[Guía de finanzas para emprendedores] Todo lo que debes saber para empezar a gestionar el dinero de tu negocio

Por Laura Ruiz
Cómo gestionar el dinero de tu negocio
Índice de contenidos

Dinero. Es cero divertido hablar de dinero.

Las finanzas para emprendedores no están entre los temas más trending, pero si te metiste en el lío de montar un negocio no solo fue para hacer algo que te gusta. También esperas ganar dinero con ello y poder vivir trabajando en lo que te apasiona, ¿verdad?

Si eso lo tienes claro, entonces no te queda más remedio que prestar atención de forma profesional a tus finanzas. Porque solo mejorando algunos detalles puedes notar una diferencia brutal en la rentabilidad de lo que haces.

REGALO: uno de los primeros pasos para empezar a dominar tus finanzas como emprendedor es conocer el importe que tu negocio debería pagarte como sueldo por tus desvelos y trabajo (porque quizás no lo sepas, pero tú eres un empleado de tu negocio ¡y tienes que cobrar un sueldo!).
Si es un dato que no sabes calcular, descarga gratis mi "Calculadora de sueldo y fondos de emergencia para emprendedores digitales".

Sé que es posible que estés a punto de cerrar este post porque te dé una pereza terrible pensar en números, pero voy a pedirte un favor: lee el post. Solo eso. En esta guía voy a explicarte paso a paso y de una forma sencilla todo lo que necesitas saber para empezar a controlar el dinero de tu negocio.

Si después no quieres poner en práctica lo que te he enseñado... al final del artículo te doy otra alternativa para hacerlo.

Pero antes tienes que leerte la guía ;)

Cómo aprender a controlar tus finanzas como emprendedor en 7 pasos

Son solo 7 y como te decía antes, no son difíciles.

Para tener bajo control el dinero de tu proyecto (y el personal) solo tienes que dominar 3 ó 4 conceptos y establecer una serie de rutinas. Solo con eso el cambio será sustancial porque:

  • Tendrás la tranquilidad de saber la realidad económica de tu negocio (nada de hipótesis o "creo que").
  • Podrás realizar una inversión con la seguridad de que no pasa nada porque gastes ese dinero.
  • Evitarás descubiertos en tus cuentas al tener un control de todos tus gastos.
  • Ahorrarás dinero porque no se te volverá a colar una suscripción de una herramienta que ya no quieres (que rabia da eso).
  • Etc.

Eres el jefe de tu negocio, ¿recuerdas? Ya va siendo hora de que actúes como tal.

[bctt tweet="¿Eres #emprendedor y no controlas las #finanzas de tu negocio? 😱 En este post te cuento lo 1º que debes hacer (hazlo ya, que puedes estar perdiendo 💰)" username="caoscero"]

Paso 1: una foto de tu situación actual (objetivo -> entender cómo están tus finanzas en estos momentos)

Nunca insistiré lo suficiente en adoptar el hábito de tomar notas.

Llevar por escrito tus "estados financieros" (queda superpro decirlo así, ¿eh?) te hará ser más responsable y verás tu dinero como lo que realmente es:

El dinero es un bien que debes administrar de forma coherente con tus objetivos.

Y para empezar vamos a hacer un balance contable (una relación de lo que tienes y lo que debes) muy, muy sencillito; pero que te ayudará a ir teniendo una visión empresarial sobre tus finanzas (este ejercicio te resulta útil tanto para tus finanzas personales como para las de tu negocio).

A. Lo que tienes

Haz una lista con lo que tienes e incluye el valor monetario de cada uno de los bienes. Por ejemplo, aquí puedes incluir:

  • Tu casa (aunque aún debas parte de ella).
  • Tu coche (ídem).
  • Ordenadores.
  • Utensilios/maquinaria de valor para hacer tu trabajo.
  • El dinero que tienes en el banco/cuentas de ahorro/efectivo.
  • Cualquier otro objeto de valor que tengas.
  • Etc.

Haz la suma de todo tu listado.

B. Lo que debes

Esta lista te hará menos gracia. Incluye cualquier deuda que tengas ahora mismo, como por ejemplo:

  • Lo que tengas pendiente de pagar del coche.
  • La hipoteca de tu casa.
  • Deuda de la tarjeta de crédito.
  • Préstamo personal bancario o de un familiar o amigo.
  • Préstamo o subvención de tu negocio.

Súmalo también.

Como ya puedes imaginar, lo ideal es que la suma de lo que debes sea inferior a la suma de lo que tienes. Cualquier economía personal o profesional debe tender a conseguir ese estado.

Sencillo, ¿no?

Pues solo con esto ya has dado un paso de gigante en lo que se refiere a tener claros tus números.

Paso 2: tu situación actual en movimiento

El anterior apartado es muy estático porque harás el ejercicio una vez y prácticamente no tendrás que repetirlo en unos meses. Sin embargo, el siguiente ejercicio es mucho más dinámico y para llevar un buen control de tus finanzas tendrás que irlo actualizando semanalmente.

A. Lo que ingresas

Esto es rápido de rellenar, o al menos deberías tenerlo súper claro, ¿sí?

  • Tu nómina si trabajas por cuenta ajena.
  • Lo que cobras a tus clientes (sin impuestos).
  • Si tienes algún ingreso por alquiler de un piso, garaje, local, trastero...
  • El dinero que generas con tus infoproductos.

Y a esto, añádele cualquier otro ingreso extra como comisiones por ventas de terceros (todo lo que ganes por afiliación), publicidad, intereses de depósitos bancarios, bonus...

B. Lo que gastas

Y llegamos al apartado que más duele, ¡ay!

Creemos que mentalmente lo tenemos todo bajo control, pero la realidad es que no es así. Transitamos de la sensación de culpa por gastar más de lo que debemos hacia la acera opuesta, minimizando un desembolso y convenciéndonos de que es algo imprescindible... y vuelta a empezar con la culpa y el agobio.

Por eso:

No saber cuánto o en qué gastas (o no querer saberlo) es una actitud poco madura con la que vas a acabar ya.

Solo piensa algo. Conocer el movimiento de tu dinero te va a dar un control total para tomar decisiones que solo van a beneficiarte. No quiere decir que tengas que agobiarte o dejar de darte caprichos. Muy al contrario, precisamente los agobios llegan cuando no hemos previsto bien nuestros gastos e ingresos.

Este ejercicio debes hacerlo de forma continuada, cada día, durante al menos dos meses. Aunque los beneficios derivados de llevar este registro los vas a poder ver desde la primera semana.

Truco >> para que no te resulte pesado anotar cada gasto que haces, durante el día limítate a hacer una foto con tu móvil de cada cosa que pagues o graba una nota de voz. Por la tarde dedica 5 minutos a traspasar esos gastos a tu lista donde llevas el registro. Y no te dejes nada:

  • Alquiler.
  • Gasolina.
  • Restaurantes.
  • Esa caña con los amigos (que también hay que disfrutar) ;)
  • Pago a colaboradores.
  • Suministros de oficina.
  • Seguros.
  • Ocio.
  • Ropa.
  • Supermercado...

En este minicosmos económico (para que lo sepas estás haciendo una "Cuenta de Pérdidas y Ganancias"), el nirvana absoluto llega cuando consigues ingresar más de lo que gastas cada mes. Porque en la situación contraria, subirá la suma del apartado "Lo que debes" del paso anterior.

[bctt tweet="En este post @caoscero me está enseñando a dirigir mi imperio financiero 🙌🏻🙌🏻🙌🏻 ¡Ahora te toca a ti!" via="no"]

Paso 3: te toca dirigir tu economía

Porque esto es realmente lo que significa ser independiente, trabajar para ti, tener tu propio negocio: tienes que tomar decisiones.

Vas a dirigir tu propio imperio, ¿verdad? Pues aquí empieza todo.

Mira con ojos críticos la lista "Lo que gastas" y elige al menos 3 gastos a eliminar o a reducir la próxima semana.

¿Así de simple? Sí. La magia del flujo económico es muy simple realmente.

Con los gastos innecesarios que estás eliminando puedes plantearte:

  • Reducir el importe de alguna de las partidas del apartado "Lo que debes" (como por ejemplo cancelar la deuda de una tarjeta de crédito o adelantar dinero de un préstamo).
  • Aumentar el apartado "Lo que tienes" (comprando algo de valor que quieras tener o depositando unos pequeños ahorros).
  • Invertir en ti mismo (costeándote una formación por ejemplo).

¡O qué demonios!, aprovecha y vete de viaje a la otra punta del mundo 🤘🏻

[bctt tweet="Aprende a eliminar 3 gastos y reinvierte ese dinero en algo interesante de verdad... ✈️🏝🍹#emprender #MarketingDigital " username="caoscero"]

Paso 4: separa tu dinero personal de lo que ganas con el negocio

Ya sabes lo que tienes y cuáles son las entradas y salidas de dinero de tu proyecto. Estupendo.

Sin embargo, lo más probable es que cuando hicieses ese ejercicio tuvieses que estar diferenciando en tu cuenta del banco a qué correspondía cada gasto: "esto es del negocio que es el hosting", "esta es la lámpara que compré para la mesa de la habitación"...

Este es uno de los errores de finanzas más típicos en emprendedores: tener en la misma cuenta bancaria el dinero que usas en tu vida personal y el del negocio.

Y digo que es un error porque tener mezclados los números hace que sea más difícil analizar cualquier operación de tu negocio. Todo es más confuso y tardas más en saber cuáles son los datos exactos de cada cosa.

Por eso, el siguiente paso es que desde ya crees una cuenta diferente para el negocio. Yo te recomiendo ING Direct porque no pagarás ninguna comisión, las transferencias son gratis al ser autónomo y es muy fácil de gestionar.

EXTRA >> echa un ojo a este post que escribí sobre cómo automatizar tu negocio, en él te enseño a configurar transferencias automáticas en ING Direct. Muy útil, por ejemplo, para que cada mes mandes a tu cuenta personal tu sueldo (sí, ese que aprendiste a fijar con la calculadora que te regalé antes) ;)

Paso 5: aprende a mover tu dinero

Pero antes de nada, hay algo muy importante que aclarar:

El dinero del negocio NO es tuyo.

No, no lo es, todos los ingresos son de tu empresa. Sí, ya sé que tú eres el dueño del negocio, pero es importante que hagas un cambio de chip en esto. A partir de ahora imagina que estás trabajando por cuenta ajena para la empresa "tu nombre molón S.L." y que tú eres un empleado que, mes a mes, cobras una nómina por tu trabajo.

¿Que has ganado mucho dinero y te quieres subir el sueldo?

  • Revisa de nuevo lo que te sale en la calculadora de finanzas básicas.
  • Analiza si esa subida en los ingresos es puntual o, aunque oscile, se mantendrá en el tiempo.

Si ese aumento es estable (por ejemplo, porque ya lleves unos meses cobrando un dinero por tener automatizado un embudo en el que ofreces un curso online), podrías subirte el sueldo. Pero ojo, siempre sin olvidar que hay que revisar regularmente que esas condiciones no han cambiado con el tiempo.

Veamos ahora cómo controlar ese dinero.

A la cuenta de tu negocio, todos los meses, te llegan distintos ingresos (clientes, infoproductos, comisiones, etc). Lo que suma. Sin embargo, también llegan gastos, lo que resta. Dentro de "esto que sale" se pueden hacer 4 clasificaciones:

  • El dinero para terceros: pago de herramientas (aquí tienes las que yo uso), hosting, dominio, pagos a colaboradores, etc.
  • El dinero que enviamos a tu cuenta personal: tu sueldo.
  • El dinero para tu colchón: para crear un fondo de emergencia que te evite sustos (lo veremos luego).
  • El dinero para invertir: para hacer crecer más tu negocio.

Fíjate en la imagen.

finanzas-para-freelance

En ella estás viendo cómo se mueve el dinero y a qué cuentas bancarias va.

Ya te dije antes que debías separar tu dinero personal del negocio. Sin embargo, no te vale con tener 2 cuentas, lo ideal es que tengas 4:

  • Cuenta corriente global del negocio: la que vas a usar para todos los ingresos y gastos y desde donde saldrá el dinero que también usarás para invertir en otras estrategias, colaboradores, herramientas, etc...
  • Cuenta de ahorro para el fondo de emergencia: a esta desviamos una parte proporcional de lo que has generado cada mes para tener dinero ahorrado por si surge algún imprevisto.
  • Cuenta corriente personal: la tuya. Aquí llegará tu sueldo y es donde tienes domiciliados todos tus gastos personales.
  • Cuenta de ahorro para tu fondo de emergencia personal: y al igual que con tu proyecto, también tienes que tener una cuenta donde reserves algo de dinero por si te surge un gasto personal extra.

Y recuerda que te dije que se pueden programar transferencias mensuales, por lo que esto lo puedes dejar automatizado ;)

[bctt tweet="🙄¿Tienes tu dinero personal y el del negocio en una misma cuenta? 👉Entra aquí y aprende a gestionar bien tus finanzas 📈" username="caoscero"]

Paso 6: crea tus fondos de seguridad

Quiero profundizar un poco más en esto porque aunque de primeras parezca algo muy obvio, la realidad es que muy pocos emprendedores lo hacen.

Olvídate de la idea de que tener un fondo de emergencia es un plan de abuela metiendo dinero debajo del colchón (aunque te aseguro que podríamos aprender todos un montón si las escuchásemos más). Los imprevistos son reales y pueden meterte en un problema en el momento que menos te lo esperas.

Te pongo un ejemplo tonto.

Tu flamante Mac un día le da por no encenderse. No sabes por qué, pero así es. Está completamente off.

Atacado de los nervios lo llevas al servicio técnico y... te dan la mala noticia: tu ordenador no tiene arreglo.

Pero tú lo necesitas para trabajar por lo que no hay más historia que comprar otro; pero, como poco, ya sabes que estás hablando de 1.300€

Sin embargo, en la cuenta del negocio no solo no hay eso, sino que en unos días te van a cargar el pago a la Seguridad Social y demás gastos. ¿Solución? ¿Un crédito? (más papeleo, intereses, etc) :(

Y todo por no reservar un poco de dinero cada mes.

Paso 7: cierra en tu planificación una cita financiera mensual

Si ya tienes un sistema de trabajo (si no, entra aquí), tendrás planificado lo que vas a hacer en las próximas semanas.

Pues a partir de ahora, en esa organización vas a incluir una tarea nueva mensual.

Una cita financiera donde vas a analizar todo lo que ha pasado a nivel económico en tu negocio.

Por ejemplo, deberías revisar:

  • ¿El sueldo que tienes es coherente con tus ingresos y gastos?
  • ¿Has tenido una subida en los gastos? ¿A qué se debe?
  • ¿Cuánto te falta para alcanzar tu objetivo trimestral en cuanto a facturación?

Establecer este hábito te ayudará a tener siempre bajo control tus finanzas. No sirve de nada que te pegues un palizón hoy y que dentro de 4 meses vuelvas a tener todo sin actualizar. Como emprendedor debes ver tus finanzas como una tarea (muy importante) más de tu negocio. 

[bctt tweet="No eres tu propio jefe 😎hasta que no tienes una cita financiera contigo mismo todos los meses. ¿Por qué? Entra aquí 👇👇" username="caoscero"]

¿Ya estás listo para empezar a trabajar tus finanzas? Lee un poco más ;)

Mi objetivo con esta guía no es que te crees un excel y registres todas las entradas y salidas de dinero de tu negocio. Eso está bien pero no sirve para nada si no aprendes a "leer los números", a entender lo que te estás diciendo las cifras.

Cuando analizas las finanzas de un emprendedor ves:

  • Lo que gana con cada servicio/producto.
  • La rentabilidad que le da (o no) cada uno de esos servicios/productos.
  • El dinero que puede invertir en otras estrategias para crecer más (si ya tienes un fondo de emergencia, no tiene sentido que no reutilices el dinero que genera tu negocio en escalar tus ingresos).
  • Los gastos que tienes y, por tanto, los ingresos mínimos que debes generar.

Después de más de 20 años siendo autónoma y después de revisar las cuentas de cientos de empresas y emprendedores, te puedo asegurar una cosa:

Da igual lo que digan los marketers, los copys, coaches, etc. Las reinas y señoras de un negocio son, y siempre lo serán, las finanzas.

Porque como te dije antes, tú tienes un negocio para ganar dinero, ¿no?

Por eso quiero hacerte una propuesta que será la mejor inversión que hagas para tu negocio, te lo aseguro ;) Apúntate a Caos Cero Academy.

La academia es una membresía privada sobre desarrollo, gestión y estrategia de negocio. La dinámica de trabajo es muy sencilla, cada mes te plantearé un objetivo temático y durante 30 días te focalizarás en él. Así, sin realizar una gran inversión de dinero y de tiempo, podrás poner en orden tu proyecto.

Pero precisamente te insisto justo en este post por un motivo más...

En el primer taller de la academia trabajamos en detalle un control de gastos. Un tema que te viene a la perfección si nunca has cuidado las finanzas de tu negocio (o si lo has hecho de "aquella manera" 😉)  y porque solo con seguir este taller vas a multiplicar por 10 (como mínimo) lo que inviertes en tu inscripción.

Es la magia de las finanzas, ni más ni menos.

Aquí te cuento toda la info sobre Caos Cero Academy. Aún hay disponibles plazas iniciales a precio reducido ;)

Cuando eres consciente de lo que puedes conseguir con una buena gestión de tu dinero te tiras de los pelos por no haberte puesto antes. 

Y ahora ya sí, cuéntame...

¿Llevas periodicamente un registro de tus finanzas? ¿Hay algo de tu economía que quieras corregir y se te resiste? ¿Habrías salido corriendo al principio si te hubiera dicho que haríamos Contabilidad? ;)

Cuenta, cuenta en los comentarios...

Y si conoces a alguien que debería aprender a gestionar sus finanzas, comparte este tweet citándole. Así no solo me ayudas a mí, sino que harás que esa persona aprenda a multiplicar su dinero mes a mes. Thanks!

[bctt tweet="AQUÍ EL NOMBRE, ¿todavía no controlas tus #finanzas 💰como #emprendedor? Ya estás tardando en leer este post 🤓" username="caoscero"]

23 comentarios

  1. Hola Laura, ¡un post genial!
    Es verdad que siempre da pereza hablar de dinero, a mi es lo que más me cuesta: facturas, cuentas, papeleos... ¡un rollo!
    Es muy útil también (si eres autónoma) tener una cuenta para negocio y otra personal en la que cada mes te pagas tu sueldecillo. Es una buena forma de no mezclar las cosas :)
    Un beso!!
    Sabina

    1. Hola Sabina!
      Me alegro que te sea útil el post.
      Es un primer ejercicio muy básico, pero para mí es imprescindible entender muy bien la estructura general de nuestras finanzas antes de meternos en tareas más gordas.
      Gracias por dejarme tu comentario, un abrazo!

  2. Me recuerdas a la época cuando vivía en Alemania. Ahí es algo tan habitual apuntar todo lo que gastas y llevar una contabilidad al milímetro que si no lo haces eres un bicho raro :-)
    Prometo seguir tus consejos cuando realmente lo precise. Como por ejemplo cuando tenga tantos clientes y tantas ventas que no me quede más remedio :-)
    Por suerte he simplificado al máximo mis movimientos monetarios que aún lo llevo bien tal cual (supongo que la parte alemana sigue en segundo plano en mi mente por inercia).
    Un abrazo

    1. Son listos los alemanes, Mari Carmen, porque por muy pequeña que sea una economía personal es importante tener el hábito de llevar un control periódico. Te aseguro que esto es mucho más fácil y efectivo si lo incorporas desde ya a tu rutina, no esperes a tener un gran imperio para empezar a conocer tus números ;)

      Gracias por pasarte y comentar, un abrazo!
      Laura

    1. Me alegraré mucho si te doy ese empujón Nazaret :)
      Llevando este sencillo registro te puedes encontrar con sorpresas, buenas y malas, pero lo que desde luego es importante es tener la información ¡la información es poder!

      Un abrazo!
      Laura

  3. ¡Qué genial tu post!

    Precisamente llevo ahora 2 meses apuntando al milímetro los gastos que hacemos en familia.
    Me está costando hacerme con el control de mi economía y sacar algo para ahorrar pero este año lo tengo que conseguir como sea.

    Creo que es importante.

    Un abrazo agradecido

    1. Este es el primer paso, Dara, si ya has empezado a llevar un control de tus gastos e ingresos ya estás en el buen camino.
      Si hay interés seguiré compartiendo contenido relacionado con finanzas, gastos en autónomas y cómo tener una rutina mensual para invertir o ahorrar una parte de los ingresos.
      Lo que queráis ver por aquí, decidme por email y preparo contenido :)

      Un fuerte abrazo tesoro
      Laura

  4. Buenas noches Laura,
    realmente buenos consejos que das en el post.
    Cuando apuntas, es cuando realmente te das cuenta de lo que tienes, donde se te va el dinero, y donde puedes ahorrar y mejorar el gasto de tus recursos financieros. Es más, te das cuentas si tienes "fugas" tontas, que si realmente no las llevas bajo control, al final del año se ha ido un dinero que seguramente no hacia falta
    Gracias por compartir.

    1. Gracias a ti Sandra, por pasarte y comentar.
      Tú, que dominas los secretos de las finanzas, sabes de la importancia de pequeños gestos como éstos. Llevar un registro básico como el que explico en este post es solo la base, pero sin duda es imprescindible para tener conciencia de nuestra economía y tomar decisiones acertadas.

      Un abrazo grande
      Laura

  5. Muchas gracias por tu post Laura, está muy bien para quienes no se llevan bien con las cuentas, jejejee. Yo apenas estoy empezando, pero veo como se va el dinero, chica, que todo me parece caro, como las abuelas de antes. Te seguiré, creo que puedo aprender contigo. Gracias, y un saludo a todas.

  6. ¡Wow! En verdad que esto es como el impulso que necesitaba para regresar al camino. Para mi mala fortuna el mes pasado tuve "la semana más negra del año" (sí, sin si quiera haber vivido todavía los 12 meses, pero en verdad fue muy fea), estuve triste, decepcionada, desmotivada y sentía que poco a poco todo se me juntaba y luego de ver tu post de 10+1 hábitos, acabe aquí. Puedo decir que no sólo me ayudará, si no que por fin, tendré un mejor control de mis gastos ¡muchas gracias!

    Veré como funciona para los meses que faltan, un saludo.

  7. Hola amiga Laura.
    Has resumido muy bien los pasos a dar para empezar a controlar tus finanzas. Es que no hay mucho más.
    Creo que mucha gente no lleva el control de sus gastos porque, aparte de eser un poco pesado, lo ven tan fácil que creen que no les va a ayudar. ¡Y es justamente lo contrario! Es el primer paso para poder tomar el control.🏆
    Yo empecé hace algo más de un año y el cambio ha sido brutal, sobre todo, porque empiezas a saber dónde puedes tocar y donde no.✂️
    Por cierto, yo uso la app Spendee para anotar los gastos. Me va genial. Por si le sirve a alguien.
    Un besote y seguimos aportando valor.😘

    1. Hombre, Marco Antonio, un placer tener un profesional por aquí :)

      El control de gastos es precisamente por donde empiezo a trabajar con todos mis clientes después de la auditoría inicial y de construir el cuadro de mando. Si lo haces bien, y según el punto de partida, le puede dar la vuelta completamente a la rentabilidad de un proyecto. Mano de santo.

      No conocía la app que mencionas, me la he anotado para mirarla, yo siempre me adapto a las herramientas que ya estén utilizando mis clientes para no saturarles con más cosas nuevas. Pero como la mayoría de las veces no tienen implementado ningún tipo de sistema de finanzas 🙈 les personalizo un cuadro de mando en una hoja de cálculo que les sirve para toda la parte financiera.

      Un abrazo grande!

    1. Me alegro mucho, Marcela, justo esa era mi intención con este post, explicar de forma sencilla los conceptos principales de las finanzas para emprendedores. Es un buen punto de partida para saber manejar (bien) nuestro dinero :)
      Un abrazo y gracias por comentar!

  8. Me ha encantado/agobiado este post. Encantado porque lo veo muy útil, agobiado porque después de seis años en esto y con una facturación más que decente, aún no le meto mano a estos temas. ¡Es tan fácil dejarse llevar por lo urgente!

    A Dios pongo por testigo que mi prioridad para el próximo trimestre es poner las finanzas en orden. Y cuando lo haga, ya sé por dónde empezar. ¡Muchas gracias, Laura!

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