.
  • Meter mano a tus finanzas para que nunca te lleves sorpresas desagradables.

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Define tus objetivos: prioriza y reflexiona.

Bajemos un escalón más. Ahora que sabes dónde quieres llegar con tu negocio, al menos en los próximos 3 meses, es hora de bajar a tierra esas metas.

Necesitas un plan de acción que detalle qué tienes que hacer cada mes, cada semana y cada día para llegar a cumplir tus objetivos.

Conseguirlo depende de algo que para mí es clave: mantener una reunión semanal contigo.

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porque...
Por si no lo tienes claro: la persona más importante de toooodo tu proyecto eres ¡tú!

Así que es indispensable que desde ya tengas el hábito de reservar un tiempo fijo a la semana para evaluar en qué punto está tu negocio y si va hacia donde tú quieres que vaya.

Esa reunión es inamovible e intransferible. No te lo saltes a menos que ocurra una catástrofe nuclear 😁

Yo me reúno conmigo misma los viernes por la tarde, y ya he podido comprobar que las semanas que no lo hago voy mucho más despistada, no tengo claras las tareas más importantes en las que avanzar y tengo la sensación de no estar cumpliendo mis propósitos.

¿Qué tratar en ese meeting?...

  • Un repaso rápido a lo que has hecho durante la semana.
    ¿Has terminado todas las tareas que te propusiste? ¿Ha ido todo bien? ¿Te asignaste demasiado trabajo en la reunión anterior?
    Esta revisión será genial para aprender a estimar el volumen de tareas que eres capaz de avanzar en una semana, pero también te hará mucho bien repasar lo acabado y sentirte top por completar y avanzar.
  • Tus objetivos para la próxima semana.
    Y este punto, sin duda, es el más importante. Porque si comienzas un lunes sin tener claro cuál es la tarea más importante para ti, terminarás perdiendo el tiempo o atendiendo las prioridades de otros.. y por “otros” entiéndase a jefes, clientes, compañeros, amigos…
  • Concreta. Concreta. Concreta.
    Coge esos objetivos que has puesto ahí arriba 👆🏻 y desmenúzalos en pequeñas acciones.
    En mi caso, cada proyecto lo divido en pequeñas piezas que pueda hacer en menos de una hora, y cada una de esas piezas las coloco en Asana, el gestor de tareas que usamos en Caos Cero. De esta forma me resulta mucho más fácil trabajar y, casi sin darme cuenta, una tarea gorda me la quito de en medio hecha trocitos.

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Las siguientes dos tareas no son las más importantes para tu reunión semanal, pero si tienes tiempo te recomiendo hacerlas también. Te ayudarán a completar el círculo «proyecto nuevo > proyecto en curso > proyecto terminado».

  1. Cerrar temas completados.
    Limpia por completo el rastro de un proyecto que ya está acabado. Tu salud mental te lo va a agradecer. ¿Ideas?...

    👉🏻 Archiva convenientemente los documentos digitales o físicos de un proyecto.
    👉🏻 Escribe un email de agradecimiento a las personas que han colaborado o ayudado.
    👉🏻 Envía a tu cliente el resultado del trabajo, archivos, muestras o cualquier otra cosa que pueda necesitar y que a ti no te beneficie tener dando vueltas a tu alrededor.
    👉🏻 Actualiza tus procesos de trabajo.
    👉🏻 Otras tareas menores como hacer y enviar tu factura o pedir un testimonio a tu cliente.
  2. Abrir los nuevos temas de la próxima semana.
    Seguro que hay un montón de pequeñas micro-tareas que puedes dejar lanzadas para meterte de lleno el lunes en tus nuevos objetivos. Por ejemplo...

    👉🏻 Encargar materiales que vayas a necesitar.
    👉🏻 Pedir un presupuesto.
    👉🏻 Dejar listo el proceso con el que acostumbres a trabajar (abrir ficha de cliente, crear carpeta de archivos, enviar un cuestionario de inicio…).
    👉🏻 Preparar las fuentes de referencia donde necesites investigar para desarrollar una tarea.

Estas reuniones periódicas contigo mismo te van a ayudar a tener una visión completa de tu proyecto, a enfocarte en lo realmente importante y a aprender tus propios procesos de trabajo.

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Cómo evitar distracciones en el trabajo y lograr tus objetivos diarios.

Ahora que ya tienes trazado un plan y sabes qué objetivos quieres conseguir, toca remangarse y dar pasos cada día, aunque sean minúsculos, para llegar a cumplir tus metas.

Aquí hay una palabra clave: rutinas.

Basta con que fijes una serie de hábitos diarios y que acondiciones todo a tu alrededor para mantener el foco y que nada te distraiga de tus objetivos.

Sin darte cuenta, la primera rutina ya la has fijado: esa reunión semanal contigo para valorar en qué punto estás.

Ahora solo queda que pruebes cuáles de estos tips funcionan mejor en tu día a día. Después de años trabajando con emprendedores, te aseguro que hay un antes y un después en sus negocios cuando los usan:

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TRABAJA EN BLOQUES DE TIEMPO.

Ya habrás oído hablar del “time blocking”. Si no es así toma nota del palabro porque a mí me salvó la vida 😆

Si tienes abiertos varios proyectos diferentes con mil cosas por hacer en cada uno de ellos, te vendrá genial empezar a dividir el día usando estos “bloques de tiempo”:

  • Divide tu horario en franjas y asígnalas a cada proyecto.
    Y no solo me refiero a clientes. Tú y tu negocio también sois un proyecto, así que no olvides dedicar una franja diaria a cumplir con los objetivos de tu negocio, como te he contado más arriba, y otra para tu descanso y autocuidado (luego te hablo de esto).
  • Intenta hacer el trabajo más complicado por la mañana: suele ser el momento del día en el que tenemos más energía (aunque depende de cada uno) por eso es el momento ideal para quitarte de encima la tarea más heavy o bien la que hará que avances más rápido hacia tus objetivos.
  • Céntrate solo en esa tarea.
    Mientras trabajes en el bloque de tiempo asignado a un proyecto lo demás no existe. Repito: lo demás no existe. Tener la atención dividida (el famoso multitasking) es lo peor que puedes hacer porque nada sale beneficiado.
  • Prioriza y decide con rapidez.
    Saber que tienes un tiempo concreto para dedicar a algo, y que pasado ese tiempo cortarás por hoy, te obliga a priorizar y decidir con rapidez.
    En la lista de cosas que hago cuando me reúno conmigo misma cada semana, establezco un orden de prioridades: cada tarea tiene asignada su franja horaria por orden de importancia, y no paso a la siguiente tarea hasta que no he completado lo más importante 👌🏻

En Caos Cero Academy tenemos un taller a fondo a la gestión eficiente de la agenda en bloques de tiempo estratégicos.

Y hace milagros 🙌🏻

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USA POMODOROS.

Para desarrollar cada tarea es ideal usar franjas de tiempo de máxima concentración.

Yo suelo usar la técnica Pomodoro, un sistema que divide el tiempo en pequeños tramos de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso. Lo puedes customizar a tu gusto y marcar el margen de tiempo que mejor te vaya. En mi caso, prefiero trabajar con intervalos de 45 minutos de trabajo y 8 minutos de descanso.

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PLANIFICA TUS DISTRACCIONES.

Ya lo sabes, durante el tiempo que estás trabajando en un bloque de tiempo, lo demás no existe.

Y sí, ok, tienes un negocio y a lo largo del día tendrás que consultar el email, hacer llamadas, navegar por redes sociales, etc. Pero dime… ¿es necesario que las mires a cada momento? ¿O cambiará mucho el curso de tu día saber que ahora mismo tienes 25 o 60 likes más en tu último post? 😁

La clave está en agrupar las tareas del mismo tipo y planificar el tramo del día en el que vas a hacer "en batch" (o por tandas).

Mientras tanto evita los clásicos ladrones de tiempo apoyándote en estas 5 estrategias súper sencillas:

  1. Siéntate a trabajar en una habitación habilitada para ello y alejada de distracciones.
  2. Pon el móvil en modo avión, al menos durante el rato que necesites máxima concentración.
  3. Fija 2 o 3 momentos del día para consultar y gestionar tu email (en este post tienes todos los tips para gestionarlo inteligentemente 😉).
  4. Desactiva las notificaciones de las redes sociales o de todo lo no urgente que te haga mirar la pantalla.
  5. Cierra las mil ventanas abiertas de tu navegador o usa la extensión One Tab para Chrome y Firefox y evitarás el gusanillo de curiosear de una ventana a otra.

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Equilibra trabajo y vida personal: ¡descansa!

Porque no somos una máquina ni queremos serlo.

Mejorar la forma en que trabajas tiene el objetivo principal de beneficiarte a ti. Más tiempo libre para ti. Más salud. Disfrutar de lo que te gusta.

Porque yo no quiero que me den la medalla al mérito en el trabajo y estoy segura que tú tampoco.

La productividad en sí misma no tiene ningún sentido si no tienes un «porqué».

Y la respuesta siempre vas a ser tú.

Así que oblígate a buscar un equilibrio entre tu trabajo y tu vida personal.

Basta con que intercales minutos al día para ti y los dediques a:

  • Descansar entre bloque y bloque de trabajo. Levántate del ordenador, deja de mirar una pantalla y muévete.
  • Asomarte a la ventana y respirar.
  • Hacer estiramientos e hidratarte.
  • Stop sagrado para sentarse a comer con calma.
  • Y, por lo que más quieras, ¡respeta tus horas de sueño! Sin dormir no somos nadie. Fija rutinas para intentar dormir siempre a la misma hora y con la calidad que necesitas para volver a activar la máquina al día siguiente.

No subestimes todo lo que el auto-cuidado y un buen descanso puede hacer sobre tu rendimiento diario.

Por muy contradictorio que parezca, desconectar por completo, cuidarte y disfrutar de tiempo libre de calidad influye como ni te imaginas en tu creatividad, tu rendimiento y tu inteligencia.

Lo dice la ciencia y lo hemos probado en carne propia.

Y llegados a este punto, no está de más volver a recordarte:

Mide, mide, mide y luego mides otra vez 😉

Evalúa el funcionamiento y el avance de todo este plan de acción y reformula si es necesario.

Es la única forma de que puedas valorar tus logros y le encuentres sentido a tu trabajo. Si no... ya te digo yo que volverás a las inercias de siempre y a entrar de nuevo en la rueda de hámster. Yo lo tengo claro después de muuuuuuuuchos años trabajando conmigo misma.

Mi negocio no sería el mismo si no hubiera aprendido a agendarme una reunión semanal conmigo para planificar mis siguientes pasos, trabajar en bloques de tiempo y aplicar mis rutinas para evitar distracciones y desconectar varias veces al día para no volverme loca.

Y ya sabes que compartir es de guapos/as así que déjame en comentarios qué otros recursos tienes tú para conseguir tus objetivos, no perder tiempo y avanzar en tu negocio. ¡Te leo! 🙂

Laura Ruiz de Caos Cero
oye!

Soy Laura Ruiz.

Especialista en gestión de negocio digital, Controller Financiero, creadora de la metodología Caos Cero, mamá de gatos y muy freak de los sistemas diseñados para conseguir más beneficios y más calidad con menos tiempo de trabajo.

Espero que este post te haya sido útil para entender la gestión de tu negocio.

Tu siguiente paso es hacer el test "Organízate, darling!" y descargar mi guía con 25 ideas de gestión de negocio para multiplicar los resultados de tu proyecto 😉👇🏻


¡FUERA CAOS!

32 comentarios

  1. ¡Hola Laura!

    Ayer hice la cita conmigo misma, siguiendo tus consejos y ha sido realmente productivo. Afronto la semana mucho más positiva de lo que estaba el viernes. Geniales ideas, ¡mil gracias por compartirlas!

    1. Me alegro de que te sea de utilidad, Maca, si lo sigues como norma verás como dejas de tener acumulación de tareas sin más y todo cobra un sentido.
      Gracias por comentar, un abrazo!

  2. Hola Laura,

    Genial el artículo de hoy.

    Llevo varias semanas siguiendote y por supuesto suscrita a tu newsletter y quería lo primero felicitarte por el blog y los estupendos contenidos. ¡Me encanta tu estilo y tono en el que te comunicas! ?

    Me considero una friki de la productividad. Y me encanta ayudar a utilizar el tiempo de manera eficiente y eficaz a otros profesionales.

    Yo también planifico mis tareas de la semana los viernes por la tarde. Y me marco tres objetivos para cumplir en mi semana. Sigo a raja tabla la regla de 3 X 3. He creado mi método para ser más productivo trabajando de manera sencilla la organización y planificación. "Lidera tu productividad personal siendo más eficaz".

    También trabajo por bloques de tiempo. He adaptado la técnica Pomodoro a mis circunstancias y estilo de trabajo. Si no fuera así, mi trabajo de secretaria virtual, sería un caos.?

    Para cumplir y llegar a todo en tu día a día, es fundamental la disciplina y tener muy buenos hábitos.

    Trabajo desde casa y tengo dos mozos de 16 y 11 años. Imagina que aventura. ?

    Pero si algo tengo claro es que una de mis prioridades, es mi bienestar y para desconectar me doy largas caminatas y buenas sesiones de spinning en el gym.

    Laura, es un placer leerte. Una buena amiga en común, Ana Sastre me habló hace poco, cuando nos vimos en Madrid, maravillas de ti. Y desde luego razón no la faltaba.

    Un fuerte abrazo, siempre que pueda, por aquí estaré. ☺

    1. Hola Yolanda, me alegra mucho verte por aquí ?

      Las que somos freaks de la organización siempre de una u otra forma encontramos el sistema para que las cosas a nuestro alrededor funcionen mejor. Lo llevamos en los genes.
      Yo también te leo a ti y sin duda tenemos mucho en común, cualquier día de estos organizamos un akelarre de chicas productivas, a ver qué sale de ahí ;)

      Somos muy afortunadas de tener a Ana como amiga, yo no creo que me merezca la buena publi que me hace ?
      Un fuerte abrazo Yolanda, mil gracias por acompañarme.
      Laura

  3. Genial post, Laura, como siempre!
    A mí me encanta especialmente el último punto, y es algo que no dejo de recordar a mi tribu (y a mí misma, que muchas veces se nos olvida).
    En cuanto a técnicas de productividad, llevo meses combinando Pomodoros y un Scrum customizado, y lo he notado muchísimo en mi productividad, especialmente en esas tareas más monótonas que siempre acabas dejando "para mañana". Y Trello también es una herramienta muy útil para mí.
    Muchos abrazos, guapa!

    1. uy... esas tareas que escurrimos para mañana ¡qué peligro! ?
      A mí me gusta tanto organizarme que corro el riesgo de perder demasiado tiempo enfrascada en el sistema y no avanzando con las tareas. Por eso mismo procuro llevarlo todo de forma muy simple, con herramientas sencillas, y no dejarme llevar por el placer de ordenar sin más. [que freak sueno pordios!!!]

      Mil gracias por pasar por aquí, tesoro, deseando estoy de tener tu libro!!! ?

  4. Hola Laura!

    Como no voy a estar de acuerdo? ¡Si lo hago todo!
    Soy una friki de la organización y la productividad como tu ;)
    Y tanto las revisiones semanales como trabajar en bloques son claves en mi sistema. Y por supuesto los descansos para no acabar quemadas! ;)

    Un abrazo grande

    1. Me encanta coincidir con más freaks como yo. Cualquier día nos tomamos un café y nos contamos las manías que tenemos... porque yo tengo unas cuantas que me da hasta vergüenza contarlas en público ?

      Gracias por pasarte Isa, un abrazo grande!

  5. ¡Hola Laura!

    Totalmente de acuerdo contigo. Así es como lo hago yo pero no se me había ocurrido que eso es un método jajaja.
    Con lo que más me identifico es con eso que cuentas de que la semana que no hay esa reunión... regular regular!

    Aunque me gusta mucho el uso de herramientas digitales... reconozco que no me separo de mi cuadernito y mi boli :)

    ¡Un abrazo!

    Alicia

    1. Hola Alicia!

      Y me consta el buen uso que haces del cuaderno y el boli ?
      Al final lo que cuenta es conocernos bien y saber qué nos funciona, las herramientas no hacen milagros por sí solas.

      Un abrazo y gracias por venir!

  6. Hola! Me encantaron los consejos! Soy diseñadora gráfica editorial, trabajo en varias editoriales y a su vez en varios proyectos de cada una y, a pesar de que me considero bastante organizada, hay etapas, como la actual, en las que quiero lanzar todo por el aire y huir de todo este caos, jaja! Conocí hace un par de días tu página. No conocía eso de pomodoro, voy a averiguar. E implementare la cita conmigo misma los viernes por la tarde. Gracias! Saludos desde Argentina.

    1. Gracias por la info María Luisa :)
      Conozco el sistema Bullet Journal pero, en mi caso, prefiero los sistemas digitales. Me resultan más rápidos de usar y más simples al no tener que volver a escribir las tareas pendientes cada día. Pero si a ti te funciona bien un sistema ¡no lo cambies!
      Un abrazo!

  7. Me ha gustado mucho y desde luego tienes toda la razón, creo que lo que me dejo por el camino es la cita conmigo misma para conocer mejor cómo funciono y dónde puedo mejorar, por tanto y para empezar, ya mañana me he puesto hora para la primera cita.

    Tengo ganas de conocerme para organizarme mejor el tiempo, saludos y gracias por la aportación!

  8. Hola!
    Agradezco que hayas llegado a mi vida. Tus mensajes me han dado "duro" en el ego. He evidenciado el desorden que tengo y por ende el retraso en el logro de objetivos y todo lo que ello conlleva.
    Acá estoy sentada contestando las preguntas y ... madre mía cuanta organización "seria" me hace falta. Me estaba engañando a mi misma.
    Ya te iré contando los avances

    1. Hola Deborah!
      Me alegro mucho de que los contenidos que compartan te estén ayudando. Aunque sea un golpe darse cuenta de cuánto necesitamos avanzar en cuestiones de gestión interna, piensa en todo lo que vas a mejorar gracias a los cambios que empieces a hacer ya :)
      Espero ese reporte de avances!
      Un abrazo!

  9. A mi me toca reorganizar los bloques, los horarios y todo ahora mismo :/ Necesito ponerme esa cita. Y me está costando un poco concentrarme. El parón del verano me afectó mucho y aún no he logrado entrar en rutina XDDD

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