6 claves para saber cómo ORGANIZAR tu negocio [y lograr que funcione]

Por Laura Ruiz

Si has emprendido un negocio propio es probable que esto te suene: tienes clientes y trabajas un montón, pero tu cuenta bancaria no refleja ese esfuerzo.

Eso te atrapa en un círculo vicioso: como quieres generar más ingresos, aceptas más clientes pero también aumentas tu nivel de estrés hasta cotas insospechadas.

En ese momento llega el burn out y te haces consciente de que no necesitas más clientes... sino saber cómo organizar bien tu negocio.

Dicho de otro modo, necesitas saber gestionarlo.

Soy especialista en gestión de negocio digital y créeme si te digo que de esa buena gestión depende sí o sí que tu negocio funcione y crezca.

Por eso hoy te explico cómo y en qué áreas clave debes empezar a organizar tu negocio.

Índice de contenidos

Por qué es fundamental poner foco en la ORGANIZACIÓN de un negocio.

Hablemos claro...

La organización de los emprendedores no suele ser como para tirar cohetes. Si llevas un tiempo en esto de emprender -y nadie te ha enseñado a hacerlo- es altamente probable que el caos se siente contigo a trabajar todos los días.

Sabes que tienes que fulminarlo, pero no tienes tiempo para pararte a pensar cómo sacarlo de tu vida.

Intuyes que si llevaras una mejor organización de tus finanzas, tus tareas, tu forma de trabajar o incluso si pudieras delegar, todo fluiría mejor. Pero no tienes ni idea de por dónde empezar.

Lógico. Tú de lo que sabes es de lo tuyo… de esa expertise que te llevó a emprender. Pero nadie te ha enseñado a organizarte bien, nadie te ha enseñado a gestionar tu negocio.

Pues déjame que te diga algo que debe quedarte claro desde ya: si tú tienes un negocio propio, da igual el tamaño y a lo que te dediques, YA ERES gestor de negocio 😉

Un gestor es la persona que se encarga de dirigir un proyecto empresarial. Es como un director de orquesta, pero trasladado al mundillo de los negocios.

Normalmente el gestor(a) de un negocio es su dueño, la jefaza, o CEO. Tú, en pocas palabras.

Y esa es, además, una labor que no deberías delegar nunca a no ser que tu empresa tenga el tamaño de una multinacional 😁

Pero ¿qué hace exactamente un gestor?

Organizar un negocio no va de ordenar bien las carpetas de tu inbox, sino de implementar acciones que te lleven a controlar y optimizar cualquier tarea de tu empresa.

Es decir, tu objetivo en gestión es conseguir que el negocio funcione lo-mejor-posible. Y “lo-mejor-posible”, según la filosofía Caos Cero, se mide en 3 resultados:

  1. Que el negocio genere más beneficios económicos.
  2. Que crees productos/servicios de gran calidad en menos tiempo.
  3. Y que todo esto 👆🏻 se consiga sin morir de estrés.

Dicho de otro modo: Más control. Más eficacia. Más rentabilidad.

¿Utópico? Que va. Ya te digo yo que se consigue 🙂

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Ventajas de ORGANIZAR bien un negocio.

Y además la cosa no queda ahí... porque podemos desglosar esas ventajas en beneficios más específicos:

  1. Tranquilidad: despertarte cada día con la calma de saber que tienes tu trabajo organizado, tus finanzas bajo control y una hoja de ruta con tus prioridades claras, que te ayuda a poner foco en los objetivos a conseguir.
  2. Tiempo: si hay una frase que repite un emprendedor es la de "no tengo tiempo". Sí tienes tiempo, el problema es que no lo sabes aprovechar porque no te organizas bien. Con un buen sistema de trabajo consigues que tus proyectos y tareas fluyan con menos esfuerzo, planifiques mejor y ajustes los deadlines para no morir de estrés.
  3. Calidad: una de tus prioridades como profesional debería ser dar una experiencia wow
    a tu cliente antes, durante y después de trabajar contigo. "¿Y la gestión de mi negocio puede ayudarme con esto?". Ya verás más adelante como sí ;)
  4. Prevenir errores: el ser humano no es el único animal que se tropieza 2 veces con la misma piedra… es el único que lo hace 7 u 8 veces y no le pone remedio 😅 Crear un manual de procesos te ayuda a tener registrada "tu forma de hacer las cosas" y, gracias a esto, puedes crear checklist de control para no tener que pensar cómo hiciste aquella cuestión técnica, para delegar con menos drama y para evitar errores tontos.
  5. Marca personal más profesional: un efecto colateral de gestionar bien tu negocio es que puedes conseguir más calidad en tu trabajo de forma más rápida, aportando más valor a tus clientes y, en general, ofreciendo una mejor atención… ¿Resultado? Una marca personal sólida y respetada.
  6. Menos estrés: al gestionar bien tu negocio, sabrás si puedes hacer hueco a ese nuevo cliente el próximo mes o el siguiente (dejarás de vender el tiempo que no tienes), eliminarás productos y servicios poco rentables (te quedarás con lo que verdaderamente te da dinero) y, en definitiva, tendrás un mayor control sobre todo tu trabajo.
  7. Más clientes: ¿quién no querría trabajar con un profesional que tiene una marca personal más que contrastada? 😏
  8. Tarifas más rentables: unido a lo anterior por lógica; más calidad, un mejor servicio y una mejor atención supone poder subir precios.
  9. El dinero trabaja para ti: ayy el ahora. Solo nos preocupa lo que pueda pasar mañana o como mucho lo que venga la próxima semana. ¿Tienes algún sistema de ahorro para que ese dinero te dé más rentabilidad? ¿Has previsto cómo va a ser tu jubilación? De eso también se encarga la gestión de negocio 😉

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Después de poner sobre la mesa todos los beneficios de una buena organización y gestión de negocio, una definición sencilla sería…

Una buena gestión de negocio significa ganar más dinero y producir más calidad, sin tener que trabajar más.

Ojo, no estoy diciendo que no tengas que trabajar, sino que al trabajar mejor por tener claros tus objetivos estratégicos, por tener un sistema de trabajo que te lo pone fácil y por crear procesos que reciclan tus mejores ideas… tu rentabilidad se dispara 💪🏻

Las 6 claves de los negocios con éxito.

Ahora ya sabes todo lo que consigues optimizando la organización y gestión de tu negocio. Pero ahora me dirás, vale Laura y por dónde empiezo, en qué tareas se concreta esto.

Ya te aviso, hay trabajo por delante. Pero si sigues estas pautas, mantendrás a raya el caos y empezarás a disfrutar de dirigir tu negocio.

Prometido 🙂

Son pautas comunes que se repiten en todos los negocios con éxito y se ciñen a 6 áreas clave. Son las que yo denomino los 6 pilares básicos de cualquier empresa, los cimientos de tu negocio:

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1. ¡LAS CUENTAS CLARAS! O CÓMO LLEVAR CORRECTAMENTE LAS FINANZAS DE UN NEGOCIO.

La salud de un negocio se puede regir por muchas métricas, pero si hay una que mide realmente cómo va, son las finanzas.

Sí, esas que te permiten pagar las facturas a final de mes y tener una buena calidad de vida.

Por eso me cabreo tanto cuando veo que la mayoría de emprendedores no tienen ni una mísera hoja de cálculo para controlar sus ingresos y gastos o que no tienen separadas las cuentas del negocio y las personales.

Si emprendiste para ser tu propio jefe, ya va siendo la hora de que ejerzas el cargo ¿no?

Entonces organizar bien tus flujos de dinero y llevar una correcta organización de tus finanzas es lo primerísimo que tienes que hacer.

Bueno, corto la bronca 😁

¿Qué integra el concepto "finanzas" en un proyecto?

  • Los ingresos.
  • Los gastos.
  • Cash flow = Control de cobros y pagos (cuando se hacen efectivos en tu cuenta bancaria los ingresos y los gastos).
  • Previsión de gastos e inversiones.
  • Rentabilidad de cada uno de los servicios y productos.
  • Creación de fondos de emergencia.
  • Tu sueldo como empleado de tu empresa.
  • La planificación financiera anual.

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Para controlar las finanzas de tu negocio tienes que tener en cuenta todo lo que son cuestiones contables, la gestión del dinero a corto, medio y largo plazo; o el control de la rentabilidad.

Por ejemplo, tal y como te expliqué en este post, no tiene sentido que inviertas en publicidad para vender un infoproducto sin revisar antes su viabilidad (como necesitar invertir 200€ en publicidad para generar una venta de 40€).

¿Es importante o no es importante? ;)

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2. CREAR UN SISTEMA DE TRABAJO PARA AUMENTAR LA RENTABILIDAD DE TU NEGOCIO.

Quizás sea el concepto más difícil de entender al ser más abstracto, pero es crucial para que vivas tu negocio con más calma y claridad, para que ahorres un montón de tiempo y para que puedas poner foco en las acciones más valiosas para ti.  

Empecemos por el principio: ¿qué es un sistema de trabajo?

Un sistema de trabajo es un conjunto ordenado y optimizado de pasos y herramientas para realizar una tarea.

Suena complejo, ¿verdad?

Pues eso tan complicado no es otra que cosa que tener una metodología de trabajo. Una forma ordenada y coherente de trabajar que siempre está en proceso de optimización para ser lo más eficiente posible.

Lo primero que debes tener claro es que todo sistema de trabajo se enfoca en conseguir unos objetivos estratégicos en función a lo que ahora represente una Prioridad para ti.

Y un (BUEN) sistema de trabajo te ayuda a planificarte mejor de cara a conseguir esos objetivos porque es una forma consciente de trabajar que te hace más fácil:

  • Poner foco en avanzar en la dirección adecuada de tus objetivos.
  • Tener flexibilidad para poder incorporar al sistema nuevas tareas según vayan surgiendo. Cuidado que eso no significa romper la planificación cada dos por tres 🙅🏼‍♀️
  • Mantener el orden gracias a que tu sistema te da una visión global de todo lo que tienes que hacer, por lo que podrás organizar mejor cuándo hacer cada tarea y ahorrar tiempo.
  • Mejorar tu planificación: sabrás en todo momento lo que tienes que hacer. Eso de pensar por la mañana "¿qué hago hoy?" queda abolido de forma definitiva.

En definitiva, tienes un sistema que te ayuda a ser más eficiente y a no perderte entre las miles de tareas que hay que hacer.

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3. MANUAL DE PROCESOS DE TU EMPRESA, TU HOJA DE RUTA.

Cada vez que le explico a alguien qué es un manual de procesos me mira con cara de horror 😱

"¡Si eso es muchísimo trabajo!".

Sí, es cierto. Pero también lo es que a medio/largo plazo vas a rentabilizar muchísimo el tiempo que invertiste creándolo. Te explico el motivo.

Un manual de procesos (también se le suele llamar biblia de empresa) es un documento donde describes cómo haces cada una de las tareas que realizas para tu negocio.

Yes.

Todas. Pero todas las importantes (detalle básico 👆🏻).

Imagina que eres diseñador web y quieres documentar cómo realizas el servicio de creación de una página entera. Estamos hablando de un proyecto grande que implica otras muchas acciones (tareas). Por eso, lo primero será crear un checklist:

  • Primera reunión con el cliente.
  • Recabar información: formularios, más reuniones, vídeos, etc.
  • Selección de plantilla con el cliente.
  • Instalación de plugin básicos.
  • Etc.

Con ese listado básico, ya pasarás a describir cómo realizas cada uno de los pasos. Pero no acaba ahí la cosa, porque para tu negocio también trabajas, por lo que también tendrás que documentar cómo…

  • Escribes un post para tu blog.
  • Gestionas tu email.
  • Programas tus redes sociales.
  • Etc.

Y ahora que ya entiendes por qué decía antes que era mucho trabajo, te voy a explicar cómo el manual de procesos te va a ayudar a:

  1. Definir lo que haces: porque solo el hecho de reflexionar sobre cómo realizas cada tarea te hará ver mejoras, te surgirán nuevas ideas, detectarás cosas sin sentido que estabas haciendo…
  2. Sistematizar: tener un sistema es tener una forma de hacer algo. Es decir, una relación de pasos a seguir u hoja de ruta. Esto te ayuda a ir más rápido y a evitar errores (por ejemplo, que se te olvide algo).
  3. Ofrecer más calidad: solo gracias a los 2 puntos anteriores tus productos y servicios van a mejorar (y como vimos antes, esto supone también que puedas subir tus tarifas).
  4. Ahorrar tiempo: ¿qué es más rápido: cuando tienes que recordar de memoria como se hacía una tarea o cuando tienes un checklist que te marca punto por punto qué hacer? Pues eso ;)
  5. Tener más control: de nuevo esta palabra mágica. Controlar tus procesos es tener dominadas las entrañas de tu negocio. Ahora sí eres tu propio jefe.
  6. Delegar mejor: imagina que empieza a trabajar alguien contigo y le entregas un tutorial con cómo se hace cada una de sus tareas (y cómo te gusta a ti que se hagan). Una maravilla, ¿verdad? Pues para eso también es útil un manual de procesos.

Cada vez que piensas "cómo era que se hacía esto", no te acuerdas de cómo configuraste no-sé-qué o empiezas a delegar y no tienes tu manual de procesos… estás perdiendo tiempo y se disparan las probabilidades de que falle algo.

Por mucha pereza que te dé, un manual de procesos hace que tu negocio madure y crezca más rápido.

top!

Por eso he puesto tanto mimo al crear Hello Process!

Porque sé que este programa marcará un antes y un después en el crecimiento de tu negocio.

¿Cómo? A través de mi estructura completa de Manual de Procesos, un paso a paso de las operaciones más importantes de tu negocio y análisis de casos reales útiles. Para que, desde ahí, puedas escalarlo o, si lo prefieres, vivirlo con más calma.

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4. AUTOMATIZAR EL NEGOCIO PARA AHORRAR TIEMPO Y MULTIPLICAR INGRESOS.

Si hay algo en lo que a un emprendedor le gusta perder el tiempo es con las herramientas. Que si un plugin para esto, que si un programa para lo otro, que si fulanito me ha dicho que la va muy bien usando tal app…

Y así hasta el infinito.

Las herramientas son indispensables para cualquier negocio digital porque ayudan a ahorrar muchísimo tiempo. Pero ojo, siempre y cuando uses las que mejor se adapta a tus necesidades.

¿Problema?

Es difícil encontrar esas herramientas que nos hagan la vida más sencilla y también suponen una inversión de dinero (porque no las regalan, claro está).

Por eso, antes de lanzarte a probar y probar miles de herramientas, deberías tener claro cuáles son las tareas prioritarias que debes automatizar.

Para hacerlo ten en cuenta 2 factores:

  • ¿La tarea que quieres automatizar es algo que no te gusta hacer pero que obligatoriamente hay que llevar a cabo sí o sí (por ejemplo, las facturas)?
  • ¿Sabes que no va a reducirse la calidad porque automatices esa tarea?

Si tu respuesta es afirmativa, entonces adelante, busca herramientas con las que configurar una automatización y te ayuden a ahorrar tiempo.

En este post te dejo las que para mí son las 5 tareas que podrías automatizar ya en tu negocio.

Cuidado que automatizar engancha ;)

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5. APRENDER A DELEGAR Y CREAR EQUIPO.

No lo vamos a negar, tu negocio es tu bebé, eso que quieres con locura y de lo que sientes tremendo orgullo. Tanto, que algunas veces hasta pierdes el foco.

Tú levantaste tu proyecto y lo has hecho crecer. Sin embargo, ahora te has estancado. No puedes con todo porque al crecer el negocio también han crecido las tareas, los problemas y las responsabilidades.

Te dicen de delegar… pero lo descartas rápido.

  • Nadie lo va a hacer como tú.
  • Nadie va a cuidar con tanto mimo cada detalle como tú.
  • Nadie va a transmitir esa idea con las mismas palabras que tú.

¿Y sabes qué?

Es cierto.

Pero de lo que no te estás dando cuenta es que con esa actitud…

  • Nadie contesta las peticiones de presupuestos que a ti no te da tiempo a hacer.
  • Nadie genera las facturas que a ti no te da tiempo a hacer.
  • Nadie responde los emails de tus suscriptores que a ti no te da tiempo a contestar.
  • Nadie hace un buen seguimiento de tus procesos de venta para cerrar más clientes.
  • Y si todo esto anterior 👆🏻 está cubierto porque lo estás haciendo tú… entonces estás dedicando tu valioso tiempo a tareas rutinarias en lugar de ponerlo en estrategias de desarrollo de negocio. Tu función vital, vamos 🙂

Delegar no significa que tu negocio vaya a perder su personalidad. Solo tienes que aprender a trabajar con otras personas transmitiéndoles la esencia de tu marca.

Ten en cuenta que incorporar colaboradores a tu equipo significa introducir nuevas ideas y formas de hacer las cosas. Tu negocio se hará más fuerte con esa dosis de energía extra.

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6. MEJORAR LA CALIDAD PARA LOGRAR EL EFECTO WOW.

A lo largo de todo el post hemos hablado de:

  • Controlar tus finanzas.
  • Organizarte mejor con un sistema de trabajo.
  • Definir procesos para dominar mejor cada tarea que realizar.
  • Automatizar con herramientas.
  • ...

Todas y cada una de estas acciones pertenecen al área de la gestión de negocio, y todas y cada una de ellas te ayudan a mejorar la calidad que ofreces con tus productos y servicios.

Y esto, como es lógico, es bueno; pero no suficiente.

No se trata solo de mejorar la calidad, sino de controlar la mejora de la calidad.

Como se suele decir: "lo que no se mide, no se puede mejorar". Pues con esto ocurre igual. Necesitas tener controles de tus procesos para revisar que todo funciona correctamente o detectar ineficiencias.

Te doy alguna idea de cómo se puede hacer.

  • Encuestas de satisfacción en servicios o infoproductos (por ejemplo, en cursos online).
  • Checklist de revisión antes de entregar un trabajo.
  • Checklist de revisión antes de publicar un post en tu blog o en redes sociales.
  • Meetings con el equipo para aportar ideas de mejora.

El objetivo es que aprendas a revisar tus propios procesos para que puedas seguir optimizándolos con criterio y gestionar tu negocio con un sistema de mejora continua.

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En Resumen...

¿Ves ahora por qué es tan importante que aprendas cómo organizar y gestionar bien tu negocio? Es la única forma de que funcione lo-mejor-posible.

Así que, darling, si en tus objetivos está:

  • Dejar de trabajar miles de horas, fines de semana incluidos.
  • Saber qué servicios y productos son los que realmente te hacen ganar dinero.
  • Levantarte cada mañana con la tranquilidad de que tu negocio está bien organizado.
  • Tener bien controlado en qué se va hasta el último euro de tu proyecto.

… tienes que aprender a gestionar tu negocio YA.

importante
No tienes que organizar todo tu negocio de golpe. Nuestra filosofía es SIEMPRE dar un paso detrás de otro.

Pero es esencial que no pierdas de vista trabajar estas 6 áreas clave para conseguir que tu negocio funcione de verdad.

Empieza por identificar qué está saboteando el crecimiento de tu negocio con el test + guía gratuita: "Organízate, darling! 25 ideas que poner en práctica en tu negocio para conseguir resultados top".

En dos minutos vas a tener claro por dónde meter mano para conseguir más calidad en tu trabajo, más tiempo libre y más rentabilidad.

Mientras tanto, no te cortes y ¡lánzanos en comentarios cualquier duda que tengas! 👇

Laura Ruiz de Caos Cero
oye!

Soy Laura Ruiz.

Especialista en gestión de negocio digital, Controller Financiero, creadora de la metodología Caos Cero, mamá de gatos y muy freak de los sistemas diseñados para conseguir más beneficios y más calidad con menos tiempo de trabajo.

Espero que este post te haya sido útil para entender la gestión de tu negocio.

Tu siguiente paso es hacer el test "Organízate, darling!" y descargar mi guía con 25 ideas de gestión de negocio para multiplicar los resultados de tu proyecto 😉👇🏻


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