[Cómo redactar un email] El arte de responder rápido y bien tus correos

Por Laura Ruiz
como redactar un email

como redactar un email

 

Ahí está otra vez.

Otro email del cliente que te acaba de contratar un servicio haciéndote una nueva pregunta. Y con ésta, ya es el tercera que te envía.

¿Significará esto que se avecina un nuevo cliente pesado?

Podría ser. Nadie está libre de tener que lidiar a veces con clientes que quieren preguntar por cada detalle del trabajo. Sin embargo, en esta ocasión voy a ejercer de abogado del diablo y voy a decirte que es posible que la culpa de esto la tengas tú.

Sí, tú.

"Laura, ¿cómo va a ser esto mi culpa?".

Sencillo, por no haberte explicado bien y no haber proporcionado toda la información al cliente de inicio  ;)

Si tuvieses claro cómo gestionar mejor tu comunicación a través del correo, seguro que el número de emails que recibes de este tipo disminuyen. Por eso en este post te quiero enseñar a escribir emails eficientes de forma rápida. 

Ojo que aquí la magia no está en el copywriting, sino en los procesos y el sistema de trabajo ;)

[bctt tweet="📝 Redacta emails eficaces en menos de 1 minuto. ¿Cómo? Lee este post 👀 #email #gestiondecorreo #productividad " username="caoscero"]

Debate: ¿qué supone para tu negocio una buena gestión del email?

Creo que es una muy buena pregunta que deberías hacerte.

Lo más seguro es que veas la redacción de tus correos como esa tarea fastidiosa que te lleva siempre demasiado tiempo y que te da una pereza terrible. Y ahí empiezan los líos.

Desde luego, responder correos no está dentro del "core" de tu negocio, pero quizás sí deberías darle más importancia de la que le estás dando ahora.

Veamos el porqué.

1. Entrada de nuevos clientes y cómo fidelizarlos

Ponte ahora en la situación de un cliente que te acaba de contratar, pero no el pesado de antes ;)

Habéis tenido ya una reunión y te ha solicitado un presupuesto personalizado. Le respondes que en unos días lo tendrá listo, pero pasan varios y no tiene noticias tuyas. Transcurre una semana y sigue sin saber nada de ti. Al final, te escribe para saber si ha ocurrido algo y para verificar si sigue adelante trabajar juntos.

A lo mejor esta situación a ti te parece algo de lo más normal. Total, ya habéis tenido una reunión, ¿no?

Pues no.

  • Lo normal es que haya solicitado más presupuestos para comparar y también se haya visto con otros profesionales. ¿O tú no lo haces?.
  • Generas intranquilidad al cliente (y si ya empezamos con retrasos...).
  • Aunque tú le puedas gustar más como profesional, si le llega otro presupuesto antes te estás jugando que se vaya con la competencia.

Te he puesto un ejemplo cotidiano de cómo un único email afecta a tu negocio, pero piensa que cada comunicación que estableces puede servir para fidelizar a tu cliente.

Te pongo el caso a la inversa, haciéndolo bien.

  • Después de la reunión le escribes un email muy breve diciéndole que ahora ya tienes claro qué es lo que necesita y que en 2 días (si puedes, lo mejor siempre es ser específico) tendrá el presupuesto.
  • A los 2 días, le envías el presupuesto detallado (que acepta claro está ;)).
  • Aunque para la entrega del trabajo todavía faltan unos días, le escribes otro muy breve recordándole que en tal fecha le enviarás lo que acordasteis y que estás muy contento por cómo estás desarrollando el encargo (así también le dejas tranquilo al saber que todo va bien).
  • Finalmente, le envías el email con la entrega del trabajo y en el que te adelantas a posibles preguntas que le puedan surgir incluyendo un apartado de FAQs.

Se ve la diferencia, ¿no?

Aquí transmites la sensación de tener todo el proceso bajo control, que no trabajas mirando de reojo el reloj y, sobre todo, que realizas un servicio muy profesional y te preocupas de que tu cliente esté contento.

Así, ¿quién no volvería a trabajar contigo? 

TIP: y todo esto que ahora te puede parecer un mundo, se resuelve muy rápido teniendo plantillas de todos esos emails.

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2. Organización del trabajo

Seguro que esta situación te suena.

Abres tu bandeja de entrada y ves ese email que deberías haber respondido la semana pasada. Le vuelves a echar un ojo y te das cuenta de que el cliente te solicitaba una reunión para repasar unos puntos del trabajo que le acabas de entregar.

Esta semana te viene fatal porque estás hasta arriba, pero con lo que has tardado en responder, le ofreces hacer la reunión al día siguiente. 

Pero con esto no solo empieza el caos, sino que es una bola de nieve que se va haciendo cada vez más grande.

Gran parte de la comunicación con tus clientes se realiza por email, por lo que tu ritmo de trabajo se ve influenciado por cómo gestionas tu correo. Y claro, si eres un desastre con la gestión de tus clientes, tu organización interna irá igual.

Necesitas tener un sistema de trabajo con tu correo y establecer una rutina. Se trata de que tú controles tu bandeja de entrada y no al revés.

3. Networking

Escribir guest posts en otros blogs, ser entrevistado por otros profesionales, acudir a eventos...

El networking, o estar en contacto con otras personas de tu sector, es algo indispensable, entre otras cosas, para ganar visibilidad, establecer alianzas de cara a vender tus productos o participar en otros proyectos interesantes. 

¿Y por dónde van a contactarte?

Por el formulario de tu página de contacto. Vamos, por el correo.

De nuevo ocurre lo mismo que cuando te hablaba de los clientes. Si contestas tarde y mal, no solo perderás muchas oportunidades, sino que, poco a poco, la gente dejará de contar contigo.

4. Contacto con tu comunidad

Todos esos emails que recibes de tus suscriptores y lectores también hay que contestarlos, ¿no?

Generar una comunidad es la base de cualquier negocio online y es una tarea que conlleva mucho tiempo y esfuerzo.

Conseguir que la gente te vea como un referente y confíe en las soluciones que propones, no solo implica tener una buena línea editorial, sino tomarte el tiempo necesario para responder bien todos estos correos.

Lo bueno de esto (además de que todo este trabajo dará sus frutos antes o después), es que siempre te suelen hacer las mismas preguntas. Por lo que podrás crear plantillas que te faciliten el responder todos estos correos.

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¿Qué me dices? ¿Gestionar bien tu correo merece la pena o no?

Espero que llegados a este punto ya te hayas dado cuenta de los beneficios que tiene para tu negocio el tener una rutina y un sistema de trabajo para gestionar tus correos.

Con cada email que envías y, sobre todo, cómo lo haces; estás transmitiendo información crucial acerca de tu marca personal: dice de ti cómo eres como profesional.

Esfuérzate por dejar una buena imagen y que tus contactos perciban lo bueno que es trabajar contigo, ¿no te parece? ;)

Cómo redactar tus correos de forma eficaz y rápida

Y ahora ya sí, vamos al lío.

1. Tus objetivos antes de redactar un email

Nunca me cansaré de decir que sin objetivos, tu negocio es igual que un barco a la deriva. No sabe a dónde va, ni la ruta que debe seguir.

Inciso

Si no sabes cómo empezar a definir metas que te focalicen en lo que de verdad es importante para tu negocio, lee este post sobre cómo establecer objetivos estratégicos.

 

Dicho esto, deberías establecer la rutina mental de preguntarte cuál es el objetivo que quieres conseguir con cada correo que envías.

Por ejemplo:

  • Cerrar un presupuesto: ¿has volcado toda la información necesaria para el cliente? ¿Has resuelto posibles dudas que le puedan surgir? ¿Has adjuntado el PDF?
  • Concertar una cita: por favor, no intercambies 30 emails para fijar una fecha y una hora con un cliente. Ten una herramienta como Book like a Boss (la que uso yo) o Bookafy para reuniones de grupo. ¿A que es gratificante automatizar tu negocio? Pues aquí tienes más formas de hacerlo.
  • Contestar a un round-up o post colaborativo: ¿has incluido una foto tuya? ¿Y la bio? ¿Has preguntado la fecha de publicación?

Cuando interiorizas que cada correo tiene una meta te es más sencillo valorar todo lo que necesitas incluir para que la comunicación sea eficaz (y encima respondes más rápido) ;)

[bctt tweet="¿Qué es un #email eficiente? Uno que cumple su objetivo  📩 🎯 💪 #correoelectronico #gestiondecorreo #productividad" username="caoscero"]

2. Hablas con una persona no con un "querido cliente"

Se me eriza la piel cada vez que recibo un email que arranca así.

Da igual que sea un "correo a puerta fría" o cualquier otra circunstancia, nunca olvides que lo va a recibir una persona. ¿A ti te gusta que te traten como a un número? ¿Como a alguien del que solo interesa que compre?

Seguro que no. Pues entonces no trates así a tus propios clientes.

Algo tan sencillo como un "Hola [Nombre]" no cuesta nada y hará que el mensaje se perciba como más cercano. ¿No sabes el nombre de la persona? Tan sencillo como entrar en su "Sobre Mí".

[bctt tweet="¿Tú también detestas recibir un #email que empiece por: Querido cliente?  😱 😩 😱 Entonces, comparte este tweet #gestiondecorreo" username="caoscero"]

3. Haz el favor de presentarte

Nunca des por hecho que te van a recordar. Aunque esa persona te haya visto ayer mismo en un evento, puede no ubicarte. Piensa que tu mensaje está junto a unos cuantos más en su bandeja de entrada. Por eso ten en cuenta que si en menos de un segundo no sabe quién eres, lo más probable es que borre ese mensaje de forma automática.

No necesitas contar tu vida, solo tienes que indicar tu nombre y darle una referencia que refresque su memoria para que pueda identificarte.

¿Que esa persona no te conoce?

Pones tu nombre y tu propuesta de valor.

Hola Fulanito

Soy Laura Ruiz, de Caos Cero, ayudo a emprendedores digitales a aumentar la rentabilidad de su negocio gracias a trabajar sus 6 sistemas internos: procesos, finanzas, herramientas, equipo, calidad y sistemas de trabajo.

Dos líneas, no es necesario más.

4. Piensa algo que sirva de enganche

Sería la transición entre la presentación y el motivo por el que escribes para que no resulte demasiado brusco.

Por ejemplo, si estás escribiendo a otro blogger para plantearle la posibilidad de hacer un guest post en su web, lo ideal es que busques una conexión. En este caso, lo habitual es mencionar un post suyo de esa temática que te haya gustado especialmente (e indicas el motivo), y después le explicas que el tuyo complementaría a éste.

Así no solo consigues que la introducción a pedir el guest post sea más fluida, sino que verá que sí conoces su proyecto y que te preocupa ofrecer algo de calidad a su audiencia.

5. Déjate de rollos y explica lo que quieres

Ten siempre una actitud proactiva en tus correos.

No esperes a que el destinatario de tu email averigüe por ciencia infusa lo que quieres, exponlo de forma sincera. La gente tiene poco tiempo y no quiere complicarse, así que sé claro de inicio. Si la introducción y el enganche los has hecho con sentido, a la persona no le va a molestar que digas cuál es tu objetivo. Al contrario, como te decía antes, lo agradecerá.

No obstante, lo ideal es que extiendas esta actitud proactiva en todos los aspectos.

Por ejemplo, si envías un presupuesto "más gordo", propón de inicio una reunión para explicarle los detalles. Pero no te quedes ahí, especifica directamente en qué fechas y horas te vienen mejor (recuerda usar una herramienta como las que te mencioné antes: Book like a Boss o Bookafy).

[bctt tweet="#TipCaosCero Sé proactivo y claro al responder tus #emails. Menos rollos y más transparencia.  👏👏#gestiondecorreo #correoelectronico #productividad" username="caoscero"]

Un regalo que te va a ahorrar mucho tiempo...

A lo largo de todo el post te he dado distintas ideas para que mejores la comunicación con tus clientes y que los correos que envíes sean más eficaces. Pero, ¿y que tal si hacemos lo mismo más rápido?

Si has estado atento a todo lo que he explicado seguro que sabes a qué me refiero. Sí, efectivamente, a trabajar con plantillas de email ;)

En la gran mayoría de correos que envías no haces otra cosa que repetir, una y otra vez, la misma información. Y esto no tiene sentido, es una pérdida de tiempo y hay más opciones de que se te olvide algo o cometas algún error.

Por eso, hoy te quiero regalar un pack con 3 de las plantillas que yo uso en mi negocio.

>>> Descargar el pack de 3 plantillas para responder mis emails en menos de un minuto.

Son 3 que utilizo con frecuencia, por lo que les vas a poder sacar rendimiento desde el primer momento. Además, con las plantillas también accedes a un training gratuito de gestión de correo. Te va a ser súper útil, ya verás ;)

¿Cómo redactas tus correos?

¿A prisa y corriendo y una semana más tarde? ¿o eres de los que tiene un sistema de trabajo para revisar su bandeja de entrada?

Estés en un bando o en otro, cuéntame en los comentarios cuáles son los principales problemas que tienes a la hora de responder emails o gestionar tu correo de forma eficiente.

¡Te estoy esperando!

4 comentarios

  1. Hola Laura: un post muy interesante recalcando la importancia de escribir buenos emails! Yo no suelo esperar más de 48h para mandar presupuestos por ejemplo, y paso bastante rato intentando redactar correos "buenos". A ver si me ayudan tus plantillas a ganar tiempo! Un abrazo.

    1. Hola Anne!
      Me alegro de verte por aquí :)
      Haces bien en no retrasar demasiado la respuesta a una solicitud de presupuesto, es uno de los puntos críticos cuando un cliente está valorando contratarte o no.
      Las plantillas van genial para responder (bien) sin invertir demasiado tiempo. Yo las uso muchísimo.
      Gracias por comentar, un abrazo!

    1. Me alegra de que te resulte interesante, Francisco, espero que saques utilidad al post :)
      A veces nos complicamos la vida tratando de replicar complicadas estrategias, cuando tenemos en nuestra mano mejorar cientos de pequeñas acciones que ya estamos haciendo a diario.
      Gracias por comentar, un abrazo!

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