Cómo gestionar tus proyectos como emprendedor digital con MeisterTask

Por Laura Ruiz
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Este artículo es un post escrito por mi invitada Lucía Jiménez Vida, experta en Productividad y Hábitos.

Lucía se dedica a dar más vida a sus clientas. A través de sus formaciones, conferencias y contenidos en YouTube, ayuda a otras mujeres a gestionar mejor su energía y su tiempo gracias al poder de los hábitos y la productividad consciente.

Y es un gran honor poder contar con Lucía en Caos Cero. Espero que su artículo te resulte muy útil y que nos dejes tu opinión en comentarios.

Desde que emprendiste tu negocio, ¿cuántos proyectos has tenido que gestionar y no has sabido ni por dónde empezar? Seguro que más de los que estás pensando.  Crear tu propia página web, lanzar un nuevo producto o servicio e, incluso, preparar el calendario editorial de tus contenidos para el blog o las redes sociales.

Todos ellos son proyectos.

Para que entendamos a qué nos referimos, un proyecto está formado por un conjunto de tareas interrelacionadas entre sí y que tienen un mismo objetivo. Por ejemplo, que la web esté terminada en una fecha concreta.

Y déjame decirte algo: no importa si para un proyecto solo estás tú o si cuentas con la ayuda de otros profesionales. Necesitamos de una buena planificación. Así evitaremos el caos y cumpliremos con las fechas que nos hayamos propuesto.

La gestión de proyectos requiere de disciplina, organización y de capacidad para controlar los tiempos.

¿Cuál es el paso a paso para la correcta gestión de un proyecto?

La clave para gestionar correctamente nuestros proyectos se basa en aplicar la ingeniería inversa, es decir, planificar del futuro al presente.

De esta manera, vamos a poder establecer de forma realista las fechas límite en las que debes tener realizadas determinadas tareas.

1] DEFINIR EL OBJETIVO.

Lo primero que tienes que establecer es cuál es el objetivo que quieres lograr, es decir, en qué consiste la gestión de ese proyecto que quieres sacar adelante.

Pregúntate qué es lo que tiene que conseguirse cuando lo demos por finalizado. Puede ser, por ejemplo, que tu oficina en casa sea un espacio que te inspire a crear y concentrarte, terminar tu página web o lanzar, por fin, tu nueva marca.

cuanto más concreto sea tu objetivo, mejor.

De este modo, sabrás cuándo puedes darlo por finalizado. Si no, corremos el riesgo de estar permanentemente trabajando en la distribución o decoración de la oficina, la creación de la web o el diseño de marca. Es mejor hecho que perfecto, recuérdalo.

2] ESTABLECER LA FECHA DE PRESENTACIÓN.

En este caso, marcaremos qué día de nuestro calendario se hará público el proyecto, es decir, cuándo estará disponible para mostrarlo al mundo.

Para que se cumplan los plazos, debemos haber planificado que se termine como mínimo una semana antes. Eso nos dará tiempo para comprobar que todo marcha correctamente.

Por lo tanto, si te planteas lanzar tu nueva web o mostrar tu nueva oficina en redes sociales para el martes 20 de abril, lo aconsejable es que esté finalizado el viernes 9 de abril. Esto te dará margen de sobra para solventar cualquier imprevisto.

3] APLICAR LA INGENIERÍA INVERSA DE PLANIFICACIÓN.

Ahora que ya tenemos la fecha de lanzamiento o presentación pública, haremos una primera planificación a la inversa.

Ahora que ya tenemos la fecha de lanzamiento o presentación pública, haremos una primera planificación a la inversa.

Comienza a planificar desde la fecha de fin que has elegido hasta el presente: de esta forma, vas a poder trazar los plazos que necesitas.

Primero, haz una lista de todas las tareas que se tienen que realizar y, a continuación, el tiempo que requieres para finalizar cada una de ellas.

Por ejemplo, si quieres tener lista tu nueva identidad de marca para el 20 de abril, pregúntate qué tareas tienes que hacer previamente y en qué plazos deben quedar terminadas para presentar tu web a tiempo:

  • Definir un presupuesto (una tarde).
  • Contratar a una persona experta en diseño de marcas (15 días).
  • Contratar a un fotógrafo (15 días).
  • Establecer qué imagen quieres transmitir (una semana).
  • Hacerte las nuevas fotografías para web y redes sociales (un día).
  • Nuevo diseño de marca (3 semanas).
  • Aprobar el diseño (un mes).
  • Adaptarlo a los diferentes canales que tienes: web, redes sociales, etcétera (una semana).

Si decidimos delegar en otras personas, debemos hablar con ellas, incluso antes de firmar el contrato, para conocer sus plazos.

Cuando nos encargamos personalmente de todas las tareas, tendremos que medir cuánto tiempo nos lleva cada una de ellas. Si es la primera vez que las realizas, te recomiendo que le sumes un 50% del tiempo estimado: una hora se convierte en una hora y media, por ejemplo.

Tendemos a pensar que las tareas nos llevarán menos de lo que realmente nos exigen y eso se traduce en una mala planificación. Con este sencillo truco, evitarás que te ocurra.

Mientras planificas, quizás te des cuenta de que la fecha de lanzamiento que has puesto está muy ajustada. Gracias a este trabajo previo, podrás posponerla o disminuir el número de tareas.

4] ELEGIR UN MÉTODO DE ORGANIZACIÓN.

Una vez hemos llegado a este punto, es el momento de seguir un método de gestión de proyectos concreto. El más popular es el método KanBan, un sistema que surgió en Toyota para incrementar su productividad y rentabilidad.

Se trata de una forma de gestionar nuestros proyectos en la que trabajamos por columnas para establecer el estado de cada tarea. De un solo vistazo, podemos conocer qué tareas quedan pendientes, cuáles se están realizando y qué está terminado.

Este método contribuye a un mejor flujo de trabajo que nos permita obtener el máximo rendimiento, tanto si trabajamos con un equipo como si nos encargamos en solitario del proyecto.

Puedes incluir tantas columnas como necesites e, incluso, relacionar unas tareas con otras para establecer prioridades.

5] CIERRE DEL PROYECTO Y ANÁLISIS DE MEJORA.

Antes de dar por finalizada la gestión de proyectos, es importante que analicemos el proceso y los resultados que hemos obtenido. Esto nos permitirá identificar puntos de mejora para futuras ocasiones.

¿Hemos terminado el proyecto en la fecha prevista? ¿Por qué sí o por qué no? ¿Cuáles han sido nuestros aciertos? ¿Y nuestros errores? ¿Qué podemos mejorar para el próximo proyecto que afrontemos?.

Una buena herramienta para la gestión de proyectos, debe incluir un apartado de análisis que te ayude a encontrar la respuesta a estas preguntas.

Cómo aplicar la gestión de proyectos KanBan con MeisterTask

MeisterTask es una herramienta de gestión de proyectos online que usa la metodología KanBan y que destaca, sobre todo, por su diseño intuitivo y sus automatizaciones.

Con ella, podrás planificar todas las tareas de un proyecto, sea del tipo que sea, cuando trabajes en equipo o desees llevar un control de tus propios trabajos.

Solo tendrás que crear un proyecto nuevo y dividirlo en columnas en función de las características propias de cada proyecto. Puedes personalizarlas por nombre, icono y color para diferenciarlas mejor.

¿Qué columnas puedes crear en cada proyecto?

  • Por empezar / Pendiente: puedes registrar todas las tareas y subtareas en la columna de inicio y así tendrás controlado lo que falta del proyecto.
  • Siguiente: determina cuáles son las próximas tareas que vas a realizar, para organizar tu calendario y tus tiempos. Así conocerás tus prioridades.
  • Trabajando ahora: especialmente útil cuando trabajas en equipo, ya que esta columna te permite conocer cuáles son las tareas que tu equipo tiene abiertas ese preciso instante. Además, si cuentas con la opción PRO de MeisterTask, puedes además automatizar que se active el cronómetro al incluir una tarea en esta columna.
  • Para revisar: especialmente interesante cuando contamos con un equipo y debemos supervisar sus acciones. Cuando una persona termina con la tarea que estaba desempeñando, puede enviarla a esta columna para que podamos echarle un vistazo.
  • Terminada: aquí tendremos controlado qué tareas se han finalizado.

QUÉ PUEDES HACER CON MEISTERTASK.

Identificar tareas y subtareas

Puedes dividir en tareas las diferentes partes de un proyecto e identificar subtareas dentro de cada una de ellas gracias a sus Checklist o Elementos de control.

Además, dentro de cada tarea, podrás agregar toda la información extra que necesites: añadir imágenes, incluir archivos adjuntos, enviar comentarios a los miembros del equipo, asignar la tarea correspondiente, poner etiquetas y controlar los tiempos de realización.

Establecer tiempos límite

También puedes indicar la fecha límite en la que una tarea concreta tiene que estar realizada.

Así, podrás saber cómo distribuir tus tiempos y los de tu equipo, priorizando aquello que es más urgente e importante y evitando la temida procrastinación.

Medir el tiempo que te lleva cada tarea

Conocer el tiempo que te lleva cada tarea es esencial para que puedas planificarte cada vez mejor y calcular cuánto te lleva un proyecto concreto.

Con la versión gratuita, puedes activarlo de forma manual, pero en la versión PRO podrás integrar Meistertask con Toggl y automatizar el registro del tiempo total dedicado al proyecto.

Bloquear tareas

Existen tareas que no podrás empezar hasta que tú o alguien de tu equipo termine con otra. Por ejemplo, si estás preparando el lanzamiento de un e-book colaborativo, no podrás maquetarlo en Canva hasta tener los textos finales de todos los participantes.

MeisterTask te permite relacionar estas dos tareas entre sí, de modo que te aparezca un símbolo de prohibido en la tarea de maquetación hasta que no quede finalizada la redacción.

Es una excelente funcionalidad que nos permite identificar fácilmente con qué tareas podemos avanzar sin perder el tiempo, sobre todo en proyectos amplios en los que tenemos mucho por hacer.

Automatizar acciones

Las automatizaciones son fundamentales en los negocios de los emprendedores digitales. Con frecuencia, tenemos tantas cosas en nuestra cabeza, que nos olvidamos de pequeñas acciones que también son necesarias.

En este caso, es otra funcionalidad de la cuenta PRO, pero sin duda merecen la pena. Esta función te permitirá ganar en productividad al crear acciones automáticas dentro de cada columna.

Si en tus proyectos tienes una serie de tareas recurrentes, puedes crear un flujo de trabajo y automatizar aquellas que se repitan. Así, todos los martes volverá a aparecer escribir la newsletter semanal, por ponerte un ejemplo.

También puedes automatizar otras funciones como asignar la tarea a un miembro del equipo en concreto, cambiar el estado de una tarea a completada, añadir o quitar etiquetas, iniciar o detener el registro de tiempo, enviar un mensaje a través de Slack o mandar un correo electrónico.

Crear informes automáticamente

Como veíamos hace un momento, los informes constituyen una parte importante de la gestión de proyectos, ya que nos permiten ir mejorando nuestra productividad mientras nuestro negocio sigue creciendo.

Cuando accedes a los informes de MeisterTask, encontrarás algunos creados automáticamente basándose en los proyectos que tienes abiertos.

Esto te permitirá identificar enseguida qué tareas (de todos tus proyectos) se encuentran pendientes o se han completado recientemente.

No obstante, también puedes filtrar por proyecto, estado de la tarea o fecha de creación, por ponerte algunos ejemplos. Incluso puedes acceder a la propia tarea y hacer las modificaciones pertinentes. Por ejemplo, para asignarla a otra persona del equipo que esté más libre.

Como ves, los informes no solo son útiles al finalizar el proyecto, sino que también nos ayudan a agilizar su gestión y aumentar nuestra productividad sobre la marcha.

Si necesitas una herramienta práctica e intuitiva para planificar tus proyectos, MeisterTask puede ser una buena opción a probar.

Su versión gratuita es muy completa y te permitirá identificar si es lo que necesitas. Cuando decidas incorporar más funciones a tu gestión de proyectos, podrás unirte a su versión PRO por solo 8,25 € al mes, un precio bastante competitivo para la cantidad de funciones que ofrece.

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