Cómo redactar un email: Ejemplos + 10 trucos infalibles.

La atención al cliente por correo electrónico: el tótem de tu negocio.

Lo más seguro es que veas la redacción de tus correos como esa tarea fastidiosa que te lleva siempre demasiado tiempo y que te da una pereza terrible. Y ahí empiezan los líos.

Desde luego, responder y escribir correos no está dentro del core de tu negocio, pero quizás sí deberías darle más importancia de la que le estás dando ahora.

Me explico…

Redactar emails no solo puede llegar a robarte una cantidad indecente de tiempo cada día, sino que de ello dependerá la buena o mala impresión que se lleven de ti tus clientes, potenciales y actuales, y tu comunidad.

Aquí entran en juego muchos detalles: no solo cómo redactas, también cómo captas la atención, si personalizas tu email, si envías respuesta en el menor plazo de tiempo posible, la firma, la estética…

Todos esos detalles pueden representar la diferencia entre un cliente nuevo que te contrata o una persona que sale corriendo. O entre un cliente satisfecho y otro insatisfecho.

La realidad es que, a lo largo del día, probablemente tengas que escribir muuuuuchos emails con objetivos diferentes para destinatarios de lo más variopintos.

Esta es solo una muestra representativa. Dependiendo de cómo sea tu negocio, el abanico de emails puede ampliarse hasta el infinito y más allá.

De cómo estén redactados y de cómo los gestiones dependerá que tu atención al cliente por correo electrónico sea de 10 o brille por su ausencia ?

Para lograr esa calidad hay un tip clave que debes mantener vivo en tu cabeza: es preferible enviar 5 emails muy buenos que 100 mal redactados.

Eso también es OPTIMIZAR la gestión de negocio: conseguir los mejores resultados con el mínimo consumo de recursos.

Cómo redactar un correo profesional de forma rápida y eficaz.

Antes de remangarnos y meternos en faena, tengo que decirte que yo a veces recibo emails para proponerme temas profesionales y me dan ganas de salir pitando.

• En algunos casos no entiendo nada de lo que me proponen, casi desde el “hola”.
• Otras veces me escriben como si fuésemos amigos de toda la vida.
• O como si fueran Góngora, con toda la pompa y protocolo.
• Otras veces me quedo bizca con la mezcla de colores y tipos de letra sin orden ni concierto.

Independientemente del tipo de email que vayas a redactar, hay unas bases comunes a todos ellos que no debes perder de vista si no quieres que tu cliente o futuro cliente salga corriendo.

Así que, ahora sí, vamos al lío.

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1. DEFINE TUS OBJETIVOS ANTES DE REDACTAR UN EMAIL.

Nunca me cansaré de decir que, sin objetivos, tu negocio es igual que un barco a la deriva. No sabe a dónde va, ni la ruta que debe seguir.

Con tus emails pasa exactamente igual.

Establece esta rutina mental: pregúntate SIEMPRE cuál es el objetivo que quieres conseguir con cada correo formal que envías.

Por ejemplo:

• Cerrar un presupuesto: ¿has volcado toda la información necesaria para conseguir ese cliente? ¿Has resuelto posibles dudas que le puedan surgir? ¿Has adjuntado el PDF?
• Concertar una cita: por favor, no intercambies 30 emails para fijar una fecha y una hora con un cliente, usa una herramienta como Book like a Boss (la que utilizamos en Caos Cero) para ahorrar un montón de tiempo y dar una mejor imagen. Y si te quieres poner ya ya ya a automatizar más tareas de tu negocio, aquí tienes otras ideas súper útiles.
• Contestar a un round-up o post colaborativo: ¿has incluido una foto tuya? ¿Y la bio? ¿Has preguntado la fecha de publicación?

Cuando interiorizas que cada tipo de correo tiene una meta es mil veces más sencillo valorar todo lo que necesitas incluir para que la comunicación sea clara y eficaz (y encima respondes más rápido) 😉

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2. ESCRIBE UNA "LÍNEA DE ASUNTO" CLARA Y CONCISA.

Recuerda que aquí no estamos hablando de email marketing. Es importante que las "líneas de asunto" de tus emails sean claras y concisas para que, de un solo vistazo, quienes lo reciban tengan bien claro de qué va tu email y hagan clic sin dudarlo.

Eso te obligará además a evitar mezclar varios temas en un mismo correo: es preferible enviar un email por cada asunto, así te ahorras tiempo, facilitas la respuesta y te será más fácil localizar los emails de un mismo tema.

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3. DIRÍGETE A UNA PERSONA, NO A UN "QUERIDO CLIENTE".

Aquí va otro ejemplo de correo que no empieza bien:

"Estimados señores Caos Cero"...

Se me eriza la piel cada vez que recibo un email que arranca así.

Y me llegan un montón, éste es uno de los últimos:

Bendiciones para Ustedes y para sus familias.

Les ayudo a promocionar masivamente y rápidamente su blog en todo Internet. Utilizo muchas herramientas masivas para darlos a conocer masivamente y rápidamente.

Si están interesados, pueden contactarme.

Saludos cordiales.

Firma.

???

Un clarísimo ejemplo de correo que da al traste con una comunicación por no personalizar el contenido o empezar con un "querido cliente".

Da igual que sea un email "a puerta fría” o cualquier otra circunstancia, nunca olvides que lo va a recibir una persona. ¿A ti te gusta que te traten como a un número? ¿Como a alguien del que solo interesa que compre?

Seguro que no. Pues entonces no trates así a tus propios clientes potenciales.

Escribir un correo encabezado por un sencillo «Hola [Nombre]» no cuesta nada y hará que el mensaje se perciba como más cercano. ¿No sabes el nombre de la persona? Tan fácil como entrar en su “Sobre Mí” y mirarlo.

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4. HAZ EL FAVOR DE PRESENTARTE.

Nunca des por hecho que te van a recordar.

Aunque esa persona te haya visto ayer mismo en un evento, puede no ubicarte. Piensa que tu mensaje está junto a unos cuantos más en su bandeja de entrada.

Por eso ten en cuenta que si en menos de un segundo no sabe quién eres, lo más probable es que borre tu correo de forma automática.

No necesitas contar tu vida, solo tienes que indicar tu nombre y darle una referencia que refresque su memoria para que pueda identificarte. Y te sugiero que lo hagas cuanto antes, en la parte superior del email.

¿Que esa persona no te conoce?

Pones tu nombre y tu propuesta de valor.

Hola Fulanito

Soy Laura Ruiz, de Caos Cero, soy especialista en diseñar sistemas que multiplican la rentabilidad de negocios digitales como el tuyo.

Dos líneas, no es necesario más.

5. BUSCA UN GANCHO ENTRE LA PRESENTACIÓN Y EL MOTIVO DE TU EMAIL.

Entre la presentación y el motivo por el que escribes debe haber algún tipo de “enganche” para que no resulte demasiado brusco el salto a ese motivo.

Aquí va otro ejemplo, si estás escribiendo a otro blogger para plantearle la posibilidad de hacer un guest post en su web, lo ideal es que busques una conexión. En este caso, lo habitual es mencionar un post suyo de esa temática que te haya gustado especialmente (e indicas el motivo), y después le explicas que el tuyo complementaría a éste.

Así no solo consigues que la introducción a pedir el guest post sea más fluida, sino que verá que sí conoces su proyecto y que quieres ofrecer algo de calidad a su audiencia.

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6. DÉJATE DE ROLLOS Y EXPLICA LO QUE QUIERES.

No esperes a que el destinatario de tu email averigüe por ciencia infusa lo que quieres, exponlo de forma sincera.

La gente tiene poco tiempo y no quiere complicarse, así que sé claro desde el inicio. Si la introducción y el enganche, en la parte superior de tu email, los has hecho con sentido, a la persona no le va a molestar que digas cuál es tu objetivo a lo largo del cuerpo del correo. Al contrario, como te decía antes, lo agradecerá.

Se trata de tener siempre una actitud proactiva en todos los aspectos de tu email.

Por ejemplo, si envías un presupuesto «más gordo», propón de inicio una reunión para explicarle los detalles. Pero no te quedes ahí, especifica directamente en qué fechas y horas te vienen mejor (recuerda usar una herramienta como la que te mencioné antes: Book like a Boss).

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7. MANTÉN EL TONO ADECUADO EN TUS EMAILS.

Cuidado con la débil línea que separa la cercanía de la informalidad. Recuerda que no estás escribiendo a un amigo.

Además, la persona que lee tu email no te ve, por lo que puede no entender una broma y que surjan malentendidos. El sentido del humor siempre suele ser un plus pero ten mucho ojo cuando lo uses en este tipo de correos.

Del mismo modo, tampoco estás escribiendo a la familia real (o sí? ?), así que evita todo el exceso de formalismos y protocolo. Marca mucha distancia y sonarás más artificial.

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8. USA UNA DIRECCIÓN DE CORREO PROFESIONAL.

Si de lo que hablamos es de dar una imagen profesional, ya te puedes olvidar de enviar emails desde direcciones gratuitas como Gmail, Hotmail, Yahoo…

Con ese tipo de correos pierdes credibilidad y haces que tu negocio parezca menos “confiable”.

Usa siempre una dirección que incluya tu propia marca (por ej: hola(@)caoscero.com), aunque luego centralices toda la gestión de tus mails en un correo Gmail (en este post te contamos paso a paso cómo hacerlo).

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9. CUIDA LA ESTÉTICA DE TU CORREO.

Por favor, evita escribir con colorines y fuentes tipo "Comic Sans" si no quieres que tu correo parezca un bazar. Da igual que tu marca personal sea muy creativa o diferente, el objetivo de cualquier email es que sea leído (y tomado en serio).

Usa siempre las mismas fuentes y, como máximo, otro color (además del básico) para resaltar algún aspecto.

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10. INCLUYE SIEMPRE UNA FIRMA PROFESIONAL.

Parece obvio pero no todo el mundo la tiene.

Incluir tu propia firma al finalizar cada email, no solo da sensación de profesionalidad, sino que también es la oportunidad ideal para incluir un enlace a tu página de servicios o a un lead magnet.

Crea plantillas para tus correos electrónicos y empieza a ganar tiempo.

Ya lo has visto. El objetivo de los emails que envías es mantener una comunicación efectiva y rápida. Esto es lo que transmite profesionalidad y fideliza a tus clientes.

Pero, si lo piensas, en la gran mayoría de correos que escribes sueles repetir la misma información. Y esto no tiene sentido, es una pérdida de tiempo y hay más posibilidades de que se te olvide algo o cometas algún error.

Imagina tener los textos de tus emails más habituales ya preparados, con la idea de que solo tengas que preocuparte de personalizar el mensaje y no sonar como un robot.

Eso es algo que se resuelve muy rápido creando plantillas para tus correos electrónicos.

Preparar las tuyas propias es tan fácil como bucear entre los correos que más veces repites y redactar una “respuesta tipo” que puedas reutilizar continuamente. Solo tendrás que personalizarla ligeramente.

Otra opción, más rápida, es hacerte directamente con el pack completo de plantillas de email que usamos en Caos Cero.

No solo encontrarás más de 40 tipos de correos para atender las situaciones más importantes de cualquier negocio digital. También te llevarás tips para adaptar las plantillas a tu negocio y automatizarlas a través de Gmail.

Mano de santo para ir al grano, ganar tiempo y dar la imagen de alguien que sabe lo que quiere, cómo pedirlo (u ofrecerlo) y cómo organizarse para conseguirlo sin dar más vueltas que una peonza.

Cuéntame en los comentarios cuáles son tus principales escollos a la hora de redactar emails. Tengo muchos más tips que te ayudarán a resolverlos ?