5 + 1 tareas que deberías automatizar YA en tu negocio online

¿Qué significa automatizar?

PERO, EMPECEMOS DESDE EL PRINCIPIO...

¿Qué es exactamente automatizar un negocio?

Automatizar no es más que emplear la tecnología para realizar todo tipo de tareas en tu lugar. Es decir, usar una app, herramienta o software para que haga algo de forma automática con iguales o mejores resultados que si lo hicieras tú.

El único tiempo que tienes que invertir es el que te lleva instalar y configurar la automatización. Y luego ¡voilà! Ella solita trabaja por ti 7 días a la semana y sin descanso.

Imagina la de estrés que reduces y el tiempo que podrás dedicar a aspectos más importantes de tu empresa o de tu vida. De hecho, si llevas un control horario de tu jornada lo vas a comprobar fácilmente.

Y no solo eso. Al automatizar los procesos de tu negocio te libras de tener que estar pendiente de ellos, consigues evitar errores, las tareas repetitivas se simplifican e incluso mejoras la experiencia de usuario.

Ahora bien, aunque puedes automatizar prácticamente cualquier tarea en una empresa... no siempre es viable ni soluciona todos los problemas.

Hay procesos que es mejor que sigas liderando tú o bien que los delegues en tu equipo pero que no los automatices.

Entonces ¿por dónde empezar?

Prueba primero con los procesos más simples, suelen ser una buena opción para empezar a ahorrar tiempo en tu negocio.

Como por ejemplo...

IDEA 1

Correo electrónico: plantillas para respuestas habituales.

Ponte en situación: recibes un email de un cliente con una pregunta sencilla de responder. Piensas unos minutos lo que debes decirle, escribes cinco líneas, despedida correcta ¡listo!

Si llevas un un buen control horario verás rápidamente cuánto te ha llevado en total... ¿7 o 10 minutos? Bien, parece poco.

Pero si haces esto, como mínimo, cuatro veces al día, son 10 minutos x 4 veces = 40 minutos.

Más de media hora al día (en el mejor de los casos).

Casi tres horas y media a la semana.

Catorce horas al mes.

¡¡¡Catorce horas al mes!!!

¿Crees que te vendrían bien catorce horas extra al mes para alguna otra tarea estratégica de tu proyecto?

Estoy convencida de que sí.

Hay muchas fórmulas para mejorar la gestión de tu correos electrónicos. Lee con calma todos los tips que he reunido en este post del blog, ¡te va a resultar muy útil!

Pero como hoy se trata de implementar automatizaciones rápidas que te permitan ahorrar tiempo, te voy a dar un truco más concreto: usar plantillas de texto con las respuestas a los emails más habituales.

Realmente, aquí estoy haciendo un poco de trampa ? porque no se trata de una “auténtica automatización”, pero te aseguro que, en lugar de perder esos 10 minutos de nada en responder un mail, vas a resolverlo en uno, como máximo.

Hay una forma muy sencilla y rápida de crear tu propio juego de plantillas de respuestas.

tan fácil como:

• Ve a la carpeta “enviados” de tu gestor de correo.
• Selecciona las 4-5 respuestas que más envías cada día.
• Convierte esas respuestas en plantillas que puedas reutilizar.

Ya sé que ahora me vas a decir que no tienes tiempo de crear esas plantillas o que te quedas en blanco y no sabes qué redactar…

Keep calm!

Te lo pongo aún más fácil con el pack de plantillas de email Caos Cero que te harán ahorrar tiempo y energía desde ya ?

IDEA 2

Archiva automáticamente el consentimiento de tus suscriptores.

LA CAPTACIÓN DE SUSCRIPTORES ES UNA ESTRATEGIA CLAVE EN UN NEGOCIO ONLINE ??

Pero desde la entrada en vigor del RGPD todo se complicó, sobre todo, para los pequeños negocios. Ahora, es necesario conservar una prueba de consentimiento de cada suscriptor por si te llegara una reclamación.

[Si te suena a chino lo que te estoy contando, deberías leerte este post, para que sepas cómo cumplir con el nuevo reglamento de protección de datos. ¡Ahí queda el aviso!]

Imagínate archivando, uno a uno, las confirmaciones de cada uno de tus suscriptores. Una auténtica locura.

Yo utilizo Active Campaign como herramienta de email marketing y, después de haber usado otras similares durante años, sin duda es la que te recomiendo utilizar.

En Active Campaign puedes habilitar la opción de recibir una notificación cada vez que un nuevo suscriptor llegue a tu lista.

El correo automático que recibes es perfecto como prueba de consentimiento del suscriptor, puesto que incluye todos los datos necesarios en caso de tenerlos que presentar ante una reclamación (nombre, email, política de privacidad, dirección IP…).

Si quieres activar esta opción en Active Campaign, estos son los pasos a seguir:

Ahora solo falta que automatices el archivo de estas notificaciones en tu gestor de correo (Gmail, Hotmail o similar).

Crea una etiqueta o carpeta que se llame «RGPD» y una regla para que las notificaciones que te envía Active Campaign se guarden ahí sin molestarte en la bandeja de entrada.

Y listo ?? ya tienes un archivo automatizado perfecto.

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IDEA 3

Herramientas para automatizar tu agenda.

Estoy segura de que alguna vez te has visto en esa dichosa situación en la que empiezas a cruzar emails con un cliente o un colaborador, como si fuera un chat:

• Email 1: "Nos vemos hoy a las 11.30"
• Email 2: "Me ha surgido algo, va a ser imposible ¿esta tarde?"
• Email 3: "Esta tarde la tengo completa, lo siento. ¿Mañana por la mañana?"
• EMail 4: "No, mañana tengo que salir de viaje. Va a ser mejor buscar un hueco la próxima semana, luego te confirmo."

??‍♀️

¿No te resulta sumamente frustrante?

Además de haber perdido como mínimo media hora atendiendo este diálogo para besugos y tenerte pendiente de la bandeja de entrada esperando la confirmación, se han generado un montón de correos electrónicos que podrían haberse solucionado con uno solo.

¿Cómo?

Usando una herramienta online para organizar tu agenda y cerrar citas de forma automatizada.

Estas aplicaciones te permiten personalizar un calendario indicando las franjas de tiempo en las que estarás disponible.

La persona a la que envías el link a tu agenda elige el hueco en el horario que mejor le encaje y la herramienta automáticamente cierra esa cita enviándoos un email a cada uno.

Un único email. Fin. La paz absoluta.

Cada vez hay más apps para automatizar agendas. Conozco y he probado unas cuantas pero mi preferida sin duda es Book like a Boss, la que usamos en Caos Cero.

Con ella también puedes crear automáticamente la sala para tu reunión online en Zoom y enviarle el link a tu cita, e incluso cobrar a través de la herramienta en el caso de que estés vendiendo tus sesiones sueltas o a modo paquete.

Todo esto configurándola una única vez y ella se encarga del resto. Cliente a cliente. Cita a cita.

Y… bueno… mira qué bonita y profesional queda tu página de agenda:

Y si no quieres utilizar una de estas herramientas, al menos, cuando envíes un correo para cerrar una reunión, no preguntes de forma abierta “¿cuándo nos vemos?”.

Es mucho más práctico, rápido y te ahorra varios emails si ya directamente propones 3 fechas y horas posibles ?

IDEA 4

Pásate a la facturación digital.

Una de esas tareas repetitivas que sí o sí vas a hacer cada mes es la facturación. ¡O eso espero!

Y esta es una actividad que se come mucho más tiempo del que debería si no lo tienes automatizado. Así que ¿por qué no lo haces ya?

Como profesional, ya sabrás que debes emitir una factura por cada venta realizada.

Me he encontrado con un montón de emprendedores que usan una plantilla de Excel o de Word en la que rellenan los datos de cada cliente, el IVA, retenciones… y luego exportan a PDF para poder enviar la factura. ¡Y lo hacen de forma manual con cada una de sus ventas! ?

Esto, aparte de suponer un riesgo por la cantidad de errores que se pueden cometer en el proceso, es absolutamente improductivo, porque es una actividad de poco valor que te quita mucho tiempo.

Por suerte, para esto también existen varias herramientas de automatización fantásticas. Una de las que más me gusta es Quaderno, un software de gestión online que automatiza los procesos de facturación y gestión de cobros y pagos.

Tal vez ahora mismo pienses que pagar por una herramienta de facturación es un gasto innecesario. Pero te propongo un pequeño reto: calcula cuánto tiempo tardas en hacer tu próxima facturación mensual. Estoy segura de que te lleva, por lo menos, entre 2 y 3 horas ¿me equivoco?

Dime ¿3 horas de tu tiempo valen menos que el coste mensual de una buena aplicación? Vuelvo a estar segura de que tu tiempo tiene un valor superior, así que plantéate que tal vez merezca la pena invertir en una herramienta de automatización que te permita disponer de más tiempo.

IDEA 5

Automatiza tus pagos recurrentes.

Otra de las tareas repetitivas que probablemente haces todos los meses son los pagos recurrentes, es decir, transferencias bancarias con idéntico importe cada mes.

Todos estos pagos puedes automatizarlos y dejar de perder el tiempo haciendo lo mismo cada mes.

Cualquier banco con el que estés trabajando te permite configurar transferencias periódicas que se repiten con la frecuencia que tú configures. Apenas vas a tardar un par de minutos en crear la automatización y después ya te olvidas. El banco lo hará por ti ?

Mira, así de sencillo es hacerlo en ING, uno de los bancos con los que yo trabajo:

BONUS TRACK

Herramienta para automatizar tus redes sociales.

Te guste más o menos, publicar contenido en tus redes sociales es parte de tu negocio. Las redes son un valioso canal de comunicación con tus clientes potenciales y un excelente escaparate para tu trabajo.

Pero es innegable que consumen mucho tiempo, sobre todo si no te gustan.

¿Quieres una herramienta también para automatizar acciones entre tus redes sociales?

Et voilá, aquí tienes IFTTT.

Las siglas de esta herramienta quieren decir «If this, then that». Algo así como “si pasa esto, entonces esto otro”.

Ésta es una explicación muy ambigua, lo sé, déjame continuar.

IFTTT vincula cientos de apps, plataformas digitales (redes sociales, blogs, almacenamiento en la nube…) e incluso artefactos inteligentes que tengas en casa.

Y esa vinculación te permite configurar publicaciones automáticas relacionándolas entre sí, de manera que digas:

Si pasa esto (por ejemplo: que actualices la foto de Facebook), entonces esto (se actualice también la de Twitter).

O por ejemplo:

Si pasa esto (que publiques un post en tu blog de WordPress), entonces esto (se publique automáticamente en otra de tus plataformas).

O también:

Si pasa esto (que publiques una foto en Instagram), entonces esto (se guarde automáticamente en tu Dropbox).

Y así hasta miles de posibilidades. ¡El paraíso de los freaks! ?

Estas tareas que conectan las distintas plataformas se llaman recetas (recipes) y puedes configurarlas tú personalmente o adaptarlas a partir de las recipes que otros usuarios hayan compartido públicamente.

¡Hay un montón y se actualizan constantemente!

IFTTT es una herramienta muy potente para automatizar tareas y te permite gestionar tu presencia digital en varias plataformas sin tener que actualizarlas manualmente.

¿Interesante, verdad?

Pues además tiene un plan gratuito bastante amplio. No sé a qué estás esperando para empezar a utilizarla ?

Y no olvides documentar tus procesos.

En este post he compartido algunas ideas para ahorrar tiempo automatizando tareas recurrentes.

Pero te voy a dar un último tip: además de automatizarlas, toma nota de cómo haces cada una de ellas e incluye estas instrucciones en tu propio Manual de Procesos.

Así, si te olvidas de cómo haces algo, podrás revisar el procedimiento o delegarlo en alguien en un futuro con la certeza de que va a hacerlo igual que tú.

No te compliques demasiado: para empezar, puedes grabar tu pantalla con Loom la próxima vez que hagas una tarea mientras explicas las particularidades de cómo te gusta cada detalle. Lo guay de esta herramienta es que no necesitas instalar nada en tu equipo ??

Guárdate el vídeo y así comenzarás a crear el Manual de Procesos de tu empresa.

Y a propósito de esto...

...como imagino que estás deseando dejar de improvisar y apagar fuegos cada día para centrarte por fin en hacer crecer tu negocio, vas a alucinar mucho en Hello Process!, el programa digital en el que comparto toda mi experiencia creando sistemas y procesos con los que tendrás un paso a paso claro de las operaciones más importantes de tu negocio.

Y desde ahí escalarlo, o si lo prefieres vivirlo con más calma, te resultará infinitamente más sencillo.

Ahora que sabes lo fan que soy de todo lo que nos permita ahorrar tiempo en nuestro negocio ¡no te escondas! Porque si has leído hasta aquí, doy por hecho que eres como yo.

Cuéntame en comentarios si ya has hecho el test + descargado la guía para multiplicar tus habilidades organizativas ?? ¡dime qué puntuación has conseguido! y si tienes alguna duda sobre el tema, lánzame tu pregunta en los comentarios… aún no me he robotizado así que ¡te contestaré yo misma! ?