5 + 1 tareas que deberías automatizar YA en tu negocio online

Estoy prácticamente segura de que cuando decidiste emprender solo pensabas en la parte central de tu negocio; en eso que te gusta tanto hacer y que es tu principal fuente de ingresos, ya sea diseñar, escribir, dar formación o reparar ordenadores.

Pero seguro que no te paraste a pensar en lo que había que hacer “por detrás”. Todo eso que no se ve, pero que es imprescindible para que una empresa funcione.

Me refiero, por ejemplo, a responder las consultas de tus clientes, a tener controladas las cuentas bancarias, a organizar tu día a día, a llevar la contabilidad actualizada…

A la mayoría de los emprendedores con los que trabajo, es la parte que menos les gusta. ¿Te pasa lo mismo a ti?

Por suerte, hay soluciones para arreglar también esto. 

Párate y piensa ¿qué tareas repites más de una vez al día? ¿Y a la semana? ¿Y a lo largo de todo un mes?

Si realizas la misma acción al menos 3 veces en un mismo periodo de tiempo, merece la pena plantearse la automatización de tareas 🤖 Clic para tuitear

Te voy a contar cómo puedes ahorrar tiempo cada día, cada semana y cada mes automatizando pequeños procesos que tienen que ver con las bambalinas de tu proyecto, sin perder un ápice de calidad en tu gestión interna.

Venga, que te cuento 😉

Automatización de tareas diarias

Son esas tareas pequeñas que haces cada día, que solo te llevan unos minutos.

Pero si sumas esos pocos minutos, repetidos muchas veces, supone una gran cantidad de tiempo que no dedicas a otras cosas.

Por ejemplo: recibes un email de un cliente con una pregunta sencilla de responder. Piensas unos minutos lo que debes decirle, escribes cinco líneas, despedida correcta ¡listo!

¿Cuánto te ha llevado en total? ¿7?, ¿10 minutos?

Bien, parece poco.

Pero si haces esto, como mínimo, cuatro veces al día (dos cuando abres tu correo por la mañana y otras dos cuando lo abres por la tarde), son 10 minutos x 4 veces =  40 minutos.

Más de media hora al día.

Casi tres horas y media a la semana.

Catorce horas al mes ¡Catorce horas al mes!

¿Crees que te vendrían bien catorce horas extra al mes para alguna otra tarea estratégica de tu proyecto?

Estoy convencida de que sí.

Por eso, vamos a ver un par de tareas diarias que puedes automatizar ya para conseguir ahorrar tiempo.

Archivo automatizado de consentimiento de tus suscriptores

La captación de suscriptores es una herramienta clave en una estrategia de emprendimiento online.

Pero desde la entrada en vigor del nuevo RGPD el pasado 25 de mayo todo se pone más complicado, sobre todo para los pequeños negocios. Y ¿sabes qué? debes conservar una prueba de consentimiento del suscriptor por si te llegara una reclamación.

[Si te suena a chino lo que te estoy contando, deberías leerte este post, para que sepas cómo cumplir con el nuevo reglamento de protección de datos. ¡Avisado quedas!.]

Imagínate archivando, uno a uno, las confirmaciones de cada uno de tus suscriptores. Una auténtica locura.

Yo utilizo Active Campaign como herramienta de email marketing y, después de haber usado otras similares durante años, sin duda es la que te recomiendo utilizar.

En Active Campaign puedes habilitar la opción de recibir una notificación cada vez que un nuevo suscriptor llegue a tu lista. El correo automático que recibes es perfecto como prueba de consentimiento del suscriptor, puesto que incluye todos los datos necesarios en caso de tenerlos que presentar ante una reclamación (nombre, email, campos personalizados como la política de privacidad, fecha y hora de suscripción, país, dirección IP…).

Si quieres activar esta opción en Active Campaign, te lo puedo contar en detalle porque acabo de hacerlo:

1. En el menú de la izquierda entra en «Listas«
2. Pincha en el desplegable que tiene la flechita al lado de la lista que quieras configurar
3. En el menú desplegable selecciona «Configuración avanzada«
4. Y en el pop-up que se abre, indica en qué dirección de email quieres recibir el correo con el aviso de cada nuevo suscriptor
5. Pincha en el botón verde «Guardar«, y listo 🙂

 

 

Ahora solo falta que automatices el archivo de estas notificaciones en tu gestor de correo (Gmail, Hotmail o similar).

Crea una etiqueta o carpeta que se llame «RGPD» y una regla de mensaje automática para que las notificaciones que te envía Active Campaign se guarden ahí sin molestarte en la bandeja de entrada.

Y listo, ya tienes un archivo automatizado perfecto.

[¿No sabes crear reglas inteligentes para tus mensajes en Gmail? Vente al Reto Email Detox y te lo cuento todo, todo, todo].

Respuesta a correos habituales

Éste es el ejemplo más típico de pérdida de tiempo diaria, como el que te he puesto al principio de este post. A lo tonto, a lo tonto, el mail te puede robar hasta dos horas cada día, ya lo vimos en un artículo anterior del blog.

En esa entrada te doy un montón de tips para mejorar la gestión de tu inbox, te aconsejo que lo leas con calma, porque te va a resultar muy útil.

Pero como hoy se trata de implementar automatizaciones rápidas que te permitan ahorrar un pellizco de tiempo de cada tarea, te voy a dar un truco más concreto: usar plantillas predefinidas para los emails más habituales.

Realmente, aquí estoy haciendo un poco de trampa, porque no se trata de una “auténtica automatización”, pero te aseguro que, a la larga, usar plantillas de email te va a ahorrar un montón de tiempo.

Porque de eso se trata: de que tengas plantillas de texto con las respuestas más habituales que escribes cada día. En lugar de perder esos 10 minutos de nada, vas a resolverlo en uno, como máximo.

Ya sé que ahora me vas a decir que no tienes tiempo de crear esas plantillas o que te quedas en blanco y no sabes qué redactar… ¡Tranquilidad!

Como realmente quiero que empieces a automatizar tareas y a ahorrar tiempo en tu trabajo, aquí puedes descargarte gratis 3 de mis plantillas de email más usadas 😉

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Automatización de tareas semanales

La falta de organización es un devorador de tiempo, si me lees normalmente ya lo tendrás claro.

Lo que tardas cada día en pensar qué tienes que hacer cuando enciendes el ordenador, recordar a quién tienes que ver o cerrar una cita para una reunión o videoconferencia, es tiempo totalmente improductivo.

La base para una buena distribución de tu tiempo es tener una agenda bien organizada, te lo aseguro  por experiencia.

Automatizar la reserva de una cita o reunión

Esa dichosa situación en la que empiezas a cruzarte emails con tu cliente, como si fuera un chat:

• Mail 1: Nos vemos hoy a las 11.30
• Mail 2: Me ha surgido algo, va a ser imposible ¿esta tarde?
• Mail 3: Esta tarde la tengo completa, lo siento. ¿Mañana por la mañana?
• Mail 4: No, mañana tengo que salir de viaje. Va a ser mejor buscar un hueco la próxima semana, luego te confirmo.

¿No te resulta sumamente frustrante?

Además de haber perdido como mínimo media hora de tiempo atendiendo este diálogo para besugos y tenerte pendiente de la bandeja de entrada esperando la confirmación, se han generado un montón de correos que podrían haberse solucionado en uno solo.

¿Cómo?

Usando una herramienta online para cerrar citas de forma automatizada.

Estas herramientas te permiten personalizar un calendario indicando las franjas de tiempo en las que estarás disponible. La persona a la que envías el link a tu agenda elige el hueco en el horario que mejor le encaje, y la herramienta automáticamente cierra esa cita, enviándoos un email a cada uno. Un único email. Fin. La paz absoluta.

Cada vez hay más herramientas de este tipo, yo conozco y he probado unas cuantas. Ojea alguna de éstas y quédate con la que más te guste:

• Book like a Boss (es la que usamos en Caos Cero)
• Calendly (es otra herramienta que me encanta y desde aquí tienes 14 días gratuitos)
• YouCanBookMe
• Timetrade

❌ Si cerrar una fecha para una reunión te lleva más tiempo que la propia reunión ¡automatiza tu gestión de citas ya! ❌ Clic para tuitear

Y si no quieres utilizar una de estas herramientas, al menos, cuando envíes un correo para cerrar una reunión, no preguntes de forma abierta “¿cuándo nos vemos?”.

Es mucho más práctico, rápido y te ahorra varios emails si ya directamente propones 3 fechas y horas posibles.

Automatización de tareas mensuales

Frecuentemente, las tareas mensuales se comen mucho más tiempo del que deberían porque, al no hacerlas frecuentemente, olvidamos cómo lo habíamos hecho la vez anterior, tenemos que ir a revisarlo, volverlo a hacer…

Algunas de las tareas que sí o sí vas a repetir cada mes son la facturación y tus pagos internos.

¿Por qué no los automatizas?

Facturación

Como profesional, ya sabrás que debes emitir una factura por cada venta realizada.

Me he encontrado a mucha gente que tiene una plantilla de Excel o de Word en la que rellenan los datos de cada cliente, el IVA, retenciones… y luego exportan a PDF para poder enviársela al cliente. ¡Y lo hacen de forma manual con cada una de sus ventas! 🙈

Esto, aparte de suponer un riesgo por la cantidad de errores que se pueden cometer en el proceso, es absolutamente improductivo, porque es una actividad de poco valor que te quita mucho tiempo.

Por suerte, para esto también existe una herramienta online fantástica que se llama Quaderno.

Quaderno es un software de gestión online que automatiza los procesos de facturación y gestión de cobros y pagos.

Conectas Quaderno con tus medios de cobro y ella solita genera una factura y la envía al cliente cada vez que te llega un ingreso a tus cuentas.

Tal vez ahora mismo pienses que pagar por una herramienta de facturación es un gasto innecesario.

Pero te propongo un pequeño reto: calcula cuánto tiempo tardas en hacer tu próxima facturación mensual. Estoy segura de que te lleva, por lo menos, entre 2 y 3 horas ¿me equivoco?

Dime ¿3 horas de tu tiempo valen menos que el coste mensual de una buena herramienta?

Vuelvo a estar segura de que tu tiempo tiene un valor superior, así que plantéate que tal vez merezca la pena invertir en una herramienta que te permita disponer de más tiempo.

Pagos recurrentes

Otra de las tareas que sí o sí haces todos los meses son los pagos recurrentes, es decir, transferencias que realizas dentro de tu propio negocio y que tienen idéntico importe cada mes:

• El pago a tus colaboradores habituales o nóminas de tu equipo.
• El pago de tu oficina, coworking o comunidad, en caso de estar en un local físico de alquiler.
• Las transferencias internas entre tu cuenta profesional y la personal.
• El pago de tu propio sueldo (¡Fundamental! No trabajarías en ninguna empresa que no te pagara, ¿verdad? Si aún no sabes qué sueldo debes pagarte a ti mismo, puedes averiguarlo con mi calculadora de sueldo.)

Todos estos pagos puedes automatizarlos y dejar de perder el tiempo haciendo lo mismo cada mes.

Como soy muy fan de todas las herramientas online, yo trabajo con ING Direct, que fue la primera entidad en apostar por la presencia digital.

Desde su acceso web, puedes programar transferencias periódicas del importe que necesites. Así solo tendrás que revisar que se hayan realizado (a mí no me han fallado nunca).

 

Por cierto, aunque tiene App para móvil, las transferencias periódicas prográmalas desde el ordenador, es infinitamente más sencillo que hacerlo desde el móvil.

Bonus track: automatiza tus RRSS

Te gusten más o menos, las redes sociales son parte de tu  negocio, un canal de comunicación con tus clientes y un excelente escaparate para tu trabajo.

Pero es innegable que consumen mucho tiempo, sobre todo si no te gustan.

¿Quieres una herramienta también para automatizar acciones entre tus redes sociales?

Et voilá, aquí tienes IFTTT.

La siglas de esta herramienta quieren decir «If this, then that». Algo así como “si pasa esto, entonces esto otro”.

Ésta es una explicación muy ambigua, lo sé, déjame continuar.

IFTTT te permite vincular hasta 58 plataformas digitales: redes sociales, blogs, almacenamiento en la nube… Y esa vinculación te permite configurar publicaciones automáticas relacionándolas entre sí, de manera que digas:

Si pasa esto (que actualices la foto de Facebook), entonces esto (se actualice también la de Twitter).

O por ejemplo:

Si pasa esto (que publiques un post en tu blog de WordPress), entonces esto (se publique automáticamente en tu Google+).

O también:

Si pasa esto (que publiques una foto en Instagram), entonces esto (se guarde automáticamente en tu Dropbox).

Y así hasta miles de posibilidades. ¡El paraíso de los freaks! 😄

Estas tareas que conectan las distintas plataformas se llaman recetas (recipes) y puedes configurarlas tú personalmente o adaptarlas a partir de las recipes que otros usuarios hayan compartido públicamente.

¡Hay un montón y se actualizan constantemente!

IFTTT es una herramienta muy potente para automatizar tareas y te permite  gestionar tu presencia digital en varias plataformas sin tener que actualizarlas manualmente.

¿Interesante, verdad?

Pues además, es gratis. No sé a qué estás esperando para empezar a utilizarla 😉

Sobre todo, no te olvides de cómo se hacen las cosas en tu trabajo

En este post he compartido algunas ideas para ganar tiempo automatizando tareas cada día, semana y mes.

Pero te voy a dar un último tip: además de automatizarlos, toma nota de cómo haces estas tareas para crear tu propio Manual de Procesos.

Así, si lo olvidas, podrás revisar tu propio proceso o delegarlo en alguien en un futuro, con la certeza de que va a hacerlo siguiendo tu estilo.

No te compliques demasiado para empezar: puedes grabar tu pantalla con Loom (no necesitas instalar nada en tu equipo) la próxima vez que hagas una tarea.

Guardarte el vídeo y así comenzarás a crear el Manual de Procesos de tu empresa. (Y si el tema te interesa, dímelo en los comentarios y preparo info más completa 😉)

 

Como puedes comprobar, soy muy fan de todo lo que permita a los emprendedores ahorrar tiempo en su trabajo, como estas cinco ideas que hoy te he contado y que yo uso en mi propio proyecto.

Aplicando estas automatizaciones, te garantizo que vas a conseguir un tiempo extra que, de otro modo, estarías desperdiciando.

¿Te gustaría seguir aprendiendo a gestionar mejor tu tiempo y tu negocio?

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¿Qué más necesitas para decidirte a automatizar? ¿Qué tareas de poco valor y que haces a menudo te comen más tiempo? Cuéntame tus dudas y te ayudo en los comentarios (y ahí, las respuestas no son automáticas, ¿quieres comprobarlo? 😉)

 

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