Cómo evitar riesgos con la seguridad de tu negocio online

No hay nada que me parezca más chapucero y arriesgado que trabajar online sin proteger tus datos y accesos a logins privados. ¿No te parece?

Cualquiera de nosotros tiene un montón de contraseñas de los cientos de sitios online en los que estamos registrados. Lo ideal es que cada una de esas contraseñas sea diferente, larga y con combinaciones de caracteres imposibles de adivinar (letras, números, signos, minúsculas y mayúsculas). Pero la realidad es que aún hoy en la era online muchos profesionales usan contraseñas débiles, fáciles de descubrir e incluso la misma contraseña para acceder a distintas plataformas o herramientas.

Piensa que en tu ordenador tienes datos de tu vida entera, tu trabajo, detalles personales, accesos bancarios... y no solo tuyos, sino que es posible que también almacenes información sensible de tu familia y clientes. ¿No crees que merece la pena dedicar unos minutos para proteger el acceso a tus datos?

Si me estás leyendo aquí, en Caos Cero, estoy segura de que quieres profesionalizar la gestión de tu negocio y conseguir delegar o automatizar las tareas rutinarias, así que me parece una obligación que trabajes desde ya con un gestor de contraseñas online. Sin duda es una de las primeras herramientas para gestionar un negocio digital.

“¿Anotas tus #contraseñas en una libretita? Pues quémala, por favor ??? #seguridad #lastpass #herramientasonline

¿Qué ventajas tiene usar una herramienta online para tus contraseñas?

Guardar tus contraseñas en una herramienta online apropiada para ello te permitirá:

• Tener todas tus contraseñas y datos sensibles archivados en un mismo lugar para evitar buscar continuamente dónde apuntaste algo tan importante.
• Utilizar contraseñas extra fuertes para todos los logins que hagas online. Y cuando digo "extra fuertes" también me refiero a contraseñas diferentes que no repitas en más de un lugar.
• Ahorrar tiempo gracias al auto-completado de tus datos de usuario y contraseña cada vez que accedas a cualquier herramienta o plataforma que tengas almacenada en tu gestor de contraseñas.
• Compartir de forma segura el acceso a alguna de las herramientas que utilizas con tus amigos, familiares o colaboradores de tu negocio, sin necesidad de desvelar la contraseña.

Yo uso la herramienta Last Pass como gestor de contraseñas desde hace unos años y confío en ella. Si tú nunca has usado una te explico cómo empezar hoy mismo con unos sencillos pasos.

¿Cómo empezar con Last Pass?

es una herramienta online gratuita que funciona a modo de "caja fuerte" en la que guardas de forma segura todas tus contraseñas, la herramienta se encargará de auto-completarlas cada vez que accedas a un sitio online del que hayas guardado el login.

Al no tener que recordar ni introducir de forma manual las contraseñas te puedes permitir el lujo de usar combinaciones de letras, mayúsculas, minúsculas, números y signos que las convierta en claves extra fuertes, difíciles de adivinar.

¡OJO! Para acceder a tu caja fuerte de Last Pass debes crear una "contraseña maestra" que será la que te dará acceso a la herramienta. Tómate muy en serio el hecho de crear y memorizar esta clave maestra puesto que si la olvidas o pierdes no podrás hacer uso de las contraseñas que Last Pass almacena. Imagínate la pesadilla.

Después de registrarte en Last Pass te recomiendo:

• Instala la extensión para el navegador (está disponible para los más populares: Chrome, Firefox, Safari..). Así tendrás el icono de Last Pass siempre disponible para añadir, modificar o acceder a cualquier login.
• Añade Last Pass a todos los dispositivos que uses (ordenador, portátil, móvil, tablet...) y de esta forma tus contraseñas estarán sincronizadas en todos tus terminales.
• A continuación guarda en Last Pass las contraseñas que ya tienes en uso.

Cómo añadir contraseñas a Last Pass

Es probable que si ahora no estás usando un gestor de contraseñas online tengas una libretita o similar en la que anotas todas tus contraseñas ¿me equivoco? Bueno, espero que después de este tutorial blindes la seguridad de tus accesos y quemes esa libretita.

Éste es el aspecto que tendrán tus fichas de contraseñas una vez las introduzcas en tu gestor:

¿Qué deberías hacer para empezar a guardar tus contraseñas en Last Pass?

Accede una a una a cada plataforma o herramienta de la que eres usuario. Si estás usando claves débiles, como tu fecha de cumpleaños o el nombre de tu perro, aprovecha ahora para cambiarlas.

Last Pass cuenta con un generador de contraseñas seguras que con sólo hacer clic te devuelve una clave diabólica imposible de adivinar. Úsalo para generar una nueva contraseña de los sitios que ya eres usuario.

Una vez que cambies tu contraseña en las settings de uno de tus accesos, añade ese sitio a tu Last Pass rellenando todos los datos en su ficha. Tendrás que completar:

• La url del dashboard o menú principal al que quieres llegar cada vez que pinches en esa contraseña en Last Pass
• Un nombre que te sirva de identificativo claro de ese acceso.
• Tu usuario y contraseña de ese acceso.
• Y, algo que no todo el mundo hace pero que yo te recomiendo mucho, crear diferentes carpetas temáticas dentro de Last Pass e indicar en la ficha del acceso que ahora estás rellenando en qué carpeta lo quieres archivar. Esto te será útil para, por ejemplo, tener una carpeta con los accesos de compras online, otra destinada a formaciones, otra a afiliaciones, otra para redes sociales... Cuando tengas muchísimas contraseñas almacenadas en Last Pass y quieras buscar algo te será mucho más rápido tener carpetas independientes.

!¿Qué deberías hacer para empezar a guardar tus contraseñas en Last Pass?

Cómo compartir contraseñas en Last Pass

En es súper sencillo compartir tus datos de acceso a cualquier plataforma online que tengas almacenada en la herramienta. Sólo es necesario que la persona con la que vas a compartirlo tenga también creada una cuenta en Last Pass.

Puedes hacerlo de dos modos:

• Compartiendo uno de tus accesos con otra persona
• Compartiendo todos los accesos que almacenes en una carpeta de Last Pass. Esta opción solo está disponible si contratas la cuenta Premium, y es muy útil si quieres dar acceso a una gran cantidad de lugares online a las personas de tu equipo de trabajo con el que colaboras de forma habitual.

Para compartir un acceso de forma segura con otra persona solo tienes que acceder a la ficha de ese acceso dentro de tu Last Pass, pinchar en el botón "Compartir" e introducir la dirección de email que la persona con quien quieres compartir está usando en su Last Pass.

Nota: No te preocupes porque la persona que recibe tus datos de acceso no puede ver tu contraseña ni modificar ninguno de tus datos.

Cómo crear formularios en Last Pass

Una opción muy práctica que incluye Last Pass es la de guardar los datos habituales que te solicitan en los formularios para que la herramienta los auto-complete por ti.

Piensa en lo útil que es y en la de tiempo que te ahorrará cuando estás realizando un registro o compras online por ejemplo.

Para guardar formularios con tus datos tienes que:

• En tu menú de Last Pass selecciona "Rellenar Formularios"
• Ahora pincha en "Add form fill"
• Verás un formulario como el de la imagen, en el que completar los datos habituales que tendrías que introducir en registros o compras online.
• Puedes crear un formulario para cada uno de tus perfiles habituales de registro o tarjeta de crédito.
• A partir de ahora podrás auto-completar los formularios usando la información almacenada en Last Pass.

Cómo crear Notas en Last Pass

Hay un extra que también te recomiendo aprovechar dentro de Last Pass, y es la utilidad destinada a crear notas seguras.

Aquí puedes guardar otros datos que no son accesos o contraseñas pero que necesitan igualmente estar en un lugar seguro y accesible sólo por ti.

¿Ideas? Podrías guardar en Notas los datos del wifi de casa, el teléfono de contacto al que llamar en caso de robo de tarjeta de crédito, tu número de la seguridad social, pasaporte o permiso de conducir, tu número de cuenta bancaria o de tarjetas de crédito...

¿Es recomendable contratar la cuenta de pago de Last Pass?

Si aún no tienes equipo de trabajo en tu negocio puedes utilizar la versión de Last Pass gratuita, seguro que con ella te basta y sobra.

Hasta hace muy poco tiempo con la versión gratuita no existía la opción de mantener sincronizadas las contraseñas en varios dispositivos (ordenador, portátil, móvil, tablet...). Pero ahora ya sí puedes instalar Last Pass en todos ellos con la cuenta gratuita y acceder a tus contraseñas.

La ventaja de la versión Premium de Last Pass es poder reunir en una carpeta las contraseñas que quieras traspasar a la persona en la que vayas a delegar los asuntos internos de tu negocio. No será necesario que tenga Last Pass de pago, basta con que lo tengas tú, con la versión free puede recibir una carpeta compartida sin problema.

Como norma general considero interesante pagar el uso premium de una herramienta que me aportará seguridad, que me hará ahorrar tiempo o dinero, o que me ayuda a eliminar incertidumbre en mi día a día. Valora tú si en este caso te es necesario contratar la versión de pago o si te basta con el uso gratuito.

¿Te he convencido para convertir tu vida online en algo mucho más seguro?

Espero que sí y que te hayas puesto manos a la obra. Este tema es para mí básico a la hora de gestionar un negocio, porque si algo falla puede hacer tambalear un imperio. Y si no, piensa en el desastre que podría ocurrir si alguien te roba tus claves de Paypal, de tu banco, de tu web...

Venga, que tienes tarea por delante, ponte al lío y cuéntame qué tal en los comentarios ;)

[Y si crees que este tutorial sobre Last Pass es útil te agradeceré enormemente que lo compartas en redes sociales. Mil gracias!]