12 estrategias para hacer más rentable un negocio de servicios

Por Laura Ruiz

"La verdad, Laura, tengo la sensación de que trabajo un montón de horas para lo que gano."

"¿Y cuánto ganas por hora?"

"Pues no lo sé, porque tengo precios distintos para cada cosa."

"¿Llevas la cuenta de las horas reales que le dedicas a cada cliente?"

"Instalé una herramienta para medir el tiempo, pero se me olvida encenderla la mitad de los días."

"Entonces, ¿cómo sabes que estás ganando dinero con cada cliente?"

"Pues porque en la cuenta del banco entra dinero."

Esta conversación la he tenido más veces de las que me gustaría, con distintos profesionales y casi siempre con el mismo final, el del banco. Si entra dinero, se da por hecho que el negocio va bien.

Pero que entre dinero solo te dice que alguien ha pagado. No te cuenta cuántas horas le has dedicado ni si estaban bien pagadas. Y cuando haces la cuenta, puede que te encuentres con un cliente que te lleva el triple de tiempo que otro y paga casi lo mismo.

Vamos, la pesadilla de cualquier autónomo.

Si vendes servicios, tu negocio es rentable cuando cada hora que le dedicas a un cliente está bien pagada. Y mi experiencia me dice que es más eficaz (en rentabilidad y en paz mental) reducir las horas que subir tarifas.

Primero, la rentabilidad de cada cliente: cuánto te paga cada hora.

Antes de tratar de mejorar lo que sea, tienes que tener un mínimo de datos. En este caso, necesitas conocer la rentabilidad de cada cliente y/o de cada tipo de servicio. Para eso no hace falta contabilidad, solo tienes que hacer una división sencillita.

Es una cuenta de andar por casa. No descuenta impuestos ni gastos y no pretende ser exacta, solo sirve para ver a qué cliente mirar primero.

Si hasta ahora no estás controlando las horas que dedicas a cada cliente, haz una estimación honesta con la agenda y los mensajes que has enviado. Mejor tener un cálculo aproximado que no tener cálculo ninguno.

Y si te animas a llevar la cuenta de verdad, te sirve cualquier herramienta para medir el tiempo, como Toggl, Clockify o Harvest.

Lo vamos a ver más claro con el ejemplo de una gestora de redes sociales que tiene tres clientes.

Al primer cliente le cobra 600 euros al mes y le dedica 30 horas. Le salen 20 euros por hora.
Al segundo le cobra 450 euros al mes y le dedica 15 horas. Le salen 30 euros por hora.
Al tercero le hace una sesión de estrategia por 300 euros y le dedica 5 horas. Le salen 60 euros por hora.

Lo primero que vemos, y que quizás también te esté pasando a ti, es que el cliente al que más factura es justo el que peor le paga la hora y probablemente es el que ella más cuida.

Haz tus propios cálculos y coloca tus clientes de menos a más euros por hora. Empieza a optimizar por los dos o tres primeros de la lista para ganar rentabilidad.

Todas las estrategias para hacer más rentable un negocio de servicios.

Hay tres formas de que tu trabajo te deje más:

Dedicarle menos horas.
Cobrarlo mejor.
O reducir gastos.

Aquí van todas las estrategias, con lo bueno y lo malo de cada una, lo difícil de aplicarla y lo que vas a tardar en notar sus efectos.

Yo empezaría por las que reducen horas, porque solo dependen de ti y no necesitas que ningún cliente acepte nada. El margen que más fácilmente puedes mejorar suele estar en las horas que te lleva cada cliente, no en el precio.

Estrategias que reducen las horas que le dedicas a cada cliente.

Y, ojo, que dediques menos horas a un servicio no tiene por qué ser equivalente a bajar la calidad.

Echa un vistazo a mi selección y elige una para empezar a implementarla la próxima semana.

Plantillas para lo que escribes una y otra vez. Propuestas, informes, respuestas a las mismas dudas, mensajes de bienvenida. Si lo has escrito tres veces, la cuarta copias, pegas y retocas un par de frases. Eso sí, una plantilla mal pensada suena a copia, así que déjale siempre un hueco para personalizar.
Dificultad baja. Ahorras tiempo desde la siguiente vez que la usas.
Un proceso por escrito, con su checklist. Una ficha con los pasos, quién hace qué y qué revisar antes de entregar. Si estandarizas así lo que haces, cometes menos errores, y rehacer un trabajo es de lo que más tiempo te roba. Si no sabes cómo escribirlo, en Por qué reinventas la misma tarea cada día (y cómo dejar de hacerlo) te lo cuento con un ejemplo completo. El inconveniente es que montarlo te lleva un rato y tendrás que ir corrigiéndolo según lo uses.
Dificultad media. Empiezas a ahorrar horas a la segunda o tercera vez que lo sigues.
Automatizar lo repetitivo. Recordatorios, formularios de entrada, pagos recurrentes, avisos, informes que se rellenan solos con los datos, reserva de citas en tu agenda. Primero tienes que tener claro el proceso, porque si automatizas un lío, el lío solo va más rápido. Y ojo, tendrás que vigilar cada automatización, porque si algo cambia, se rompe.
Dificultad media o alta, según las herramientas. Montarla te lleva unas horas, pero desde ese momento dejas de hacer esa tarea a mano.
Descartar lo que nadie usa. Entregables que el cliente ni abre, reuniones que podrían ser un mensaje, informes de veinte páginas que se leen en diagonal. Pregúntate qué pasaría si dejaras de hacerlo. Si la respuesta es nada, fuera. Eso sí, quitar lo que siempre has hecho da respeto, así que prueba primero con un solo cliente.
Dificultad baja, porque es más una decisión que un trabajo. Ganas ese tiempo desde la siguiente vez.
Marcar los límites del servicio. Qué incluye, cuántas rondas de cambios, en qué plazo respondes, qué debe hacer el cliente y en qué plazos, y cuánto cuesta lo que queda fuera. Déjalo por escrito en el presupuesto o en un contrato sencillo. Lo que no está en el acuerdo lo acabas haciendo gratis. Si manejas datos sensibles o contratos grandes, que lo revise un abogado. Lo incómodo es la conversación del principio, pero pasa pronto.
Dificultad media. Con clientes nuevos lo aplicas desde el primer día y con los de siempre, cuando renuevas.
Filtrar antes de aceptar. Pierdes horas antes de empezar con un cliente que no encaja, que pide lo que no ofreces o que llega con prisa y sin presupuesto. Dos o tres preguntas antes de presupuestar (qué necesita, para cuándo, con qué presupuesto cuenta) te ahorran proyectos que nacen torcidos. El riesgo es que descartes a alguien que habría salido bien, y rechazar cuesta más cuando necesitas ingresos.
Dificultad baja. Lo notas con los próximos clientes que te lleguen.
Delegar lo que no tienes por qué hacer tú. Es de las estrategias que más horas te devuelven. Si no tienes claro qué soltar, en Qué partes de tu negocio dependen de ti sin que lo sepas te propongo un ejercicio de una semana para verlo. El inconveniente es que al principio te cuesta más explicarlo que hacerlo tú (si no tienes procesos documentados), tienes que revisar y dar feedback y, al delegar, aumentan tus costes.
Dificultad alta. Tardas en notarla, pero es la que más cambia tus semanas.

Volvamos a la gestora de redes y a su cliente de 600 euros, el que le dejaba 20 euros por hora. Así cambia su mes, otra vez con números inventados.

Mensajes y llamadas sueltas, de 8 a 3 horas. Un solo canal con una franja fija para responder, y respuestas guardadas para las dudas que se repiten.
Informe mensual, de 4 a 1 hora. Una plantilla que se rellena con los datos del mes en lugar de montar un informe nuevo.
Aprobaciones y cambios de última hora, de 6 a 3 horas. Un calendario con fecha límite para revisar y dos rondas de cambios incluidas.
Creación de contenido, de 12 a 9 horas. Plantillas de diseño, publicaciones programadas de una sola vez y fuera el formato que el cliente ni mira.

Ahora le dedica 16 horas en lugar de 30. El cliente paga lo mismo y a ella cada hora le deja casi el doble. Pasa de 20 euros por hora a unos 37, sin subir el precio del servicio y sin que su cliente reciba un peor trabajo. Al contrario, este tipo de estrategias, bien implementadas, ayudan a que los clientes estén mejor informados, con respuestas más rápidas y con menos errores.

Las estrategias que cambian lo que cobras o cómo lo vendes.

Subir tarifas. Es la más directa y la que más se aplaza. Cada hora vale más desde el primer día sin cambiar nada de tu forma de trabajar. El riesgo es perder algún cliente, y con los de siempre lo mejor es subir al renovar. Ojo con subir el precio de un servicio que te lleva el doble de tiempo del necesario, porque solo tapas el problema.
Dificultad media, porque tienes que vencer tu resistencia mental a subir precios. Cobras más desde ya con clientes nuevos y a la renovación con los antiguos.
Paquetizar un servicio. Ofrecer algo cerrado, con lo que incluye, lo que cuesta y lo que dura, en lugar de un presupuesto a medida cada vez. Ahorras tiempo al presupuestar y te resulta más fácil comparar un cliente con otro. A cambio pierdes flexibilidad y algún cliente querrá algo a medida.
Dificultad media, porque hay que decidir qué entra y qué no. Lo notas con el primer paquete que vendes.
Convertir una parte del servicio en grupal o digital. Las dudas que respondes una a una pueden ser una sesión en grupo o una guía que grabas una sola vez, y atiendes a más clientes con las mismas horas. El inconveniente es el trabajo de montaje, y que no vale para todos los servicios.
Dificultad alta. Tardas semanas en tenerlo listo, pero después ganas mucho tiempo.
Ofrecer continuidad al cliente que ya tienes. Quien ya te conoce necesita menos explicaciones, menos presupuesto y menos conversación que alguien nuevo. Proponerle el siguiente paso te cuesta menos esfuerzo que buscar a otro cliente. Cuidado, porque si te quedas con clientes que ya pagan poco la hora, repites el problema.
Dificultad baja. Lo notas en cuanto cierras el siguiente proyecto.

La estrategia que recorta costes.

Revisar gastos. Herramientas que ya no usas, suscripciones por inercia, proveedores que puedes negociar, cosas que pagas sin saber para qué. Una vez al año merece una tarde. Recortar lo que no te sirve no es apretarse el cinturón. Es rápida y no toca a ningún cliente, pero tiene un límite y no cambia las horas que trabajas.
Dificultad baja. Lo notas el mes siguiente.

¿Demasiadas opciones y no sabes por cuál tirar? Antes de elegir una estrategia, ayuda saber en qué parte de tu negocio se te va más tiempo. El test exprés te lo dice y te da un primer paso de media hora.

Hacer el test >

Y la última, la que más cuesta, dejar ir lo que menos te beneficia.

Si has hecho la cuenta y, después de aplicar una o dos estrategias, un cliente o un servicio sigue siendo el que menos te deja por hora, ya tienes la respuesta. La solución puede ser subirle el precio, no renovarle o dejar de ofrecer ese servicio.

Con un matiz.

Un servicio que deja poco por hora pero casi no te quita tiempo, porque ya está muy sistematizado, puede merecer la pena porque son ingresos que te llegan con poco esfuerzo.

El que hay que revisar a fondo es el que te deja poco y se traga tu tiempo como si fuese un agujero negro.

También hay clientes que mantienes por otras razones, porque te abren puertas, porque lo pasas bien trabajando con ellos o porque dan imagen de marca. Mantenerlos es una decisión válida siempre que sea tuya y la tomes con las cuentas delante. Y si decides dejarlo ir, hazlo con tiempo, avisando y, si puedes, recomendando a alguien que encaje mejor.

Cómo encontrar tus plantillas con IA.

Si no sabes qué plantillas te harían falta, la IA te ahorra la parte aburrida, que es encontrar lo que repites. Pega mensajes que has enviado a clientes durante el último mes, sin nombres, empresas ni datos personales, y pídele esto.

Que algo se repita no significa que merezca una plantilla, eso lo decides tú. Y si compras o le pides las plantillas a una IA, reescríbelas tú para que suenen a ti y no a robot estándar.

Tu misión esta semana.

Siéntate con calma y un café y en media hora tienes este ejercicio resuelto:

Elige tus tres clientes o servicios más habituales y haz la cuenta de lo que te pagan por hora.
Pon la lupa en el que menos te pague por hora y apunta las tres cosas en las que se te va más tiempo con él.
Para cada una, elige al menos una de las estrategias y aplícalas.
Dentro de un mes, haz de nuevo los cálculos con ese mismo cliente y compara.

Cuando reduces las horas de un cliente, le subes el precio sin decírselo.

Y si, ahora que estás poniendo los ojitos en la revisión del trabajo con tus clientes, te das cuenta de que también tienes lagunas de tiempo en ventas, en las colaboraciones externas o en tomar tus propias decisiones, y no sabes por cuál empezar, el test exprés te da una prioridad y un primer paso de media hora.

Hacer el test >

Espero que la próxima vez que te pregunten cuánto ganas por hora, tengas una respuesta que no sea "no lo sé exactamente, pero en el banco entra dinero".

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Foto de portada: Marissa Grootes en Unsplash. Licencia de Unsplash, uso libre.