Mis armas más poderosas para cumplir objetivos y no perder el tiempo

Estos días he reflexionado sobre algo curioso que me pasa a veces. Dime si tú tienes la misma sensación.

Hay semanas que avanzo mucho en mis objetivos y tareas pendientes y sin embargo otras se pasan volando, con la sensación de no haber hecho "nada". Como una semana en blanco, tan inútil como un error.

¿Y por qué? ¿qué hago diferente? si yo soy la misma y tengo igual motivación.

Me niego a asumirlo sin más. No puede ser que un puñado de días de cada mes no me sirvan para nada. Así que aquí está el resultado de mis reflexiones, te agradeceré un montón si al final del post me dices si tú tienes otros recursos para conseguir implementar, para avanzar, para "hacer". ¿Sí?

Mis armas más poderosas para cumplir objetivos y no perder el tiempo

A veces vamos con tanta prisa, montañas de cosas por hacer y cansancio, que funcionamos casi en piloto automático. Y esto es lo que te impide identificar los aciertos y errores.

Si no actúas de forma consciente, si no pones el foco en lo que estás haciendo y de qué forma, difícilmente podrás potenciar lo que haces bien y evitar lo que no.

Y es que precisamente me he dado cuenta de que mis mejores armas tienen en común el hecho de hacer una tarea con toda mi atención puesta en ella.

Te lo cuento con más detalle.

[bctt tweet="Mis 3 súper armas para cumplir objetivos y no perder el tiempo. Mano de santo, oye 🙌🏻" username="caoscero"]

Fija una cita semanal con la persona más importante de tu negocio

No te voy a dar la charla. Así que brevemente: contigo. La persona más importante de toooodo tu proyecto eres ¡tú!

Coge tu calendario y marca una hora fija cada semana. Y no te lo saltes a menos que ocurra una catástrofe nuclear.

Yo me reúno conmigo misma los viernes por la tarde, y ya he podido comprobar que las semanas que no lo hago voy mucho más despistada, no tengo claras las tareas más importantes en las que avanzar y tengo la sensación de no estar cumpliendo mis propósitos.

¿Qué debes tratar en ese meeting?

• Un repaso rápido a lo que has hecho durante la semana.
  ¿Has terminado todas las tareas que te propusiste? ¿Ha ido todo bien? ¿Te asignaste demasiado trabajo en la reunión anterior?
  Esta revisión será genial para aprender a estimar el volumen de tareas que eres capaz de avanzar en una semana, pero también te hará mucho bien repasar lo acabado y sentirte orgulloso por completar y avanzar.
• Tus objetivos para la próxima semana.
  Y este punto, sin duda, es el más importante. Porque si comienzas un lunes sin tener claro cuál es la tarea más importante para ti, terminarás perdiendo el tiempo o atendiendo las prioridades de otros - y por "otros" entiéndase a jefes, clientes, compañeros, amigos...
• Concreta. Concreta. Concreta.
  Coge esos objetivos que has puesto ahí arriba ↑ y desmenúzalos en pequeñas acciones. Yo uso Trello para esto, es una herramienta perfecta para detallar el trabajo semanal. Cada proyecto lo divido en pequeñas piezas que pueda hacer en menos de una hora, y cada una de esas piezas se convierte en una tarjeta en Trello.
  De esta forma me resulta mucho más fácil trabajar y, casi sin darme cuenta, una tarea gorda me la quito de en medio hecha trocitos.

Las siguientes dos tareas no son las más importantes para tu reunión semanal, pero si tienes tiempo te recomiendo hacerlas también. Te ayudarán a completar el círculo "proyecto nuevo > proyecto en curso > proyecto terminado".

• Cerrar temas completados.
  Limpia por completo el rastro de un proyecto que ya está acabado. Tu salud mental te lo va a agradecer. ¿Ideas?:
  > Archiva convenientemente los documentos digitales o físicos de un proyecto
  > Escribe un email de agradecimiento a las personas que han colaborado o ayudado
  > Envía a tu cliente el resultado del trabajo, archivos, muestras o cualquier otra cosa que pueda necesitar y que a ti no te beneficie tener dando vueltas a tu alrededor
  > Otras tareas menores como hacer y enviar tu factura o pedir un testimonio a tu cliente
• Abrir los nuevos temas de la próxima semana.
  Seguro que hay un montón de pequeñas micro-tareas que puedes dejar lanzadas para meterte de lleno la próxima semana en tus nuevos objetivos. Por ejemplo:
  > Encargar materiales que vayas a necesitar
  > Pedir un presupuesto
  > Dejar listo el proceso con el que acostumbres a trabajar (abrir ficha de cliente, crear carpeta de archivos, enviar un cuestionario de inicio...)
  > Preparar las fuentes de referencia donde necesites investigar para desarrollar una tarea

Estas reuniones periódicas contigo mismo te van a ayudar a tener una visión completa de tu proyecto, a enfocarte en lo realmente importante y a aprender tus propios procesos de trabajo.

Trabaja en bloques de tiempo

A mí este hábito me salva la vida a diario (ouch ¡qué exagerada soy!).

Si, como yo, estás inmerso en proyectos diferentes con mil cosas por hacer en cada uno de ellos, te vendrá genial empezar a dividir el día de este modo.

¿Cómo lo hago yo?

He dividido mi horario en franjas que asigno a cada proyecto, sin olvidarme de reservar también espacio para mí. Así mi trabajo en objetivos tiene su espacio de tiempo, Caos Cero tiene el suyo y mi trabajo con otros clientes también tiene su franja diaria asignada. Y de esta forma:

• Mientras estoy en el bloque de tiempo asignado a un proyecto lo demás no existe. Repito: lo demás no existe. Tener la atención dividida es lo peor que puedo hacer porque nada sale beneficiado.
• Saber que tengo un tiempo concreto para dedicar a algo, y que pasado ese tiempo cortaré por hoy, me obliga a priorizar y decidir con rapidez. En la lista de tareas que hice durante la reunión semanal cada tarjeta de mi Trello ocupa un orden según su importancia, y no paso a la siguiente tarea hasta que no he completado lo más importante.

Descansa y mímate

Porque no somos una máquina ni queremos serlo.

Mejorar la forma en que trabajas tiene el único objetivo de beneficiarte a ti. Más tiempo libre para ti. Más salud. Disfrutar de lo que te gusta.
Porque yo no quiero que me den la medalla al mérito en el trabajo y estoy segura que tú tampoco. La productividad en sí misma no tiene ningún sentido si no tienes un "porqué".

Y la respuesta siempre vas a ser tú.

Descansa entre bloque y bloque de trabajo. Levántate del ordenador, deja de mirar una pantalla. Asómate a la ventana y respira.

Por muy contradictorio que parezca, desconectar por completo, cuidarte y disfrutar de tiempo libre de calidad influye muy positivamente en tu creatividad, tu rendimiento y tu inteligencia.

En otro post te contaré cómo distribuyo cada bloque de tiempo de trabajo, dividiéndolo en Pomodoros que customizo a mi estilo ;)

Y si quieres añadir a tu día a día algún buen hábito saludable, échale un buen vistazo a este post de Marcos Vázquez en LifestyleAlCuadrado y seguro que apuntas varias buenas ideas.

En resumen...

Después de tantos años trabajando conmigo misma como única compañía sé cómo funciono mejor y cuáles son mis armas para cumplir objetivos y no perder el tiempo: mi reunión semanal para planificar, trabajar en bloques horarios y desconectar varias veces al día.

¿Cuáles son tus trucos? Cuéntame en los comentarios, ¿sí? :)

[Y si crees que este post es interesante y puede ayudar a más emprendedores digitales, te agradeceré mucho si lo compartes en redes sociales. Mil gracias!]